報告がうまくできないので、困っています。

質問

40代女性です。
本日職場で上司から叱責を受けました。
書類を作成するようにいわれたのですが、書類を作成するのに必要な資料を管理している担当者が昼休憩で30分ほど戻らす、上司にすぐに書類をそろえて持っていくことができませんでした。
上司から、その書類について急ぎとも言われていなかったので、
「指示いただいた先ほどの件は急ぎでしょうか」と上司に質問をしたところ、
「質問の順番が違う！」と怒られました。
上司がいうには、「まず、担当者がいないので、遅れるがいいですか」と聞くべきといわれました。
私としては、相手の状況を確認して、遅くなる理由を説明しようと会話を進めようとおもったのですが、これはおかしいのでしょうか。
最後まで、話を聞いてもらえず途中で起こられることがよくあります。
どうすれはうまく状況を説明できるのでしょうか。

回答No.3

noname#164823 · ベストアンサー

その上司さんの言われる事が、分かるような気がします。

「急ぎか否か」を聞くのは、命じられた時点で確認すべき事で、
まだ実行もしていない段階で、それを聞くのは、
「今更何を言ってるのか」と思われても仕方ないのでは。
「していない事の言い訳」に聞こえます。

「なら、急ぎと言わなければいつでもいいと思っているのか、
或いは急ぎと言ったら今すぐにでも、持って来られるのか」と
イラついたのではないかと思います。

「事実をありのままに」伝える事が先決なのではないでしょうか。
無理難題を言っている訳ではなく、担当者が不在なら、
その通りに「担当者が不在の為、少し遅れますが宜しいでしょうか」
と言えば、怒られなかったのでは。

変に、言い訳がましく取り繕おうとしていませんか？
可能な限りに仕事を実行すべきですが、物理的に
できない事は「○○で、遅れます。or 今○○なので、あと何分で
できます。」などとその通りに報告した方が怒りを買わないと思います。

過去に例えば、1時に会う約束をしていたとして、1時に
「これから伺いますが宜しいでしょうか。」と電話して来た
人がいました。1時に到着していなければならないのに、
遅れた事をチャラにする為に、工作をしたのです。
これと同じ印象を受けました。

その上司さんは、率直な方で言い訳が大嫌いなのだと
思います。

お礼

遅い時間に、ご丁寧な回答ありがとうございました。
まさに、ご指摘いただいたとおりの理由で怒られました。
私は先に自分を取り繕うことに重きを置いているようで、このようなミスをよくおかします。いい年をして恥ずかしい限りです。
あるがままの状況を報告できるように頑張ります。

回答No.5

noname#193571

Ｎｏ２です。補足です。

もし、「書類の作成を指示された時は、出来る限りすぐに作成する」というのが、いつものやり方なのであれば、言葉にはしなくても、「すぐに作成する」が暗黙のお互いの了解事項です。

そういう職場であれば、上司の怒りはもっともです。

「遅くなる(期限が守れない）理由」と、相手の状況は全く関係ありません。仕事は、正確な内容を決められた期限でやる必要があります。相手の状況で遅くなっても問題ないからといって、自分の仕事の期限を自分で勝手に遅くする事はできません。
上司の言うように、相手の状況に関係なく自分の仕事が遅くなる事が問題ですから、その事を報告しなければなりません。

＞どうすれはうまく状況を説明できるのでしょうか。

と言っておられますが、「指示いただいた先ほどの件は急ぎでしょうか」では、何も状況を説明していません。
一番言わなくてはいけない事を一番先に言う、言い換えると結論を先に言うようにしてみると違ってくると思います。

最初の前提が違うのであれば、この回答は意味が無いですので、読み捨てて下さい。

回答No.4

sunsowl

すごく短気な人には、先に結論から伝えたほうがいいと思います。

質問者様の切り出し方だと、会話の流れは以下のようになります。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(質問者様)「指示いただいた先ほどの件は急ぎでしょうか」
(上司)「うん、一刻も早く欲しい」
(質問者様)「そうですか…。実は資料を管理している○○さんが昼休憩で30分ほど離席していますので、戻り次第の作業になります。お渡しできるのは、夕方頃となりますがよろしいでしょうか」
(上司)「うん、別にかまわんよ」
(質問者様)「なるべく早くお渡しできるよう、努力致します。ありがとうございました。」
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

仮に、上司の主張に倣えば、以下のようになります。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
(質問者様)「○○さん、先ほどの件ですが、実は資料を管理している○○さんが昼休憩で30分ほど離席していますので、戻り次第の作業になります。お渡しできるのは、夕方頃となりますがよろしいでしょうか」
(上司)「うん、別にかまわんよ」
(質問者様)「なるべく早くお渡しできるよう、努力致します。ありがとうございました。」
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

要は、質問者様の「指示いただいた…」とそれに対する上司のレス「うん、一刻も…」の一往復がカットされるので、まぁ効率的ということでしょうね。
本当に短気な人だと、「たったこの程度?」ということでも、気に障るものです。

お礼

回答ありがとうございます。
最初の例が私の進めたかった会話進行です。
今の上司になってから、なかなか自分の思う通りの会話ができない状態です。
人によって会話の方法を変えるすべを身につけなければならないのですが、私も意地っ張りでなかなか自分を変えることができませんが。少しずつ努力していきます。

回答No.2

noname#193571

私には、その上司の言う事も問題があるように思えます。

仕事を頼むときには、必ず期限を伝えないといけません。書類を作成するように言った時に、「いつまでに」と伝えていない上司にまず問題があります。もちろん、仕事を受けたあなたも、”指示された時”に「期限」を聞くべきでした。

なので私は、このケースでは、あなたより上司に非があると思います。後からとはいえ、期限を聞いたあなたが責められる事は無いと思います。
「相手の状況を確認して」というより、「仕事の”内容”と”期限”を確認」なんでしょうね。

ただ、そういう問題ではないんでしょう。

そういう事を言う上司だと見極めて、それに対応するのも部下の役割の一つとも言えます。理不尽な気もしますけど。
たぶん、どうやってもこの上司は、なんらかの理由で怒る人のような気がします。
なるべく先回りして、何かが起こる前に先手を打って行くんでしょうね。今回の場合なら、指示されたときに「期限」を確認していれば、防げましたね。

お礼

そうですね。おっしゃるとおり、指示を受けた時点で確認すべきでした。
私はこういう会話？適切な時に適切な質問ができないたちです。
それを取り繕うために、言い訳がましい発言から入るのが常となっているみたいで、上司も堪忍袋の緒が切れた状態になったのだと思います。
そのあたりも含め考えを改めてみます。

回答No.1

a345383836

質問内容から推量するに、担当者がいないことは上司は承知みたいですね。たぶんパワーハラスメントして平気な上司だろうと思います。辞めさせたくて、わざと怒ってられるのだと思います。何処の会社にもそのような上司はおられますし、そのような方が上司になられる会社が非常に多いのも事実です。どの程度の会社でどの地位の上司かにもよりますが、大きい会社なら２年～４年程度で転勤になりますし、移動なくても上司の地位が低くくて、問題が大きくなれば上司を含めての問題となります。地位とか立場が悪くならないのならあまり問題視せず対応したほうがいいです。すでに苦手意識をお持ちなので、無理して、精神的なトラウマにならないようある程度最初からさけれるのなら、ある程度距離を離れてください。

お礼

優しい回答ありがとうございます。
ここで質問させていただいて、ようやく自分の非にも気が付きました。
若干苦手意識発生中ですが、今の仕事が好きなのでもう少し頑張ってみます。