会合（パーティー）の受付方法で効率的な方法を教えてください。

質問

弊社主催の協力団体を集めたパーティーを定期的に行っておりますが、
受付会場にて会費をその場で徴収し、領収証・名札を渡しております。
その作業を毎回５名ほどで行っているのですが、約２００名の参加者が
定刻近くに集中して来られるため、どうしても渋滞してしまいます。

もっと効率よく作業したいと思い、経験ある方からさまざまな意見を
お聞きしたいと思います。よろしくお願い致します。

※会費は２人まで２０，０００円。１人追加毎に＋１０，０００円。
　場所はホテルの宴会場前の廊下部分（結婚式のような感じです。）
　代金を当日払いするため、銀行振込方式は取れません。
　作業は、お金を受け取り、領収証を渡すこと。そして、名札を
　渡すことです。（名札は事前の参加申込みで作成済み）
　イレギュラーケースで、名札だけ持っていき「後で別の者がお金を
　持ってくるから」と言ってくる人が何社かあるので、名札がないイコール
　支払済みとはならない。

よい方法ありましたら、ご教授願います。

回答No.1

Ulu_lun · ベストアンサー

演劇を中心とした制作業務経験者です。

ノートパソコンは持ち込み出来ませんでしょうか。
パソコンがあれば名簿を入力しておいて「検索」で
社名からでも参加者名からでも検索できて、尚かつ
「入金の有無」「追加参加者の有無」もその場で記
入出来ると思うのですが。
この程度の作業でしたらwindows98クラスのものでも
問題なく出来ますから中古の安いノートを購入する
とか、その日だけレンタルでも構わないと思います。

事前にご招待する企業様がわかっているのですから、
名簿を５０音順に整理し、５人で効率よく作業出来
るようわけておくのも手です。（あ－か行ではじま
るお客様はAさん担当のようにわけていく。担当の
立つ壁の後ろに同様の紙を貼る）分けにくい場合は
受付時に整理番号を振って、整理番号で振り分ける。
当日まで参加がわかりにくい企業様が多い場合は
このやりかたは使いにくいですが・・・

以上が事前に入金の有無がある無しに拘わらず受付
業務が全参加者に対して必要な場合の私なりのやり
方です。

お礼

なるほど！普段PCを使っているのに思い浮かびませんでした。

あ～か　やっぱりスペースはある程度余裕を持った方が
よさそうですね。これならうまく行きそうです。

整理券の話はよく理解できなかったのですが、最初に整理券渡し係りがいて、「何番から何番までの方、こちらへ」といった感じでしょうか？
それで、収まってもらえるものなのでしょうか？

回答No.2

Ulu_lun

整理券の事につきまして補足致します。
参加表明を頂いた企業様に対して郵送（メールがある
ならメールでも良いです）で整理券を発送致します。
もし、発行する手間が二度手間となるようでしたら、
以下の手順で行います。

１．ご案内状を発行したときにご案内状の何処かに
　　分かりやすい形で整理番号を打ちます。
２．参加表明の締め切りをした後、不参加とわかった
　　企業様の番号を抜きます（参加企業様の抜き出し
　　でも構いません。簡単なほうで）
３．参加企業様、不参加が判明している企業様、不明
　　な企業様の名簿を作成します。
　　参加企業様の総数を４で（ここがコツ）割り、担
　　当を決めます。
４．５人目の担当は「不明、不参加、その他」となり
　　ます。
５．紙を５枚用意し、各担当の背に分かりやすく貼り
　　ます。５人目の人は比較的暇になりますので、仕
　　事がないときは誘導にあたります。

以上でいかがでしょうか。
おわかりにならない点がありましたらご質問ください。

お礼

なんとなく理解できました。
つまり「○○(株)ですが」「(株)○○ですが」というのではなくて、「１番ですが」「５８番ですが」とするのですね。
３人以上いる場合は、２つの整理番号となり、その受付担当者を同一人物とするだけ注意すれば、今までよりかなり
効率的にできそうですね。
ありがとうございました。

おそらく現時点で他の方の意見がないということは、さらなる意見は期待性が薄いと思われますが、もうしばらく待ってみたいと思います。
ご理解お願いします。　　2003/11/13 8:38

補足

お待たせして済みません。
大変参考になりました。
ありがとうございました。

11月13日　15:18