業務日誌と生活日誌に関して

質問

デイサービスを運営している会社の事務をしています。
デイサービス内に事務所があるわけではなく、本社としてデイサービス事業所とは別のところで請求事務をしています。その関係で、日々のデイを利用された方の情報を報告する『業務日誌』というのを現場で記入してもらい、毎日ファックスしてもらってます。通所時間、利用時間、機能訓練・入浴・昼食・夕食を数字や○で記入しています。
また、それとは別に『生活日誌』があります。これは個人に個別にあるもので、その日のバイタルや体の状態、デイでの様子が記載されています。
されに、『サービス提供票』もあり、それも個別ですが、これには当然昼食をとったかどうかの記載はありません。
月末にデイに行き、締めの作業をするときは、相談員としますが、相談員は、サービス提供票を見ながら、私は業務日誌を見ながら行います。
そこで、質問なのですが、そもそも『業務日誌』は必要なのでしょうか？監査などのときに、デイとして必ずなくてはならない必要書類なのでしょうか？もしいらないのであれば、ペーパーレスにしたいし、デイにもパソコンがあるので、そこで入力してもらって、せめて週１プリントアウトしてもらってチェックするくらいにできたらと思うのですが…。
長々ととりとめがなくすみません。よろしくお願いします。

回答No.1

nabe710

監査＝実地指導、を受けられたことはおありでしょうか？
すべては介護保険法、およびそれの基づく運営基準に沿って、それが適切に行われているかどうかを確認し、不備があれば適正に行われるよう指導する目的ですが、その運営基準を意図度しっかり目tを通された方が良いかと思います。

「○○を行った場合には、記録に残さねばならない」「整備していなければならない」の条項が並んでいます。
それを満たし残すために各帳票があるのであって、一言一句確認もしていませんが、おそらく「業務日誌」「生活日誌」という単語はそれら通知の中にはで来ないのでは？

「記録を残さねばならない」を形にした物がお宅の事業所で言う「業務日誌」「生活日誌」なのでは？

あるいは確か実地指導前の事前提出資料にはこれら「業務日誌」「生活日誌」という単語も出ては来ていた記憶もありますが、それも単なる「業務日誌」「生活日誌」と帳票名がうたわれているのではなく、「○○などを記した業務日誌が整備されている」などと記録物の目的が先にあり、それが記録された物であれば帳票名自体は「業務日誌」「生活日誌」でなくとも「業務記録簿」「サービス記録表」でもよかったはずです。

帳票の形や名称にこだわる前に、何を記録として残さねばならないか、何のための記録か、など目的を理解した上でないと、記録内容やその方法だけを見直し合理化を図ったところで本末転倒となりかねませんよ？

「必ずなくてはならない必要書類なのでしょうか？もしいらないのであれば」の発言からも、手法、方法にばかり囚われ、目的を承知していない、あるいは見失っておられるかと見受けられます。

整え、行わねばならないことの証、料金や費用に関してはその根拠となる証として記録がそれぞれ求められています。
その管理や運用、機密性、不正の防止などの要件を満たしさえしていれば、必ずしも媒体は紙でなくとも良い物もあるかと思います。

お礼

確かにおっしゃるとおり、何も確認せず、質問をしていました。
色々、気づき、ありがとうございました。