「商品無くなっちゃいました」メールの内容

質問

ホームページにて数に限りがある商品の販売をしようかと考えています。
商品自体は二度と入荷することが無いもので、次回に…ということも出来ないものです。

限定数内に入った方へのメールはいろいろなショップのものを見本にして出来上がったのですが、購入できなかった方へのメールがうまく出来ません。
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○○様　ご注文ありがとうございます。
さて、このたびご注文いただきました「商品名:○○ 」は、まことに申し訳ありませんが、…
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ここから先をどう表現していいかがさっぱりです。
要はチケット販売などで発生する「もう終わったよ」という感じの文章なんでしょうけどそういうものを購入したことが無いので見本に出来ません。

失礼にならない良い文章はないでしょうか?
よろしくお願いします。

回答No.2

noname#5973 · ベストアンサー

。。。（まことに申し訳ありませんが，）販売個数を上回るお申し込みをいただきましたので、受付を終了させていただきました．
予想を上回る　お申し込みをいただき，
勝手ではありますが，先着順とさせて頂きました．

００様には，せっかく　お申し込みいただきながら，
御希望に沿うことができなかったこと、
また，事前に　充分な個数を確保できなかったことを　
お詫び申し上げます．

この商品は，今後入荷の予定がございませんが，
これからも，皆様に喜んでいただける商品を　提供できれば，と思っております．
また，なるべく御希望に添えますよう，
受付システムの改善も　徐々にですが
おこなって行きたいと思っております．

今後とも，どうぞ　よろしくお付き合いいただければ
光栄です．

ではいかがでしょうか？おかしなぶぶんがあったら
すみません．使えそうなところだけ参考になれば．．．

お礼

返答ありがとうございます。
ほぼ完璧です。このような文章を待っていました。

また何かありましたらよろしくお願いします。

回答No.1

chie65536

注文自体をメールで行わない方が良いと思いますが…。

例えば、入力フォームを持ったホームページで受け付けして、注文ボタンが押されたら自動的に在庫を減らして注文内容をＣＧＩでメール送信し、在庫が無くなった時点で注文ボタンを押されら「在庫がありません」と表示させメールは送信しない、とか。
こうすれば、在庫があるうちだけ、在庫に足りる注文メールだけが送信されます。

メールで受け付けだと、色々なトラブルが発生します。例えば、
・在庫が無くなってからメールが届いたので注文主に「在庫切れ」と返信メールしたら「それはおかしい。メールした時は在庫がまだまだあった筈だ！」とクレームが付いた。注文メールの送信日を確認したら、確かに在庫が残っている日だった。
・在庫が無くなってから「在庫があるうちにメールしたが、メールがエラーで返って来た。どうにかしてくれ」とクレームが付いた。
とか、色々とトラブルやクレームが発生します。

どうしてもメールででしか受け付け出来ない（入力フォームの設置やＣＧＩが設置出来ない）場合は、ホームページの注意書きに、以下のように記載すれば良いと思います。

－－ここから
ご注文はお一人様○個までとさせて頂きます。
ご注文は、メールの送信順ではなく、メールの受信順で受け付け致します。従いまして、ご注文メール送信時に在庫が有りましても、受信した時点で在庫切れになっている場合が御座います。その際はご容赦下さい。
なお、ご注文の確認メールは、ご注文をお受けしたお客様のみに返信致します。在庫切れ等によりご注文をお受け出来なかったお客様には確認メールは返信致しませんのでご了承下さい。
また、複数個をご注文された際、ご注文数が在庫に満たない場合は、ご注文頂いた数量を販売出来ない事が御座いますので、そちらもご了承下さい。
－－ここまで

こう書いておけば、在庫切れのお断りメールを送る必要がないので、問題解決すると思います。

補足

返答ありがとうございます。

まずは…
>注文自体をメールで行わない方が良いと…
お金と時間が有り余っているのでしたら大規模なショッピングカートシステムの導入や各種オンラインモールへの出店などの方法がありますが、そう簡単にいかないということも覚えて置いてください。中小企業にはそのようなシステム導入をしてもコストだけがかかってしまって利益にならないことがほとんどです。
将来的にそうする必要が出てきたときは利用しますが、今現在は手持ちのツールで細々とやっていく必要があります。それを踏まえて最善の方法を模索しているところです。

さて、

>注文ボタンが押されたら自動的に在庫を減らして注文内容をＣＧＩでメール送信し

このシステムは若干問題ありということで使用していません。
このシステムだと、注文ボタンが押された瞬間に在庫が減りますが、お客さんがその後の情報入力画面などでキャンセルした場合、注文確定している状態のまま変更が効かなくなってしまいます。
再度商品を出品してしまうと限定商品の意味もなくなりますし、クレームの元となるため２度出すことは難しくなります。よってデッドな商品が出てしまいます。

>在庫が無くなってからメールが届いたので注文主に「在庫切れ」と返信メールしたら「それはおかしい。メールした時は在庫がまだまだあった筈だ！」とクレームが付いた。注文メールの送信日を確認したら、確かに在庫が残っている日だった。

これはありえません。ページには「当店にメールが到着した順に決定」の注意書きがあります。そのため質問でも書いた「限定数をオーバーしたので今回はごめんなさい」メールが必要と考えています。
また、普通はお客様が「自分が何番目の注文者か」はわからないと思いますよ。単純な話、１番目に注文したとしてもお店側が100番でしたといわれれば、それを確認するすべが無い以上信じるしかないと思われますが、いかがでしょう?
もし、そこで粘って「自分の前のリストを教えろ」等と言われても「プライバシーの問題があるため公表できません」、で一蹴できます。
何月何日～何月何日まではこの価格、というような広告の仕方だったら上記問題が発生するかもしれませんが、個数限定という今回のケースでは問題ないと思います。

>ホームページの注意書きに、

いくつかの点はすでに実装済みです。
上にも書きましたが「メールの受信順で受け付け」等です。
>複数個をご注文された際、ご注文数が在庫に満たない場合は…
の意味が良くわかりませんが…「ご注文数が在庫をオーバーした場合は」ということでしょうか?
このくだりは必要ないかと思います。
残り在庫1で1人の人が2個注文した時ということですよね。その場合、次の方が1個注文していればその人に販売し、2個注文の方は「すみません」にします。中途半端に「1個だけですが良いですか?」等の問題を抱えるよりは良い方法だと考えます。いやな方法かもしれませんが、これも販売のテクニックだと思います。

また、在庫切れのお断りメールを送る理由は他にもあります。CMです。
「今回はだめでしたが次回はお願いします」「次回スケジュールは○月○日です。お見逃し無く!」などのメールを送ることも必要だと考えています。
そのためにも失礼の無い次回に続けるためのメールが必要なのです。

ただ、文章力が私に無いため、その文章をうまく表現できません。
システムに関しては出来上がっていると思います。何か良い文例などありましたらよろしくお願いいたします。