ビジネス文書のメールの内容でご相談します。

質問

ある海外の仕入先メーカー（韓国、先方は日本語出来ます）からいつも商品を仕入れています。
しかし先日、不良品があり、交換してもらうように頼みました。
取り急ぎ、不良があった分の数だけ新品を送ってもらいました。

しかしインボイスが付いていました。
これまでは不良交換なので商品代金は無料と思っていましたが、インボイスがついているということは有料なのか先方にメールで確かめたいと思います。
また送料の請求書が航空便の会社から届きました。
うちの社長は不良品の交換なのに送料負担なんておかしい、次回の注文の時の支払は送料を引いて払うといいました。

メールの内容文

商品が届き、検品したところ全て問題ありませんでした。
御社のインボイスが入っていましたが今回は不良交換ですから、商品代金は支払う必要はありませんよね？
また送料に関しては、次回の注文の支払時に相殺させて頂きます。

この文章で送ろうと思ったのですが、何だか少し短絡的な文章のように私は感じました・・・。
もう少し丁寧な言い方などをしたほうがいいでしょうか？
いろんな方のアドバイスなど頂ければ助かります。
よろしくお願い致します。

回答No.1

jbeam · ベストアンサー

メール内容としては
↓
---------------------------------------
件名：不良品交換のお支払について
---------------------------------------
以下本文

○○○○○株式会社
☆☆☆☆課
□□□□□□□様

いつもお手数をおかけしております。

商品が届き、検品したところ全て問題ありませんでした。

商品に御社のインボイスxxxx/xx/xx No.99999999
（インボイスの日付・運送状のナンバー）
が添付されていましたが、
今回は不良交換の為、商品代金のお支払は致しかねますので
悪しからずご了承ください。

また送料$9,999(￥99,999)に関しては、次回の注文の支払時に相殺させて頂きます。

尚、ご不審な点がございましたらkirimieまでご連絡ください。

以上よろしくお願いいたします。
==================================
　（会社名）
　（部署名）
　（氏名）
　（メールアドレス）
　（TEL）/（FAX）
==================================
-------------------------------------
↑
位でいいと思いますが、支払が絡みますのでメールで済ませるかどうかは、上司の方とご相談された方が宜しいかと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。参考になりました。

回答No.2

Knight3000

外資系勤務経験者です。

インボイスですから、税関の通関手続き上添付されるべき書類です。
金額なども書き込まれていると思います。
事前に不良品の交換ということで先方と話がついているのであれば、支払いについてはあえて問い合わせる必要はないと思います。

メールは当然英語ですよね？
ならば、相手に問い合わせる場合は、短絡的な文面でOKですよ。
日本語の言い回しだと、持って回った言い方になるので相手にこちらの言い分が伝わりません。
＞商品代金は支払う必要はありませんよね？
では、ダメですよ。
「交換ありがとう。インボイス記載通りの数量です。今回届いたものは全てチェックしました。優秀な製品です。商品代金の請求は発生しないと認識します。」
もしくは、
「交換ありがとう。インボイス記載通りの数量です。今回届いたものは全てチェックしました。優秀な製品です。質問ですが、この商品代金は発生するのか？」が正解です。
★韓国も欧米と同じですから、伺いを立てるような日本式の言い回しはNGです。
意味が相手にきちんと伝わることが重要です。

送料の請求相殺については、こちらからの要求事項なので、きちんと相手に伝えてください。
「航空便会社から、今回の送料の請求がこちらに来た。不良品の交換なので、これはそちらが負担するべき金額です。こちらで立て替え払いしておきます。次回の商品代金の支払いで相殺します。」と明確に言い切る文面でこちらの要求を伝えてください。
もちろん、請求書のPDFを添付することを忘れずに。

末尾に、「これからも互いに良いビジネスを継続させましょう。」
と入れておけば失礼にならないでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。先方は日本語が出来る人なので、日本語でやり取りをします。頂いた文章、とても参考になりました。