私が悪いのでしょうか？

質問

客観的な観点から、以下のできごとのどこに問題があったか教えていただけますでしょうか。長文になりますが、読んでいただけるとうれしいです。

私は、社員の多い某メーカーに勤めています。まだ新卒で入社してから2年目です。主に外部業者との受発注、契約や購買条件等の調整、交渉の仕事をしています。

================================================================================

(1)一昨年より、社内ルール改訂に関するプロジェクトチームが発足。チームが発足したという事実は、私を含め社内通知された。

(2)先日、プロジェクトチームメンバーでない社員から、「○月○日～出荷される全ての製品パッケージに、必ず何らかの文言を載せなければならないことが、プロジェクトチームで決定したらしい」といううわさを聞いた。

(3)○月○日は、すでに目前に迫っている。うわさを聞いた時点で、出荷日に間に合わせるための製造開始期限まで、数日と迫っていた。製品パッケージの発注は私の担当なので、その噂が本当なのか、『なんらかの文言』とは何かを早急に確認する必要があった。

(4)プロジェクトメンバーが誰かは知らされておらず、周囲の人たちも誰も知らなかった。また、普段パッケージデザインを管轄する部署や、製品の企画を行う部署も、「なんらかの文言」について知らなかった。聞けば、確かにパッケージデザインはその部署の管轄だが、「なんらかの文言」を追加するエリア、1cm×5cmほどのスペースのみ、プロジェクトチームが管轄しているため、そのスペースのことであれば責任範疇でないとのこと。

(5)プロジェクトチームが「なんらかの文言」のためのスペースだけは確保していることがわかったため、うわさが本当だったことだけはわかった。方々聞きまわり、ようやくプロジェクトリーダーだけは誰なのか突き止め、メール、電話、直接訪問の3つで確認依頼を連発。しかし、常に社内におらず、携帯電話もつながらない。メールも返って来ないため、回答が得られない。

(5)期限日になっても真相がわからず、委託先の業者数十社に、納期を縮めていただくよう依頼し、しぶしぶ合意を得る。

(6)期限が過ぎてから、プロジェクトメンバーではなく、通常パッケージデザインを管轄している部署から、「このような内容でお願いします」というラフ案だけが来る。しかし、お客様の目に触れるものなので、ラフ案を載せるわけにはいかない。「コピペで業者に渡せる状態の文言をいただけますか」と尋ねても、「それは持っていない」とのことだった。

(7)これ以上業者を待たせるわけにもいかないので、私がラフ案から文言を作成する。そして、ラフ案を送ってきた人とプロジェクトチームリーダーに、チェックを依頼。本日中の返信がない場合はOKと見なし発注する、とメールに明記する。

(8)誰からも返信が来なかったので、その文言で発注。

(9)期日どおりに業者がパッケージを納品してくる。しかし、私が業者に伝えた文言が、正確でなかったことが判明。

(10)私が受け取ったラフ案が、AとBどちらとも取れるニュアンスであったのを、私が作成した文言がA寄りであり、実際記載したかったのはBのニュアンスであった。

以上(1)～(10)のできごとにより、大量のパッケージ廃棄、および業者からのクレームが発生し、「職責がないのに勝手に文言を作成し、間違った文言を業者に伝えた」ということで、私が始末書を書きました。そして、プロジェクトリーダーからもなじられました。上司からも、「経過がどうあれ会社に損害を負わせたのは失敗だった」と、厳しく注意を受けました。

正直納得できず、悔し涙を流すできごとでした。私ももっと要領よくやればよかったと反省する点はありますが（自分の上司を使うとか）、分散された責任と、「自分の責任ではない」と人に対し非協力的な年上の社員たちに、大きな不満を抱きました。皆さんは、上のようなできごとがあった場合、問題はどのポイントにあったと思いますか？もちろん、私に問題があると思われるところはどんどん指摘をいただきたいと思っています。

よろしくお願いします。

回答No.13

debumori · ベストアンサー

私もみなさんと同じく（７）あたりからの対応がまずかったと思います。
自分の職責でない業務をしたこと、上司の指示を仰がなかったこと、
確実に確認が取れない方法で内容確認をし、ＧＯを出したことですね。

もし私が質問者様の立場だったらどうしたかを書きます。
私なら（５）の段階から
プロジェクトリーダー、パッケージ部門の責任者、直属の上司
その他この業務にかかわる責任者に
「●月●日の●時までにプロジェクトリーダーより文言を頂かないと
○月○日の出荷には間に合いません。
委託業者に確認を取ったところ、１日遅れるごとに納期が１日伸び、
別途◎◎円費用がかかるとのことです。」
という事実のみ伝え続けますね。

別に責任逃れをするつもりはないのですが、
自分の職務が業者との橋渡しであるのなら、その職責を全うしますね。
間に合わせるためにはどのようなスケジュールで事を運べばいいのか？
間に合わなかった場合はどのようなスケジュールになるのか？
その確認をとり、事実のみ責任者に逐一伝えます。
この方法を取っていたのなら、今回もし間に合わなかったとしても
全責任はプロジェクトリーダーになっていたでしょう。
デザイン部門はちゃんと期日までにデザインをした。
発注係のあなたはちゃんと発注から納期の期日までちゃんと何度も伝えたし
文言の閉めきり日までにもらえなければ、どうなるかも事前に説明している。
職務を全うしなかったのはプロジェクトリーダーだけです。

職責を果たさない人間がいると、業務は滞ります。
しかし滞る「だけ」で済みます。
職責でない事に首をつっこむ人間がいると、周りが混乱します。

責任逃れをするわけではないですが、
ちゃんと自分の職責を理解しないと余計に周りが混乱します。
「放っておけない」などの感情も仕事には不必要な時もあります。
放っておいた方が混乱をさけることもできるのです。

お礼

お礼が大変遅くなりました。丁寧なアドバイスありがとうございます。

＞私なら（５）の段階から
＞プロジェクトリーダー、パッケージ部門の責任者、直属の上司
＞その他この業務にかかわる責任者に
＞「●月●日の●時までにプロジェクトリーダーより文言を頂かないと
＞○月○日の出荷には間に合いません。
＞委託業者に確認を取ったところ、１日遅れるごとに納期が１日伸び、
＞別途◎◎円費用がかかるとのことです。」
＞という事実のみ伝え続けますね。

＞放っておいた方が混乱をさけることもできるのです。

おっしゃるとおりです。客観的にコメントいただいたおかげさまで問題点が明確になり、非常にありがたいです。本件以降、私で責任の取れないことは判断しないよう心がけています。

回答No.3

nabituma

プロジェクト側も悪いですがあなたの判断も悪いですね。

こういう場合は、あなたの上司に相談して判断を仰ぐべきものです。
そうしておけば、基本的にはあなたの責任ではありません。

確認が十分取れぬまま突っ走ったのは自分で責任をもつということになってしまいます。
それの発注の金額責任はあなたが持てる金額なのでしょうか。

まあ、プロジェクト側の対応が悪いことはそうなので当然文句を言うことはいいですが、
あなたの組織としてクレームをつけるべきです。

上司はなんていっていますか？

お礼

早速ありがとうございます。
ホウレンソウの大切さは、今回身にしみました。金額はかなり大きかったです。メールや電話など、伝達の方法についても考えさせられました。メールは形に残るので最もいい手段だと妄信していましたが、相手がいつ読むかわからないところがありますね。

＞あなたの組織としてクレームをつけるべきです。

はい、私の上司とその上の上司は、今回、直前まで内容が関連部署に開示されなかったことに対し非常に遺憾に感じており、部門として、プロジェクトチームにクレームを出しました。（被害をこうむったのは私の部署だけではありませんでした）しかし、それに対しても、なんの回答も返ってきていません。

回答No.2

sayapama

完全に上司への「ホウ・レン・ソウ」（報告・連絡・相談）が欠落しています。

２年目の社員として出来るがぎりの事をしようとする姿勢は買いますが、完全に一人走りしてしまいましたね。

何でもかんでも上司に頼る事は駄目ですが、何でもかんでも上司の耳に入れておく事は大切な部下の義務です。

お礼

早速ありがとうございます。

はい、確かに、上司へのホウレンソウは行えていませんでした。今回はその点について、痛切に反省しています。上司が、プロジェクトリーダーに対しても叱責してくれたのは救いでした。なんでも、文言を変更すること自体は一昨年から決まっており、信じられないことですが、それを製造するためにどのくらいの時間がかかるか、というところに発想がおよばなかったとのことです。

上司へのホウレンソウは、自分で思うよりも頻繁に行ってよいのだなと確認するきっかけになりました。
ありがとうございました。

回答No.1

O次郎（@stokesia）

あなたとプロジェクトリーダー双方が罰されるのが相当と考えます。

補足

早速ありがとうございます。
差し支えなければ、どこに問題があったと思われるか教えていただけないでしょうか？