会議の召集手続き（時間変更）について

質問

会議の召集手続き（時間変更）について

一般的な会議の運営の仕方（召集手続き）について質問があります。

少人数で定期的に会議をおこなっています。今回、次のような事態が起こりました。

１．Ａさんが会議の場所と時間の提案をおこないました。この時点で、日にちだけは確定していました。
２．議題をまとめる役割のＢさんが前々日に議題を添付ファイルにし、皆にメールしました。
３．その添付ファイル内に、Ａさんの提案とは違う会議開始時間が指定されていました。メール本文中には、会議開始時間の変更案についてはまったく触れられていませんでした。
４．Ｃさんは、添付ファイル内の開始時間の変更に気付かず、会議そのものが流れてしまいました。

厳密な会議というわけではないのですが、会議の招集（時刻・場所）と議題とは別にするのが普通ではないでしょうか？Ｂさんは、添付ファイルの内容をきちんと確認すべきだったと言っているわけですが、どうも釈然としません。議題をまとめるのと、会議召集手続きは別のプロセスだと思うのですが常識的にはどうなんでしょう。

Ｂさんは、自分の会社ではいつもこうであり、開始時間も含め議題をチェックし異存があるならメールすべきだったと言っています。
私の所属している組織（社団法人二つ）では、まず会議召集のためのやりとりがあり、出席の可否・定足数を確認してから議題を送付しています。

通常の会社では、Ｂさんのような形で会議を招集するものなのでしょうか？

私としては、召集手続きに問題があるような気がして、召集手続きを明確化する必要性を感じるのですが、もし通常の会議がそのようにおこなわれているのであれば、それに従うしかないのかな、とも思います。

可能であれば、一般の会議の開催手続き（指針）等がわかるリンクを教えていただけたらなと思います。

回答No.1

ojisan-man · ベストアンサー

『会議』というものをどう考えるか、会議の「性格」にもよりますね。

一般的に民間企業では、効率性や迅速性を重視するので、Ｂさん型の会議が多いのかもしれませんが、これはどちらかといえば「ミーティング」的な乗りです。
取締役会や幹部社員の会議などは、やはり開催日時や出席者の事前確認は重視されますので、「きっちりと」開催準備されています。

要は、その「会議」あるいは「ミーティング」の主催者（＝事務局）が誰なのかはっきりさせておくことです。
何のために集まるか、その会議で何をどこまで決定するのかがはっきりしないと、単なる井戸端会議で終わってしまうこともあります。
そのためにも、会議の責任者がしっかり議論をコントロールしていく必要があります。

お礼

ありがとうございました。
参考になりました。