ビジネス文書について教えて下さい。

質問

ビジネス文書について教えて下さい。

発信者が、
「○○株式会社」として届くものと、
「○○株式会社　代表取締役　△△△△」として届くものがありますが、
これって、ケースによって何か使い分けの必要があったりするんでしょうか？
また、相手方についても、
「□□株式会社　御中」や「□□株式会社　代表取締役　××××　様」とする両ケースがありますが、
これについてもルールがあったりするのでしょうか？

一応、自分なりの勝手なルールで、
宛先が「□□株式会社　御中」の場合は「○○株式会社」、
「□□株式会社　代表取締役　××××　様」の場合は、「○○株式会社　代表取締役　△△△△」
として発送していますが、これってどんなもんなんでしょう？
（特にこだわる必要はない？）

ちなみに、宛名を「個人名」や「各位」とした場合
「○○株式会社」が発信者となるのはおかしいのでしょうか？
（「○○株式会社　代表取締役　△△△△」であるべき？）

以上、大変細かい質問ですが、よろしくお願いいたします。

回答No.1

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu） · ベストアンサー

「代表取締役」とつけて出す場合はやはり代表ご本人の承諾が必要ですよ。
気軽に使うべきではありません。

季節の挨拶や贈り物、移転の案内、役員の改選のお知らせなどの場合は
代表取締役名でやり取りすることが大半ですね。

また、代表取締役同士が面識があり、親しい場合も代表取締役名で出していいでしょう。

文書を見た人が代表取締役本人に問い合わせの電話をしてきてしまう場合もありますからね。
担当者ベースで済む話でしたら「○○株式会社」名で出すべきですし
「○○株式会社　総務部　井上　様」といった形で担当者名で出す方が
スピーディーに連絡が取れます。

「○○株式会社　御中」だと、文書を開封してから
「これは誰の担当業務？？」と事務の人が聞いてまわることになります。
部署が違ったりすると１，２日時間をロスすることにもつながります。
大きな会社ですと一日に何十通も「○○株式会社　御中」で送られてきますからね。

お礼

丁寧に詳しく教えていただき、ありがとうございます。
参考にさせていただきます。
お礼が遅くなり申し訳ありませんでした。

回答No.2

noname#113139

会社宛の文書については、文書係りが開封して、その内容から、担当部署へ廻送されます。
個人名がある文書は、たとえ（親展）となっていなくても、個人宛に廻送します。

と言う事で、届けられた文書には不文律にしたがって処理が行われます。

発信者名についてのルールは特にありません。重要なのは何処に届けられるかです。

お礼

ありがとうございます。
参考にさせていただきます！
お礼が遅くなって申し訳ありませんでした。