（続）ものの言い方・・・

質問

8/4に「ものの言い方・・・」というタイトルでご質問させていただきました。
http://okwave.jp/qa5181593.html
その際ご回答頂いた方有難うございました。

情報が回ってこないという相談をさせていただいたのですが、
本日のミーティングで
「指示待ちじゃなくて自分から聞きに来い。」
「情報がありませんでしたじゃだめだ。」
と言われました。

それはそうだと思いますが、基本的な情報などは
流していただかないと自ら聞きに行く事など出来ない気がします。
（例えば、新しいプロジェクトを進めようとする際に、
プロジェクトを立てていること自体の情報を流さなければ、
聞きに行く事すら出来ないと思います・・・）

前回質問させて頂いたように、こちらが聞きに行っても
曖昧だったり答えられなかったりということが当たり前なのです。

こういう環境にいてとても違和感を感じるのですが、
他の会社ではこれも当たり前の範囲なのでしょうか？

もし、同じような環境にいらっしゃる方おられましたら、
どのような対策をとられていますか？
是非ご享受ください。

回答No.7

noname#189408

そうなんですね。失礼しました。
ちょっと状況を読み取り間違えていたようです。
新入社員にするようなアドバイスをしてしまいましたね。
ご容赦下さい。
そこまでしても叱られたのなら
あなたは上司からの期待値が高いのかもしれないですね。

お礼

hatoyapopoさん、再々回答ありがとうございました＾＾

＞ちょっと状況を読み取り間違えていたようです。

いえいえ・・・質問文を読めば、hatoyapopoさんや皆さんが
指摘される内容は正しいと思います。
改めて業務のあり方を見直させていただきました。
ありがとうござました。

＞あなたは上司からの期待値が高いのかもしれないですね。
それだと嬉しいお叱りですね＾＾
結構いろいろな問題の多い会社なので、その辺も
見極めていく必要がありそうです。

補足

補足させて頂きます。

叱られるのは、個人的にではなく部署内全員に対してです。
折角皆さんにご意見等頂いたのに、その点書き添えておらず
申し訳ありませんでした。。。

回答No.6

noname#189408

すみません、さきほどの、回答になってませんでしたー。

情報の入手方法ですが、その欲しい情報が、
具体的にどこに集まっているのかわかるなら、
それを能動的にもらいに行くのが基本で、
もともと事務処理がマメじゃないと思われる上司に
その情報をまとめて持ってきてください、的なスタンスだと
対応してもらいにくいと思います（面倒くさいですから）
たとえば、会議で決まったことの詳細が必要なら、

×決まったことは教えてくださいと言う
↓
○必要な理由を説明し、
差し支えない範囲で議事録を見せて欲しいと頼む

どこに出かけるか知っておく必要があるのに
すぐいなくなっちゃう上司には

×「予定を書き込んでおいてください」
↓
○しょっちゅう
「今日はどこかに外出されますか？」と確認する

などのように、
相手の労力をなるべく求めない方法を模索するのが
良いのではないかと思います。
あとは、同僚や他の上司で、
うまくやっている仕事の出来る人がいたら、
こんな場合どうしてますか？と
教えてもらうのもいいかと思います。

お礼

hatoyapopoさん、再回答ありがとうございます。

質問文の書き方が全然足りてなかったなと反省しているところです。

＞情報の入手方法ですが、その欲しい情報が、
具体的にどこに集まっているのかわかるなら、
それを能動的にもらいに行くのが基本で、

もちろん、業務は能動的にするのが原則・・・
というより当たり前ですね。
今回は重役～課長クラスに情報が集まってるのですが、
中には情報のない課長もおられます。

その方は全社業務の中心におられる方なので、
普段からいろいろ情報を頂いたり、お話をさせて頂いています。
今回はその方すらよく知らなかったようで、
逆に「どうなってるの？」と尋ねられた程です。

一言で言うと今回の件は"全社的に情報が回っていない"という状況です。
情報を取りにいけないのが"非常に問題のある人間"だとすれば、
我が社は"ダメ人間の集まり"ですね(笑)

回答No.5

noname#189408

こんにちは。

忘れっぽい人や気が代わりやすい人が上司だと、
自分の業務能力が試されますね（笑）

ちょっと思ったのは、質問者さんは、上司から見て
あまりにも上司のミスを厳格に指摘するような
「私はちゃんとしています！あなたが間違っています」
というメッセージを無意識に発していて、
その結果、相手をむっとさせているのではないか、ということです。

相手が言ったことを実際に忘れたり、言い間違えたり、
言ったつもりで言ってなかったり、
きっと色々あると思いますが、
常に、「こちらの思い違いかもしれないですね」と
相手に逃げ道を残してあげるほうが、穏便にゆきやすいですよ。

あと、自己防衛としては、「証拠」を残しましょう。
口頭で確認したことは、必ずもう一度メールで書いて、
相手に送っておくのです。
「さきほどご指示いただいた件、このように処理します。
念のためご確認いただけますでしょうか。」
相手も忘れないですみますし、もし意思疎通に思い違いがあれば
ここで確認できます。
この方法は、あらゆる場面で役立つテクニックですので、
お試しください。

お礼

hatoyapopoさん、ご回答ありがとうございます。

＞忘れっぽい人や気が代わりやすい人が上司だと、
自分の業務能力が試されますね（笑）

忘れっぽく気が変わりやすいというのは、当てはまるかもしれません＾＾；
そして情緒豊かな方が多いので、それを察知して即対応するのも
業務の一つになっています。

＞「私はちゃんとしています！あなたが間違っています」
というメッセージを無意識に発していて、

そのような意識はなかったのですが、もしかしたらそういう風に見えているのかもしれません。
そのように言われたのは初めてでしたので、ご指摘頂いてはっとしました。

＞、「こちらの思い違いかもしれないですね」
＞「さきほどご指示いただいた件、このように処理します。
念のためご確認いただけますでしょうか。」

業務上、明らかに困る間違い（誤記など）は、
「お忙しいところすみません、お手数なのですが・・・」と
出来るだけ丁重にお願いをするようにしています。
ただでさえ書類を書き換えるのは面倒なはずですし
さらにミスを指摘されるのは誰でも快くないですから。。。

また、中には意思疎通の難しい場合もありますので、
必ず証拠を残すように連絡事項はメールにて確認するようにしています。
その場で復唱確認、メールで確認、進捗報告・・・等々、
細かくコミュニケーションを図るように試みています。

沢山のアドバイスありがとうございます＾＾

回答No.4

noname#155097

＞他の会社ではこれも当たり前の範囲なのでしょうか？

少なくとも一般事務員に対して
そこまで求めることはまずありえません。

お礼

narara2008さん、ご回答ありがとうございます。

前回narara2008さんにご回答頂いた様に考えていたのですが、
今回のような事があり、やはり事務員としても何とかして情報を
聞き出すようにしなければならないのかと思った次第です。

他部署への情報伝達も少なく、結局支払が遅れる等
日常茶飯事なので、何とかして情報をまわしたいと思っています。

回答No.3

iwashi01

こんにちは。

>それはそうだと思いますが、基本的な情報などは
流していただかないと自ら聞きに行く事など出来ない気がします。

情報がアナウンスされるまえに察知できるよう、努力している人も多いと思いますよ。
職場の人との業務外でのコミュニケーションを増やすとか。
面倒でも、ランチを一緒にしたりすると、自分の知らなかった話がいろいろ聞けます。
情報を流してくれそうな人を選んで、普段から話の輪に加わるようにしておくとか。
あとは、そのへんに置かれている書類とか、電話で話されていることなど、目に入ったり耳に入ることをボーっとして聞き流さないようにすれば、気が付くこともあるのではないでしょうか。

でも、聞いてもあいまいにしか答えないっていうのは困りますね。。
聞く相手を変えたほうがいいかもしれませんね。
他の方が書いてるように同僚に聞くとか、関連ありそうな他の上司にもお伺いをたててみるとか。。

前の質問で、どのように責任を押し付けられたのかを具体的に説明なさっていないので、いまいち具体的なアドバイスにならないんですが、考え付くのはこんなところで。

お礼

iwashi01さん、ご回答ありがとうございます。

＞情報がアナウンスされるまえに察知できるよう、努力している人も多いと思いますよ。

とても大事なことですよね。
参考にさせて頂きます。ありがとうございます。
もちろん、取引先、本社、他部署等との連絡は多く取っているほうで、
"なぜそんなに情報を知っているの？"と驚かれるほどです。
書類も何気に見る事はありますし、TELの内容も耳をそばだてて、
即対応することは多いのです。

＞聞く相手を変えたほうがいいかもしれませんね。
そう考え、情報のネットワークを広げました。
上司を飛び越えて他の方へお伺いするのは順番として
間違っているのではないかと思ったのですが、
それ以上に情報を得てスムーズに業務を遂行するのは
本当に重要な事だと思います。
（仕事をしに来てる訳ですから当然ですね。）

＞どのように責任を押し付けられたのかを具体的に説明なさっていないので、

出張手配をした際に宿泊ホテルの変更が必要のようでしたので、
変更要不要、希望ホテル等をお伺いしたところ、
「いや、（しなくて）いいよ。ありがとう。」と断られました。
ですが当日になって
「俺は確かに手配を依頼した！」ということで、
宿泊できなかった責任を負わされた事があります。
それを面談で別の上司から
「間違えやがって！迷惑なんだよ！！」と怒鳴られてしまいました。
ムリにでもどこかに手配しておくべきだったのか・・・と考えあぐねました。

他にご回答頂いた"人間関係"や"上司や部下はお客様"という考え方は
とても大事ですね。

回答No.2

noname#98710

前回のご質問は拝見していないのですが…、

>前回質問させて頂いたように、こちらが聞きに行っても
>曖昧だったり答えられなかったりということが当たり前なのです

そうですね…
何度でも聞きに行く、という手はどうでしょう？
定期的に…例えば、毎朝 & 退社時とか。

曖昧だったりする場合は、「では、いつ頃ハッキリしたご指示が頂けますか？」と聞いてみたりしても良いと思います。

何でもない時でも、「何かありますか？」程度の情報収集はしておいて損はないかもしれませんね。

あとは、横の連絡を密にするとか。
同僚に「何か上から指示が来てますか？」と聞いてみるというのも良いと思います。

お礼

pop-n-rockさん、早速のご回答ありがとうございます。

取引先や本社（こちらは営業所です）とも密に連絡を取り、
そこから情報収集することは多いのですよ。
もちろん、逆にこちらから情報を流す事も多々あります。
（もちろん流せる範囲で、です。）
部署内でも毎週定期ミーティングがあり、
そこで情報の交換しています。

今回の状況をお聞きしたところ、重役～課長クラスで緊急に決まった事で、
また、予算も立っていないということで
意図的にほとんど情報を流していないとのことでした。
ですから、情報を知らない部員もおりまして、
「明日からの○○の予定はどうなってるの？」と聞くと
「いや、何も分からない」という回答が返ってきたほどです。

中には、上司のデスクを漁って情報を得る社員もいます。
お伺いしても何もお話にならないからです。
（かといって自らに関係ない業務ではありません。）

こういう場合はやはり人間関係が大事なのでしょうね。
宴会では、脱いだり猥褻な出し物もかなり多く、
そういう場で人間関係を構築することが大事なようですね。

回答No.1

joqr

＞「指示待ちじゃなくて自分から聞きに来い。」
＞「情報がありませんでしたじゃだめだ。」

まったく持ってその通りです

＞基本的な情報などは流していただかないと自ら聞きに行く事など出来ない気がします。

それはあなたが仕事に無関心だからです
言い訳に費やす時間があるのなら、その時間を情報収集に使いましょう
人間関係ができていないんだと思います

あなたの無関心さをみんなが良く知っていて、だからみんなあなたに無関心なんですよ
流れてこないんじゃなくて、村八分で流してくれないと考えるべきでは？
社内でも、上司や部下はお客様だと思って接してください
そう考えれば、相手から有益な情報を引き出そうとしたら、どうすればいいのか？　もっと真剣に考えると思います

それが理解できないのなら、次は会社から村八分です

問題に対して、相手に責任を押し付けて改善を求めるだけ…
それって、社会人として非常に問題だと思います
申し訳ありませんが、一番使えないパターンですよ

提案も、譲歩も無いとしたら、もう駄目だと思います

なんか他人事みたいに聞こえるのは私だけでしょうか？

お礼

joqrさん、早速のご回答ありがとうございます。

詳しい内容を記載していませんでしたので、
「問題に対して、相手に責任を押し付けて改善を求めるだけ…」
「提案も、譲歩も無いとしたら、もう駄目だと思います」
というアドバイスを頂いたのかと思います。

参考にさせて頂きます。ありがとうございました。