会費の銀行引き落とし手続きについて

質問

教えてください。
ある会社に勤めています。年会費を会員の方から徴収するのに、現在現金で持参いただき、領収書を発行しています。私どもの人件費の削減のため、銀行引き落としにしたいと思うのですが、具体的にどのような手順で、どのような契約を取り交わし(会員との契約、銀行との契約)、引き落としの手続きをすればよいのでしょうか？
会員の方には「お願い」の形で予め銀行引き落としに切り替えてくださるよう文書をお出しし、指定銀行や口座番号などの個人情報を提出していただかないといけませんよね？そのときの書式や文書の雛形など、手本になるようなものはないでしょうか？「○月○日引き落とし予定です」のお知らせや、「○月○日引き落としました」のお知らせも必要でしょうか？
経理は全くの素人です。わかりやすいアドバイスをお願いいたします。

回答No.3

gutoku2 · ベストアンサー

>これでしたら手数料もぐんと節約できるかと思うのですが。

質問者さんの記載されている方法（直接銀行へ依頼）で口座振替の依頼をして
いました。
　※20数年くらい前の話です。当時は収納代行会社なんてものが無く、口座引落
　　は直接銀行に依頼しなければならない時代でした。
　◯銀行と、引落依頼企業が口座振替業務を行う旨の契約を締結
　◯お客様が口座振替依頼書に記載していただいた銀行の支店へその口座振替
　　依頼書を直接持ち込み印鑑相違が無いことを確認して収受してもらいました。
　　　※当時は、口座の印鑑照合は口座のある支店でしかできませんでした。
　◯該当の銀行の本店（もしくは営業部）へ口座振替金額を記載した所定の用紙
　　を送付し振替を依頼。
　◯銀行からは所定の日時に振替が行われ、当社の口座へ入金。口座振替明細が
　　送付されます。
ざっと、こんな流れでした。

当時は、銀行もかなり余裕のある時代でしたから、振込手数料もゼロに近い金額
でした。（勿論、バーターで銀行の要望も受け入れましたが）

※かなり昔の話である事を勘案して下さい。
※現在もこのようなサービスが行われているかは、該当の銀行へお問い合わせ
　下さい。（銀行の収益の柱が手数料収入ですから、昔のような手数料では無い
　と思われます）

収納代行会社が存在しているのは、直接銀行へ依頼する場合は手続きが煩雑
であり、銀行も小さな業者の依頼は受け付けていなかった事に由来します。
（今でも、収納代行業者の審査はありますが、審査さえとおれば振替件数が
　少数であっても、振替額が少額であってもそれ断られる事はありません）

ご参考になりましたら幸いです。

お礼

gutoku2様
ありがとうございます。とてもよくわかりました。
会員さんも色々な銀行を指定されるでしょうから、その全ての銀行をかけめぐって印鑑照合をして歩くのは不可能かと思いました。
前回教えてくださった収納代行会社に、具体的に予想される会員数を示して、どれくらいの金額で契約していただけるのか、資料を取り寄せて検討してみることにします。長い年月現金で納入でしたので、上層部のGOサインが出ても、なかなか会員さんのご理解が得られないかもしれませんが、前向きに頑張ってみようと思います。
実は他にも私どもの部署の収入支出管理、予算決算にかかわる文書の作成等々今まで全く携わってこなかった業務を丸投げで引き継ぐことになります。現在抱えている本業で、手一杯のところへまさに晴天の霹靂です。
一体何十時間の残業で仕事が終わるのか、お先真っ暗といった所です。会社に対する不満は山ほどあるのですが、せっかくのチャンスと考え、経理のことも勉強していきたいと思っています。私の頭がついて行ってくれることを祈るばかりです。
また分からないことが出てくると思います。そのときはよろしくお願いいたします。

回答No.2

gutoku2

>恐らく振込手数料がかかるためか、ほとんどの方が現金→領収書という形です。

振込手数料だけの問題であれば、振込手数料を御社が負担されては如何でしょ
うか。振込手数料分　”損”　をしますが、領収書発行や現金出納の手間から
開放されます。
（請求書には、銀行収受印の押印された振込依頼書をもって領収書に代え、
　別途領収書の発行はいたしません。との一文を入れておきましょう）
　　　→上記の文言をもって領収書を作成しなくても良くなるわけではありま
　　　　せんが、領収書を請求する人は少なくなります。
　　　　※法的には、領収書を請求されれば発行しなければなりません。

>○月○日会員費一斉引き落としができないかと思案しているところです。

振込による入金が質問者さんの考える形態と異なる場合は、収納代行会社を利
用すれば、”会費の一斉引き落とし”ができます。
http://www.muf.bk.mufg.jp/collect/wide_01.html
（上記は収納代行会社の例です。上記を勧めている分けではありません）

　　１．御社と収納代行会社の間で、契約を締結します。収納代行会社の審査が
　　　　とおれば、収納代行を依頼する事ができます。
　　２．会員は収納代行会社に対して預金口座振替依頼書を提出します。
　　　　　例　http://www.jsurvey.jp/kouza/kouza.pdf
　　３．御社から、回収すべき（会費）金額と顧客名を収納代行会社へ送付
　　４．収納代行会社は、顧客の預金口座より代金回収
　　５．収納代行会社は御社へ回収代金を振込
　　　　　※勿論、収納代行手数料がかかりますので、質問者さんの業務効率
　　　　　　アップとコストを勘案して下さい。

補足

gutoku2様ありがとうございます。
「収納代行会社を利用すれば、”会費の一斉引き落とし”ができます。」とのこと、早速ＨＰを拝見しました。他の銀行でも行っているようですね。
この収納代行手数料を節約するため、例えばＡ銀行に引き落としのできる口座をお持ちの会員さんについて、私どもからＡ銀行にリストを渡して「○さんの口座と、○さんの口座と・・・・○さんの口座と、○さんの口座から□円を○月○日に引き落して私どものこの口座へ振り込んでもらう　というようなこともできるのでしょうか？これでしたら手数料もぐんと節約できるかと思うのですが。
いかがでしょう？

回答No.1

trajaa

受け取る方（あなたの会社名義？）の銀行名支店名口座番号を明示した書類を準備し各会員に、現金授受から引き落とし方式に変更願う旨の依頼をお出しすればいいと思いますが？

つまり貴方側が手続きするのではなく、各会員に手続きしてもらう。

会員にとって引き落としに変更するメリットがないと、移行は進みません。
何かしらインセンティブを提示するか？、強制的に切り替えさせるか？
その辺は、貴方側と会員との力関係で決まるのでは？

でも、月会費じゃなくて年会費ですか・・・・

なら、会員規約の改定でもして何年何月以降は現金での納付はできません。
振込でお願いします。でいいんじゃないの？

一度に変更するのが難しいようなら、
現金納付と振込を一定期間併用しつつ、振込の方がお得なように金額設定すれば自然と振り込みが主流になりそうだけど。

補足

trajaa様、ありがとうございます。
会員の中には、銀行に出向き私どもの指定口座に振り込んで下さる方もわずかにおられるのですが、恐らく振込手数料がかかるためか、ほとんどの方が現金→領収書という形です。○様の入金　○月○日(○支店と○支店分)というように、お金を頂いた後でパソコンに入力し、金庫にお金をしまうというような手順で作業をしています。実は事務専門の部署で今までしていたのですが、諸事情から全く畑違いの私どもの部署でこれらの業務をしなくてはならなくなりました。当然今抱えている業務+その業務となりますので、人材が不足することは明確です。そこで、こちらの日程で業務が進め易い　○月○日会員費一斉引き落としができないかと思案しているところです。これですと、パソコンへの入力も短時間で完了しますし、現金の受け取りがないため、ミスも最低限に抑えられます。
全くの素人ですので、とんちんかんな事をお聞きしているのかも知れません。今まで通りのことをそのまま引き継ぐという考えもありますが、何せ人材不足ですので、これを機にあっさり業務の省力化を考えて見ては？とアドバイスして下さった方もあるので、色々考えております。