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捺印済み書類の取扱いについてお伺いします。
先日我社の事務担当が、ユーザーからの捺印書類に不備があるため、普通郵便で訂正印を捺印頂けるよう依頼しました。１ヶ月ほどして返送無いため確認したところ、書類未着（紛失）が判明。郵便局へ問合せるも、普通郵便のため追跡不能。ユーザーからは「捺印済み書類を普通郵便送付するのは如何なものか」とクレームを受けたものです。 書類自体は「Ａ４一枚」書類で、債権債務を含めた契約終了の書類で、（住所氏名の記名はあるも）個人情報の記載無く第三者に渡ることによるユーザーの不利益は思いつきません。契約は個人契約で、印鑑証明印ではありません。 結果的に配達記録等で送るべきだったのでしょうが、ユーザーが数万人おり全社的なことを考えると、通信コストは最小限にしたいと考えます。 社内で意見を募ったところ、【捺印済み書類を配達記録等で送るのは常識だ】との声多く、少々戸惑っているしだいです。 そもそも法的な件からして、かような郵便物はどう送るべきなのでしょうか？
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郵便局の対応に問題があると思います。 民営化されたとはいえ、郵便物がドライアイスのように消えてなくなるものではありません。差し出した郵便局（郵便ポストを含む）から配達先の郵便局までを調べれば、何かわかる可能性はある。調べもせずに断るのは、おかしいと思います。 普通郵便で送るか、配達記録にするべきか、議論の分かれるところです。必ずしも配達記録で返送されてきません。配達記録で返送があった記憶がありません。
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＞書類自体は「Ａ４一枚」書類で、債権債務を含めた契約終了の書類で、 ＞（住所氏名の記名はあるも）個人情報の記載無く第三者に渡ることによるユーザーの不利益は思いつきません。 住所・氏名は個人情報ではないのでしょうか？ ましてや、 捺印がしてあるということはいくらでも使い道がある書類ということです。 第3者に渡って本当に不利益にならないのでしょうか？ ＞ユーザーが数万人おり全社的なことを考えると、 ＞通信コストは最小限にしたいと考えます。 こういう考え方をする方が危機管理が希薄と言われるのです。 通常ならば最低でも配達記録郵便で送ることが必要でしょう。 通信費の削減といいますが、削減する対象が間違っています。 必ずかかってしまうコストまで削減する必要はないのです。 ユーザーからのクレームは当然です。 個人情報保護法令 第二条 この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。 第二十条 個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
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早速の回答ありがとうございます。 【特定の個人を識別することができるもの】の定義によると、ほぼすべての郵便物が該当してしまうのでしょうか？ ＞捺印がしてあるということはいくらでも使い道がある書類ということです。 申し訳ございません。浅学にして、ご指摘の意味がわかりません。具体的にご教授いただけますか？
お礼
早速の回答ありがとうございます。 局サイドでは一応調べてもらったようです。しかしながら、民営化以降明らかに郵便物の未着案件が増えているような気がします。