仕事について質問された時の対処方法

質問

仕事中に、同僚から分からないことを教えてほしいといわれます。
私には私の仕事があり、スケジュールもあります。私で分かることは教えてあげたいのですが、話が長くなったり、分からないことを丸投げされると、私も自分のスケジュールの遅れが気になり、ついキツイ口調になってしまいます。そうなると、聞きに来た方も、周りの人も不快になるということは分かっており、士気も下がってしまうと思うのです。
　何とかお互い穏やかに解決するためにはどうしたらいいでしょうか。
　曖昧な質問で申し訳ありませんが、皆さんの意見を聞かせて下さい。お願いします。

回答No.2

takuya1663 · ベストアンサー

こんばんは。
たまたま人事等でご質問のような改善などの実務を担当してきたに過ぎない者です。

特に何かに集中されたり、仕事の優先順位や重要度などにおいていきなり質問されたら、ご質問のような心境についなってしまうお気持ちはお察しいたします。またそのためにミスがあっては致命的な問題などにつながることもあらゆる仕事に言える面があると思います。

まず、後輩であれば当然、OJTなど何をいつまでに、どのレベルまでという計画に従い、多少の行き違いやタイミングが悪いなどといったことはあるかと思います。

しかしご質問は同僚ということで同じ部署かとお察しします。

あくまでアドバイス程度にもならないかも知れませんが、そのような状況がないようにすることも大切な業務のひとつではないでしょうか。

方法などは様々あるかと思いますし、時間を決めるなど、また情報の内容にもよりますが共有する、また何かしらの手順を同僚が作成して確認する、また仕事中には時間や状況により対応が実際に無理などの場合もあるかと思います。

人間関係よりも、あくまで業務のことで、いくら先輩や上司であっても自分が何か仕事に集中していると察した場合、たとえ上司であっても、「忙しそうだが、少し確認したいことがあるのだが…」などという上司などの配慮があるのも有る意味当然かもしれません。
そういった時など、「すみませんが、◎◎をしておりあと約○分くらいお待たせしてよろしいでしょうか」など、決して断ることや嫌という意味ではなく、その一言のやり取りで解決する場合もあるかと思います。

一概には断言できませんし、決してこの限りではないと思いますのでアドバイスにもならないかも知れませんが、自分のしている仕事の優先順位などは上司の指示などがあって、またお客様や何らかの理由があるなど、配慮していただいたことでも当然自分が今している仕事の内容にもよると思います。

逆に（上司の例ばかりですみません）上司が明らかに自分が後でも良い仕事の場合にそういった言動で「それは後でも構わないはずだろう」と叱られることもありました。プライオリティーは共通の認識が理想的ではありますが、同僚の方にしても、わからない仕事のことを質問したい場合も同様で、様子やTPOなど仕事の空気を読むなどのことは可能なはずかと思います。

質問の内容やタイミングなどは相手を配慮するのがあくまで常識という面もあると思います。

可能であれば同様に「今○○の仕事で約○○くらいなので急ぎではないなら、あと○時間か○分待って」などと言うことや、部内に会議はミーティングなどの機会があれば、決してその同僚の方だけではなく、これは部内外共通のこととしてマナー面もあるかと思います。

過度に気を遣うという訳ではなく、正確に効率よく仕事をするようにご質問者様も進捗状況を一番ご存知だからこそ、士気や同僚の配慮のなさに、ついイラっとすることもあるかとお察しします。

部内でこういったことを共通意識や、大変基本的なことで回答にもならず恐縮ですが、ケーススタディーとは行かないまでにしても、時と状況などを見て、皆が改善することなども方法のひとつかも知れないと思いました。

仕事には納期がある以上、仕事の優先順位は、その仕事の内容によると思いますので、同僚の方がよほどトラブルなどで困った場合などは別としてあまり頻度が高く周囲や肝心の業務に影響するようなことが続いた場合など、部内などで上司を交えて基本的な質問の仕方や可能な範囲で啓発をすることも選択肢のひとつかと思います。

いちいち状況なども同僚の方に説明する時間すら時と状況によりありがちなことかとお察しします。個人ではなくあくまで全員が共通認識や支障ない範囲での情報の共有をたとえ、習慣業務など朝に部内で確認することも実際にやってきましたが、部内の他の人の予定などもわかるので大変効率よく上司も部下も同僚もある程度ご質問のような状況も経験があり、改善された面もありました。

あくまで参考程度にでもなれば幸いです。

お礼

丁寧にご回答いただきありがとうございます。おふたりの意見はどちらもなるほどと思い、とても参考になりました。色々と意見を述べていただき、全てを実行に移せるのは少し難しいですが、できるところからはじめてみようと思います。ありがとうございます。

回答No.1

tyty7122

基本として、自分の仕事を第一優先にするのがいい。というのも、相談を持ちかけてくる相手もたまたま手が空いたときに質問に来ているようなケースも多く、必ずしも即座に回答を求めているのでないケースがままある。早めに質問内容を伝えておいて、お互いに手が空いたときにアドバイスしてね、と言う感じだ。ならば、貴方も自分の手が空いた時間に再度質問に来るように相手に伝えても何ら問題は無いはずだ。そうではなくて相手が急いでいる場合にも、貴方にとってよほど重要な用件で無い限りは貴方の仕事の手を止める必要は無いのだ。

「今は手が離せないので、後で。」

これが基本だ。
また、質問してくる側に問題があることもある。例えば要点を明確かつ簡潔に説明する能力に欠けるような輩が質問してきたら、、、そんなときは、

「話が複雑そうなので、誤解を防ぐために内容を整理してメールで送って。箇条書きしてくれるとありがたい。」

そして、何よりも大切なことは、貴方が関与できる限界を早めに相手に伝えてやることだ。その限界は貴方の知識の広さ深さにもよるだろうし、理解力の乏しいウザイ相手に説明するのに精神を疲弊させるのが嫌になるケースもあるだろう。

「そのトラブルにはこうした対応策があるけど、それでもダメな場合には私には対処できない。それよりも先のこと、深いことは私にはまったく分からないので、ごめんなさい。他の人に聞いてください。」

なるべく早く線を引いとくといいだろう。もちろん、貴方が超多忙なときは、貴方が答えられる質問内容であったとしても、最初から「私には分からない」と言い切ってしまうのが相手にとっても良い。

お礼

ご回答いただきありがとうございます。おふたりの回答はとても参考になりました。曖昧な質問でしたが、きちんと答えて頂き、感謝しております。月曜日からの仕事で、早速実践してみようと思います。