社員の立替払の清算について

質問

小さな会社なのですが、営業社員が出張先などで　文具、郵送代など一時的に必要になった物品購入を　立替払いで支払ってもらい、後で清算しています。

なかなか書類提出が　
１週間単位とはいかず、１ヶ月まとめて　社員から立替払いの清算の欲求がありますが、領収書も　１２０円とかの　領収書がパラパラとあり　仕訳　記帳にも非常に時間がかかります。

１ヶ月なら１ヶ月で　社員文具等立替　領収書は２０枚あっても　１行で記帳清算したいのが、許されないのでしょうか?

何かよい方法は、ありませんか？

経理も素人のため　よろしくお願いします。

会計ソフト　弥生会計を使っています。

回答No.3

noname#58692

各社それぞれなんでしょうが、
うちではＡ４縦一枚の用紙を横列を科目、縦列を月日にして
この日の、この科目ということで記入してもらっています。
当然、領収証等は日ごとにまとめてＡ４紙に貼り付けて
まとめますが、後日の探しやすさを優先しています。

当然、清算が増えれば、その紙が２．３枚と増えていくわけですが、
で、そのＡ４用紙を補助帳のような形にしておいて、
各科目ごとに合計してもらって、１行で記帳しています。

最終的にはどこに力点を置くかということにかかってくると思います。

お礼

パソコンの調子が悪く　お礼が遅れ申し訳ないです。
参考になりました。
ありがとうございます。

回答No.2

dec02

摘要欄には「○○○外△件」などとし、一括記帳することもありますが、
明細との突合せができるよう、
領収証をまとめた一覧を仕訳Ｎｏ．と一致させて
証憑の綴りに保存します。

お礼

パソコンの調子が悪く　お礼が遅れ申し訳ないです。
参考になりました。
ありがとうございます。

回答No.1

takuya1663

こんにちは。

人事で労務などを担当してきた者に過ぎません。

確かに領収書の枚数が多いと面倒ですね。

当然、どこの会社でも書式が違うと思いますが、勘定科目にが同じであれば、社内様式を作成しＡ４１枚程度で一ヶ月まとめて明細を本人が書いて申請させ、「文具等」という自社の科目に応じたルール内でまとめて清算したらいかがでしょう。領収書は保管するのは当然なので、明らかに同じ項目であれば、本人記載の詳細があるので少しでも効率が良いかと思います。

参考程度にでもなれば幸いです。

お礼

パソコンの調子が悪く　お礼が遅れ申し訳ないです。
参考になりました。
ありがとうございます。