悩んでいます。とあるミスをゼロにしたいです。

質問

毎日、取引先へ納品書をFAXするのですが、単価や個数の変更があっても気付かすに、変更前でFAXしてしまい、
お客様によくしかれてしまいます。特定のところだけがよく変更があります。なのでしかられるのはその特定のところです。そこにはもう迷惑をかけたくありません。
営業の人に変更を教えてもらって、ミスなく納品書を送れる様にしたいと思っています。
営業の人は、次の日にはもう変更があったことをすっかり忘れていて、何も言いません。聞かない私が１00％悪いのですが、お客様に言われて、ああそうだ変更があったんだったという感じです。それを防ぐ為にも、ミスをゼロにするためにも、真剣に何か手立てをと思っています。数量の変更があれば、受注一覧に書いてもらう、
単価は受注一覧に書いておいて、変更があれば直してもらう、
というのを考えています。でも、それでは書き漏らしがありそうでダメだと思うのです。
個数は、私が帰宅したあと、夜の７時や８時に変更します。
単価も翌日でないと分からないこともあります。
たまに、営業の人が単価を間違って私に伝えることもあります。
営業の人は、工場で製品を加工するのが主な仕事で、ほとんど工場にいて、すごく忙しい人なので、
簡単でスムーズに連絡を取り合う方法をどうすればいいか悩んでいます。
変更事項を事務までスムーズに連絡が来るようにするには、どうすればいいかアドバイス下さい。
文章がうまくかけなくて伝わっていなかったらすみません。

回答No.1

pierre_1999 · ベストアンサー

お客様に営業マンとあなたの連名宛てのＦＡＸ用紙ひながたを渡しておき、会社にＦＡＸしてもらえばよいと思います。

営業マンからお客様に口頭で受けると発注ミスのもととなり、お客様にご迷惑をおかけしますから当用紙で発注をお願いします、と伝えてもらいましょう。

そして、あなたが注文する際、同時にお客様に受注請け書としてＦＡＸを送り電話でこのたびはありがとうございました、と告げれば受注ミスはなくなるのではないでしょうか？

仮にお客様が間違って記載しても、それはお客様のミスなので苦情を言われることはないでしょう。

補足

回答ありがとうございます。
その方法はやりたいです。営業の人に提案してみます。
わが社は製品を作るのに、原材料を仕入れます。そして、製品を作り、それを売るという仕組みでして、私は一切注文しません。
文章の書き方が悪くすみません。
質問ですが、その雛形に単価を記入してもらうというのは失礼なのでしょうか？
取引先とわが社の営業の人とで単価を決める際、電話でやり取りしているみたいですので、そのやりとりも兼ねられて、
書いてあるということで聞いて忘れるということもないしいいなと思ったのですが、取引先さんに単価を書いてもらっていいものなのでしょうか？
そうすればミスがゼロになりそうな気もしたのですが。

回答No.4

jacta

人の手が介在する限り、ミスをゼロにすることは不可能です。
もし、質問者さんがミスをすることを完全になくすには、その仕事をしない以外の選択はありません。
たとえ物流システムを構築しても、ミスを軽減することはできても、ゼロにすることは不可能です。

「ミスは必ず起きる」という前提で考えれば、もっと現実的で効果的な対策を考えられるのではないでしょうか？
たとえば、ミスをしても、実際に不都合のある状況になる前に、それを検出できればよいわけです。同僚との間でダブルチェックを徹底するのが、普通は一番手っ取り早い方法です。
# それでも、完全に検出することはやはり無理です。
このとき、一方的に同僚の手を煩わせるのではなく、質問者さんも同僚に手を貸すことが重要です。

補足

回答ありがとうございます。
しかし、事務員は一人なので同僚はおりません。
一人で大変なのです。（言い訳ですみません）

回答No.3

pierre_1999

＃１です。

補足要求兼回答です。

補足要求
　　お客様と取引先、同じところを言葉を変えて言ってないですよね。

回答
　　金額がころころ変わるというのは困りものですが、それなら
　　単価欄は白紙もしくは後日打ち合わせと記載し、納品書を
　　仮納品書と記載して数量だけの取引納品書とすればよいと
　　思います。
　　単価は後日営業マンに記載してもらいましょう。
　　その後請求書にて金額の入ったものを送付すればよいです。

補足

どうもすみません。
お客様と取引先は同じでした。

金額付納品書を、翌日の午前中までにそれも早めに知らせないといけません。
回答いただいたとおりにできれば、やりたいですが、どうしても金額が必要なのです。
再度、回答ありがとうございます。

回答No.2

odaigahara

よくわかります。

　仕事の流れがシステム化されていません。変更の情報はすべて、手作業ですね。物流システムのような仕組みを導入しないと、根絶は無理でしょう。
　そもそも、faxするあなたは、直接やっていないので、情報待ち。営業の人は工場でも働いていて、忙しい。しかし、一番知っている。。
　ようするにその営業の人の仕事を分割するなりしないと解決しないでしょう。また、受注した数字と納品できる数、単価はその都度違うのでしょうか。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

よく、コロコロかわります。
夕方にお客様から電話が入り、個数を変更しといてと営業の携帯に連絡が入るみたいなのです。
単価も、その取引先が降ろす先により違うとか、降ろしたところがセールをするなどで安くなったりするのです。
その取引先がどこに卸すというのも、セールで値段がいつもと違って安くなるというのも一切営業の人は、言ってくれません。
中小なので、人員が不足しています。
また、納品書を出すシステムというのかデータベースがなかったので、私がエクセルで作りました。（受注表を請求書と見積書を出すソフトしかなかったのです。）手探りでここまできたようなものです。
物流システムのような仕組みとはどういうものですか？
経費がゼロではできませんよね？