作成した受注伝票と実際出荷した数が違う・・

質問

題字のとおりです。
違うので、困っています。
当社のドライバーがトラックに残した受領表を確認（ドライバーが手書きで直してくれている）、運送会社に依頼した分は、毎日FAXで受領一覧や受領表をもらって
個数の変更を確認しています。
そのFAXの一覧や受注表を元に個数が違いますが・・・と確認しないと変更があったことすら忘れることもあります。
それに、たまに宅配便で出す分まで個数が違います。
私が指摘するまで担当者（部長等）は私（事務）に言いません。
変更があったら言うようにどのように口をすっぱくして言えば、個数が変更されたときちんと言うようになりますか？
今まで何度か言っているのですが、個数が変わったことを言わないため、
請求したら、個数が違うと取引先から指摘されたり、入金額が合わなかったり手間取る元になっています。
請求書を出す際には、担当者に請求書を見せているのに、担当者はすっかり変更を忘れて私にOKを出すのです。
なので、毎月個数が合わない取引先が数件あり、困っています。
どう言えば個数の変更を事務の私まできちんと知らせてくれるのか
アドバイスお願いします。

回答No.5

fm_mf · ベストアンサー

No.4です。

＞継続してきちんと訂正をしてくれるか心配ですが、一応改善はされました。

会議ですら継続されないのだからあまり期待しないほうが後のショックは少なくて済みそうですね。

＞もう少し具体的な数字を出して社長に提案していきます。

「この作業に何分かかりました」というよりも金額に換算し「何円損失になりました」って言ったほうが改善に対する動きはかかりやすいと思います。
時給2000円ぐらいに置き換えるなら、「30分かかったので会社として1000円の損失です」なんて嫌味みたいなものですが、経営者側にとって「採算」は一番把握しやすいですから。

＞やはり、システムの改善なのですね。

一番ベストなのはシステム改善です。ですが、現状のままでも担当者がきちんと変更を伝えれば問題無いわけです。（それなりのリスクは残るでしょうが）
ならば例えば「受注伝票」に「事務承認欄」なんてものを追加して、質問者様（事務）が承認していないものを出荷できない仕組みにかえちゃえばいいわけです。
事後確認だから漏れが後で発覚するわけで、事前確認なら間違いを少なくできるはずです。
一般的に言われる「ダブルチェック」の機能です。
あるいは、「受注伝票」を作成する際には必ず同一のものを２部作成して、１部は事務に送るとか。
よく契約書とか書く際に２枚綴りとかの契約書があるじゃないですか？イメージとしてはそんな感じです。
無理してシステム化しなくても、現状の業務フローが変更されれば大幅に改善される問題だと思います。
まぁでも人為的なリスクが取り除かれない以上、最悪の場合、大損害が発生する可能性はあると思います。

お礼

再度詳しくありがとうございます。
検討していきます。
会議をしようと一声かけることが出来ないそうです。
悲しくなりました。
だけどみなさんのアドバイスを受けて頑張ります。

回答No.4

fm_mf

＞作成した受注伝票と実際出荷した数が違う・・

個数の変更があっても変更前の情報で出荷できてしまう仕組みが問題ですね。
これは「受注伝票」と「実際に出荷する個数」のリンクができていない為です。
おそらく「受注伝票」は受注伝票個別にエクセル等で作成し、出荷は「受注伝票」を人の目で個数確認するなどして対応していませんか？

一般的には、担当者が個数を管理システムに入力したら、それが最終工程まで維持される仕組みです。下記のような流れかな。
担当者⇒管理システムに入力⇒管理システムの情報が全社的に反映⇒出荷担当⇒ドライバー

変更があった場合も管理システムの情報を変更すれば良いわけです。
質問者様自身はその管理システムから情報を得るかたちになるわけです。

現時点では質問者様の確認方法とは上記の「管理システム」に該当する部分が
「受注伝票を目視確認」とか「取引先から指摘」とかになると思いますが。
非効率的であり、人為的なミスの温床であり、会社にとっても莫大な損害額に発展する可能性があるわけです。

仕組みを変える提案を出すのが一番だと思いますが、簡単に受け入れられない会社も多いので、提案する際には、現在の状況とシステム化するメリット、損害額や取引先とのやり取りにどのぐらいの時間がかかっているかなど、「数字」をもって具体的に提案できればベストです。
これは恒久対策です。

＞変更があったら言うようにどのように口をすっぱくして言えば、個数が変更されたときちんと言うようになりますか？

すぐにシステム変更なんてできるものでもありません。暫定対策としては、担当者に常に確認するしかないですね。
口頭だけではなく、「問題があったという事実」を担当者とその上司と社長宛にメール配信して「不具合対策書」の提出を求めるとか。
それなりに大きな会社なら品質保証部門があって
「受注伝票と実際に出荷した個数が違うのはなぜですか？原因と対策を１週間以内に提示してください」なんてやりとりがあるんですけどね。

お礼

数字を持って具体的に提案とアドバイスを頂いたので、
システム化の計算まではしていませんが、請求書が間違っているとの電話をもらって応対するのが何分、訂正する時間が何分等計算し、社長に見せました。
そうしたところ、受注の一覧に訂正を書くということになりました。
継続して訂正を書いてくれることを望むばかりです。
出荷はなんとかプロというソフトで受注伝票を作成し、伝票を元に目視確認です。ご指摘どおりです。
やはり、システムの改善なのですね。
どうやるのか教えていたき、ありがとうございます。
もう少し具体的な数字を出して社長に提案していきます。
助かりました。

回答No.3

hkinntoki7

要は手順書が確立されていない原始的な会社なんです。顧客からの受注方法から発送まで根本的に業務手順を改善する必要があります。会議で提案し、受け入れられなければあきらめるしかないです。

お礼

会議を朝一でしていると聞いていたので、社長に私も参加して改善を言いたいといったところ、
会議はもうしていない、みな会議のために事務所に上がってこないし（やる気が無いし）、自然消滅したとのことでした。
社長に必死で訴えました。
受注一覧の表に手書きで訂正をしてくれることになりました。
継続してきちんと訂正をしてくれるか心配ですが、一応改善はされました。
ありがとうございます。助かりました。

回答No.2

sinjou

受領書を出荷訂正チームに渡す様、実務マニュアルを整備しないと・・・

商品の例や業界を提示して、業務フローをここで教えてもらうか、ネットで調べるか、ビジネス書籍を見て改善しないと・・・

私が勤務してた営業所は、ドライバーが毎日16時台に、端末エリアまで、受領印済の納品書を、持って来てましたけど・・・
午前配送済み分は、12時に締めて、午後、即、出荷訂正入力、してましたけんど・・・

お礼

出荷訂正チームは残念ながらありません。
出荷を担当する営業マン兼現場作業員２名と事務の私１名でやっています。
配達は夜中なのです。なので、変更は私が帰宅した後に起こります。
それで困っていました。
マニュアルはないので、つくりたいです。
ありがとうございます。

回答No.1

noname#64531

どの段階で変更が生じたかで、受けた人、
確認した人が帳票を起こす義務があります。

いままでいい加減で通ってきましたが、
上場企業は今期から内部統制でごまかしが生じないよう
うえの手順が厳しくなりました。

非上場企業は内部統制しなくていいのか、
といえばそうではなく、そんないい加減な
会社は相手にされなくなります。取引中止されたら
中小企業には死活問題でしょう。

質問者さんはどちらにお勤めか存じませんが、
上場なら統制担当部署と、
そうでないなら、役員をまき込んで
会社の意識改革してください。

お礼

内部統制についてネットで調べて印刷し、社長には上場企業（わが社は零細ですが）は今このようなことを求められていると説明しました。
社長にきちんと説明したところ、
受注の一覧表に訂正を書く事に決まりました。
それが継続されるかどうかが今後の問題です。
アドバイスありがとうございます。
助かりました。