《至急》当社ほうれんそうミスでの謝罪《ビジネス用》

質問

アンケートを頂き、私で何度かお電話でやり取りをし、営業担当が伺う予定だったお客様ですが、
前日にお客様に私用が入り、訪問は来月にして欲しいと仰っていたため、
来月以降と伺っていましたが、当社連絡ミスで営業担当が訪問予定日に伺ってしまい（もちろんご不在でした）、
ご不在だったためご自宅の留守電に「本日伺う予定だった○○社○○ですが～」と入れてしまいました。
そのことで何度か謝罪しようとずっと１週間以上色々な時間帯にお電話していますが繋がりません。
携帯番号からも当社番号からでも繋がらないため、当社の番号を拒否という訳ではなさそうです…
またアンケートを頂いてやり取りをしていた頃は何時でも電話がつながっていたと記憶しています。
お客様はもちろんですが、アンケートを発行して下さったメーカー様にもご迷惑をおかけしてしまう事となりますので、ご自宅宛に謝罪のFAXを送ろうとしましたが、初めての当社連絡ミスでどの様な謝罪文を打っていいのか全く分かりません。
更に上司が１週間海外出張で連絡が取れないため、お教え下さい。

回答No.1

doorakanai

お客様は海外旅行か何かに行ってるから繋がらないのでは？
何について謝罪するのでしょう？
留守電に入れた事を？
訪問日を間違えた事を？
そもそもお客様と会っていないし、誰も迷惑していないと思いますが

謝罪文や詫び状の構成は
１、挨拶
２、やらかしてごめん
３、やらかした原因
４、その対策
５、今回の件はこうする
６、挨拶

書かれている件では
２、訪問日を間違えてて留守電入れた
３、社内の連絡ミス
４、社内での周知徹底、訪問前にご連絡
５、事前に連絡してから来月伺う

日付、宛名、こちらの社名、所属、氏名
平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申しあげます。

○月○日、お伺いし、留守番電話に伝言を残しておりますが
□月□日にお伺いするとお約束していた事を
社内での連絡不足により、担当員に伝えておらずご迷惑をおかけしてしまい
誠に申し訳ございませんでした。

今後は社内での周知連絡をより徹底し、
二度とこのような事のないよう努めて参ります。
大変お手数ですが、留守番電話の伝言は削除して頂くよう、お願い致します。
(この一文がすごく変に思えるが、客にしてもらう事がこれしかない
実は他に何かあるのでしょうか)

□月△日にご都合の良い日をお電話にてお伺い致します。
略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。
どうか、今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

最初と最後に「謹啓」「敬具」

日本語としての注意事項(存じでしたら申し訳ございません)
「お」「ご」は平仮名で統一しています。「御」なら全てこれで統一します。
漢字より平仮名が多い方がぱっと見が柔らかいのでね。

お客様の都合として
FAXを送るのはいかがなものかと思います。先方のFAXが紙切れだったら
こちらにエラーで返って来ないから、送信出来たと間違えます。
葉書の方が良いのでは？

社内的に
上司に連絡入れておきたいが、宿泊先のホテルにそれこそFAXで送れませんか？