会社関連のお悔やみ電報に関して

質問

祖父が亡くなりそうです。会社関連の電報に関してですが、取引先や外注先への連絡は必要なのでしょうか？　私は会社では外注先の取りまとめを役をおこなっており、役職は課長です。特に祖父の場合は必要ないのでしょうか？　また、電報を送ってもらう際の注意事項、連絡はどのような点に気をつければ良いのでしょうか？　電報の宛先とか（見落とし無く連絡を差し上げたいのです。）ちなみに、通夜、葬式は自宅ではなく式場で行われます。

回答No.2

mosubaru · ベストアンサー

NO.1です^^

そうですか…それは難しいですね^^;
それなら、尚更「葬儀出席の為、しばらく通常業務が行えない」という事を伝えなければなりませんよね？
それを知らせる為の「お知らせＦＡＸ」を送ってはどうでしょうか。
内容は
『身内が亡くなりましたので、しばらく出社出来ません。
○月○日には出社し業務を再開しますが、それまでに何かありましたら携帯までお願いします。』等書いたＦＡＸを送る。
それに対し、取引先は何かアクションを起こしてくるかも知れませんので、通夜・葬儀の詳細を書いた用紙（Ａ）を用意しておけばいいのではないでしょうか。
あなた個人で運営しているのを分かってらっしゃる取引先の方は、もう1事業部の方に連絡してくるかも知れないので、そちらにも（Ａ）を送っておけば手間にならないでしょう。

失礼ですが、取引先からしてみればあなたのお爺様がなくなった事より仕事が滞る事の方が一大事ですから、「ご迷惑はおかけしません」という意味でのお知らせＦＡＸを受け取るのは何の支障も無いですし、訳も知らず全く連絡が取れないよりも安心して頂けます。

（Ａ）の書き方ですが、
・「自分の祖父が亡くなった」という事（年齢も必要かと）。
・通夜と葬儀の会場名・日時・会場所在地・電話番号。
・喪主名（亡くなった方との続柄。喪主名にはフリガナを振った方が○）。
・遠方の方のための会場までの簡単な地図、もしくは道順。
・香典を受け取らない場合は、その旨を記す。
は必要ですね。

いかがでしょうか^^

回答No.1

mosubaru

こんにちは^^
会社で総務事務をしています。

私の会社では、社員Ａの身内がなくなった場合、まず会社側が通夜や葬儀の日時・場所等をＡから受けます。
そして外注先や客先への報告は、会社側がどこにすべきかを判断して行います。
Ａは何かとバタバタする時ですし、会社に１度報告すれば、あとは会社が取り次ぎます。
Ａが「○○（取引先等）には必ず報告してくれ。」と言うなら行いますよ。
報告をする事によって、「Ａはしばらく会社業務に従事出来ない」という事も伝える事が出来、Ａ宛の電話やメールも、最低限になります。

Ａが個人的に親しくしているのであれば、Ａから「すみません、身内が亡くなりましたので、２～３日出社出来ません。何かありましたら××（代わりの社員）までお願いします。」と言い、相手側から通夜・葬儀日時等聞かれたらその場で伝えるか、「申し訳ありません、会社に報告していますので、そちらで伺っていただけますか？」「では、その旨を記したＦＡＸをそちらに送信するよう、会社に伝えます。」と断るかしても、失礼には当たらないと思います。

電報やお花は、Ａや会社との付き合いを考えた取引先のお悔やみの気持ちから頂けるものです。
それを自分から報告すると、なんだか「来てくれ・電報やお花をくれ」と言っているように感じてしまわないとも限らないので、会社を通した方が無難かと思います。

会社の担当者は慣れてらっしゃると思いますので、あなたに質問形式で必要な事を聞いてくれるでしょうが、
(1)亡くなったのはあなたにとってどんな身内（祖父等）なのか？
(2)喪主は誰で、亡くなった方から見てどんな立場（あなたの父等）なのか？
は最低限必要です。
会場や宗派によって、お花の贈り方が違いますので、それに関しては手配する方が機転を利かせてなさるでしょう。
お心をしっかりと持って下さいね。

補足

メールありがとうございます。
会社には２事業部あり、私は１事業部（私１名しかいない）の最高責任者の立場で、外注先の管理も全て私１人が管理している状態です。もちろん連絡先等含めて私しかわからないと思います。（会社側は請求書等事務処理をしているだけですし、株式ですが少人数の個人会社的な経営ですので、大きな会社の総務的な業務は悲しいかな、できないんですよね～（涙））