一般事務の“パソコンを使用する業務”とはどのようなことをするのでしょうか？

質問

会社によって業務内容は違いますが、一般事務の“パソコンを使用する仕事”とはどのようなものがあるのでしょうか？どのようなことをするのでしょうか？

求人を見ると、「資料作成」といった内容を多く見かけますが、どのようなことをするのでしょうか？
例えば、グラフを作成するとかワードで真っ白なところから・いちから文書を作るとか・・・

私は一般事務への転職を考えているのですが、細かい作業が苦手なほうで、他の職種にしようか迷っています。

どの仕事でもミスは許されませんが、特にエクセルで、パソコン操作を誤ったり、入力ミスをしたりして、データがぐちゃぐちゃになってしまったり、取り返しのつかないミスをするのが怖いです。

一般事務の“パソコンを使用する業務”とはどのようなものがあるのか、どうしたらミスを防げるのか（気をつけるだけかもしれませんが・・・）など、いろいろ教えてください。

よろしくお願いします。

回答No.4

yuko0401 · ベストアンサー

会社の業務内容と職種、経験者募集か未経験者OKか、正社員かパート社員か、また年齢でずいぶん違ってくると思います。

私は昨年秋に障害者合同就職面接会で地元の不動産会社のデータ入力事務に応募し、採用されて現在働いています。以前の会社で事務的業務には携わっていましたが事務専門職として採用されたのは初めてでした。その以前の会社の経験と、９年ほど独学でパソコンを扱っていることが評価されたようです。
私は32歳ですが、もう一人の23歳（いずれも独身女性）はおそらく学校でパソコンを学んで家でインターネットをする程度、加えて障害者就労支援センターでExcel等のパソコン基礎操作を教わっただけで、仕事ではまったくの未経験でした。
ちなみに私も彼女もパニック発作を伴う精神障害者です。

私は会社で取り扱っている物件のネットへの登録がほとんどで、写真サイズを変更したり会社のホームページにアップするなどグラフィックソフトの知識も必要の業務を担当しています。登録使用ソフトはインターネットエクスプローラーでオンラインで行うので、Excelを使うことはほとんどありませんが、時々もうひとりの子の入力手伝いをすることもあるのでその時には使いますが、既にテンプレートができているものを使用しています。
私よりパソコン使用経験の浅いもう一人の子は損害保険担当で、同じくオンライン上で保険の登録をしたり、Excelでマクロやベースが組まれたものを使って入力したり、一からデータをつくることはないようです。

障害者として採用されたこともありますが、スピードを要求されることはありません。ゆっくり確認しながら、と言われています。ただしどちらもひとつ数字を間違えたら大問題のデータを扱っているため「間違えるくらいならゆっくりやって」ということらしいです。私はデータを入力する際に、ひと通り入力してから登録ボタン（Excelなどだと保存ボタンに当たるでしょうか）をクリックする前に、データ元となる物件資料の各項目を指差し確認しながら、画面上の数字などを目で確認して、間違いがないか確認してから送信するようにしています（今でこそパソコンの方は目で追ってますが、最初の頃は小声で読み上げパソコン画面の方も指を使い、両手と目と声で確認するという状態でした。声で読み上げは今でも時々してます）。

ミスが怖いとのことですが、入力してから再度１から確認することを必ず行えば良いかと思います。後は他の方も書かれている通り、あらかじめ元のデータを別に保存しておく、保存する時は慎重に操作する（上書き保存と別名保存の使い分け）、「元に戻す」という操作があることもお忘れなく。
というか、質問者さまの文章に誤字が見当たらないので、ご自身が心配しているほどではないのでは、と思います。時々明らかに誤入力したままの文章の方いますし(^^;)

ちなみに細かい作業は苦手、とのことですが、工場作業員の経験もある身としては、一般事務が細かい作業だと思ってません。

以上私の経験談ですみません。うちの営業もパソコン使えないと仕事できないので、事務だけがパソコンを使う業務ではないです。前職はスーパーでしたが、ここもほとんど（レジですら）パソコン制御ですから。

お礼

励まされました。ありがとうございます☆

回答No.3

ebi-ebi

一般事務でのパソコンの使用業務だと、主に考えられるのは、Wordでの資料作成（一から作成する場合と修正程度の場合とあると思います）とか、Excelで作表とかになると思います。会社によってはPowerPointを使用してプレゼン資料を作成することもあるかもしれません。
これは、個人の考え方にもなるのですが、資料作成以外の業務で自分自身が把握したり、効率化を目的にチェック的な意味で作成することもあります。
資料作成も例えば、営業系の部署であれば、営業成績などを資料にすると思いますし、マーケティング系の部署であれば、市場についてのデータを資料にしたり・・・と所属する部署によって内容は変わると思います。
データや操作ミスから発生するミスについては、バックアップファイルを操作する前に作成しておくようにしておけば、万が一のときにリカバリーはできると思います。
一般事務に適しているのは、パソコン操作に抵抗がなく（スキルアップもしたいと思ってる人）、ひとつのことをコツコツとやるのが好きだったり、複数の作業を臨機応変に対応できる人が良いのではないかと思います。ジッとしていることが嫌いな人は無理だと思います。
スキルや業務内容については、求人内容や面接時に質問するなどして、よく確認したほうがいいと思います。
転職活動、頑張ってください！

お礼

ありがとうございました。

回答No.2

lafoji

こればかりは会社によって違うと思いますが、例えば面接で「パソコン使えますか？」みたいな漠然とした質問をして来る様な所は、
大したスキルが必要でない場合が多いです。
ただ、その様な所でも一から資料を作成と言う場面は、多々あると思います。と言うのは、所定のフォーマットすら出来ていない事が多いからです。
質問者様の様に「エクセルでデータを破壊してしまう」と言う心配をされている方が私の周りでも見かけますが、
上書き保存したりとかしなければ、普通は元のデータが残っているのですから、初めからやり直すだけで済む話と思います。
念を入れるなら、作業する前にコピーでバックアップするのも良いと思います。
まぁ、私の経験した職場のレベルが低すぎるのかもしれませんが、「おぉ！」と言う様な使い方をしている事は殆ど有りませんでした。
逆にキチンとした所は、フォーマットも出来上がっており、決められた様に入力するだけ見たいな感じです。
ミスの防止は、気を付けるのも大切ですが、「慣れ」だと思います。

お礼

lafojiさん、ありがとうございます。

回答No.1

akira-45

私はＰＣ導入から伝票入力まで携わった事があります。
はっきり言ってＰＣでネットの操作できれば何も問題ありません。
面接の時にどのような操作か質問してください。
扱えないようなプログラムで事務をする会社はありませんので心配しないでください。

お礼

akira-45さん、ありがとうございます。