ファイリングで良い方法はありますか？色のファイルで分けると言いますが、基準がイマイチ分かりません。

質問

こんにちは、みなさん！！

【質問】すぐに必要な書類が見つかるファイリングは
ありませんか？

カラーで分けると良くいいますが、基準がイマイチ
分かりません。得にクリアーファイルなど分類が
難しいです。加工している途中の書類などです。

何か良い方法はありませんでしょうか？

ご存知の方いらっしゃいましたらよろしくお願い
します。

回答No.1

noname#115004 · ベストアンサー

先ず、大分類として、何種類くらいの書類が出来るかです。

それを、手切る順番にして、赤、青、黄、緑などの色を与えていきます。

この際に、マニュアルとして、判例を作っておくと、貴方だけでなく、他の人もそのルールに従い作業をすることが出来ます。

これがいくつも出来てくると、会社の色(特色)などが出来、仕事がやりやすくなり、会社が発展する原因となります。そうすると、貴方のお給料も上がるでしょう。

信号ではないけれど、黄色は注意、赤は危険を表しますので、そういったところに使うと良いでしょう。色の使い方を注意して使うと、思わぬ作業効果が現れますよ。

実は、この順序だてを上手く出来る人は、何事においても仕事ができる人になりますよ。

回答No.4

yunkusakz

私の場合なので、これがベストかどうかわかりませんが・・・

私は、カラーファイルは数枚。あとは透明のクリアファイルを使っています。

カラーは、「営業さんに渡す」とか、「返事が来たら綴じる」というような、シンプルなものをそれぞれに挟み込んでいます。

顧客ごと、内容ごとなどで分けられる複数枚の書類などは、個別にクリアファイルにはさみ、カラーの付箋紙で目印を付けています。

幅広のもので一部はみ出すようにつければ、重ねた時でもインデックスのように目につくからです。

分け方は、顧客名であったり、「未処理」「要確認」であったり、「◎/× ▲▲に渡す」だったり、それぞれの色分けています。特に色の取り決めはしていません。

また、書類の優先順位についてはそこでは考えず、
卓上カレンダーやスケジュール手帳など、普段目にするものに、同じ色の小さい付箋を貼ってそこにも書類に貼った付箋と同じ項目を貼っています。

書類を探す時は、まずこのカレンダーに目をやり、何色の付箋を貼っているかで、ファイルの付箋の色を探します。こうするとすぐわかるので。

書類が片づけば、カレンダーの付箋はがします。

仕事の残量や期日が目に見えてわかるので、とても便利ですよ。

回答No.3

noname#45950

ファイリングの「基準」と、いうのは、ファイリングされた書類を使う人の立場にたたないと、わからないと思います。

例えば、Ａという処理とＢという処理が、必ずセットで同時に行われる場合、Ａ・Ｂが別々のファイルにあったら非常に不便です。
ファイリングなんてしなくていいから、ただ時系列で保管しておいてくれた方がよっぽどいい、ということになりかねません。

回答No.2

noname#115004

入力ミスがありましたので、訂正いたします。

2行目、、、手切る順番にして⇒出来る順番にして

です。