仕入伝票のファイリング方法

質問

お世話になります
アドバイスありましたら宜しくお願いします

現在総務の仕事をしています
年度も変わり売上伝票（毎年更新し新しいファイルに交換）、
仕入伝票（満タンになったら交換、平成16年の伝票なんかもありました・・・）

そこで問題があります

売上伝票は自分の会社から発行するものなので書式は1パターンのみですよね
しかし、仕入伝票はいろいろな会社のパターンがあります
（Ａ４、Ａ５、Ｂ４ 1/3長。。。縦、横を言い出すときりがありません）
仕入先は100社以上超えます。電材屋　配管屋　商社　車屋　印刷屋　などなど

そこで何か良いファイリングの方法は無いでしょうか？

現状は長く受け継がれた伝統のファイリング（汚）方法で
あかさたな順でファイル色が分別されており（コクヨのＡ５横のフラットファイル）
このファイリング方法では横長などの伝票は恥のほうがグシャグシャになっています

ポイントは何年か前にどこそこの仕入先から仕入れた○○いくらだっけ、とか
どこに売上したんだっけって時に仕入伝票を必要とします

うちの会社ではこうやってるなどの方法があれば教えてください
宜しくお願いします

回答No.2

kadakun1 · ベストアンサー

仕入担当ですｗ
弊社でも月々の仕入れ先は100社超えますね。
で、ファイリングはガバットファイルとかいう、背側が伸びるのにファイリングしています。
サイズはＡ４ヨコです。
おっしゃるように、業者の伝票は様々ですが、基本をＡ４としてファイリングします。Ｂ４なら半分に折ってからとか・・・
Ａ４ヨコなのは、キャビネットに入れるときに、入りやすいし、調べるのにも見やすいので・・・・
ガバットファイルは、背側がファイルの量によって伸ばせるので、伝票が多い月も少ない月も対応出来ます。（背表紙に○○年○○月納品書とか書く）

で、「ポイントは何年か前にどこそこの仕入先から仕入れた○○いくらだっけ、とかどこに売上したんだっけって時に仕入伝票を必要とします」これって、仕入れ元帳で十分じゃ無い？？？
それとも、もっと細かい情報がいるんでしょうかね？
まあ、とにかく、ファイリングは、サイズが同じで探しやすければ良いと思います。

お礼

Ａ４横あかさたな企業順にすることにしました
ありがとうございました

回答No.1

k-josui

まあデジタル化ですよね。
スキャナで取り込んで画像として、日付、仕入れ先などとともに入力。
データーベースに登録しておけば、簡単に呼び出せます。

お礼

あ・・・すごい

アナルグな方に目が行ってしまい盲点でした＾＾；
しかし５年とか７年の保存期間に対応するんでしょうかね？

検討してみます
ありがとうございました