幹部からの電話の受け答え方について。

質問

あるメーカーで部長秘書をしているものです。

たまに部長が留守の時に部長あての電話が私の電話に転送されてきて、電話の相手が幹部である時があるのですが、相手が幹部と分かったときはどのように答えればよいのでしょうか？
たとえば、取引先であれば「いつもお世話になっております」と言っていますが、本社にいる幹部、同じビル内の幹部から電話がかかってきたとき、どのように答えたらいいのでしょうか？今日も、幹部からの電話だったのに、私はいつもの調子で「お世話になってます」と言ってしまい、幹部は返答にこまったらしく「こんにちは」と言ってきました。とっても失礼だったのではと、、、また、部長の顔に泥を塗ってしまったのかもと心配です。幹部からの電話受け答えについて、ご存知の方教えてください！

回答No.3

noname#80969 · ベストアンサー

そうですよね。大変失礼いたしました。。
お悩みの件ですが、失礼ではないと思います。
先ほども書きましたが、
貴女の動揺が、相手を困らせたのではないかなと思います。
お世話になっております。の後に、
誰への用件なのかを、確認すればよろしいのではないですか？
そのセリフを決めておくと、動揺せずに済むと思います。
いかがでしょう、セリフはやはり社内事情をお考えになって
貴女がよいと思うものが一番適切なものになると思います。

お節介な意見でしたら、すみません。。。
出過ぎた回答をしてしまいました。

回答No.5

jade36

「お世話になっております」よりは「お疲れ様です」の方が一般的ではないでしょうか。
幹部であるなしに関らず、社内の人間同士であればそれでいいと思うのですが…
今回の「お世話になっております」は別に相手を見下しているような言い方ではないので、失礼にはあたらないと思います。
きっと＃２さんがおっしゃっているように、思いがけない言葉だったので咄嗟の返答になってしまっただけだと思いますよ。

回答No.4

dandy-yuchin

お悩みのようなので、失礼か否かで言えば失礼でも何でもありません。
泥を塗ったのでは何て気にするほどのことでもないですよ。

秘書業務経験は無いですが、以前は仕事柄内線・外線問わず部長や役員直通の
電話を取ってきました。外線で社内の人で慣れない頃は社内の方に
「お世話になっています」なんて言うのは珍しくありませんでした。

なんか偉い人の電話にかけてくる人って名乗らない人が結構多くて、
面倒くさいとは思っていましたが（笑）

回答No.2

noname#80969

秘書の経験はありませんが、
普通に会社員を１５年やってきた者です。
あなたは、秘書歴何年くらいなのでしょうか。

基本的な電話のマナーをご存じない、、、
もしくわ、
まだ、あまり電話とったことがないのでしょうか。

まず、取引先か社内の幹部（役員さんたちの事でしょうか？）から
かどうかの判断は、
大抵、電話のコールで分かるようになっていると思います。
社外からの電話と社内の電話はとる人が判断できるように、
鳴り方が違うはずです。
長くなる、短くなる。等の設定がされていると思います。
（もしされていないなら、しかるべきところに言って、
　電話の設定をしてもらうとよろしいかと。
　あなただけが困っているのではないと思います。）

そして、最初に外部か、内部かが分かれば、
自然とまず、第一声が違ってくるはずです。
外部の電話であれば、「ありがとうございます。
○○会社　○○部門　○○部長席でございます。」と等と、
会社名をまず名乗るのが適当と思われます。
内部電話であれば、部門名と部長さんの名前を名乗るように
なるでしょう。
幹部からの電話で「お世話になっています」でも、
別に構わないと思うのですが、お相手が困ってしまったのは、
あなたの動揺が、伝わってしまったからではないでしょうか。
電話は、大切なコミュニケーションツールですので、
自信を持って対応することもひとつ大切なことだと思います。
電話を掛けてきた相手に、不安を抱かせるのがよくないのは、
別に会社の電話でなくても同じだと思うのです。
秘書職であれば、会社の顔、そしてあなたの仰るように、
部長さんの代理でもありますから、
あなたの印象＝部長さんの印象につながりますね。
相手の気持ちになって電話にでるようにしてみてください。

僭越ながら、人事部でイヤほど、会社の顔として、
電話をとってきた者の感じていることです。
電話の設定、、、まずは、確認してみてはいかがでしょうか。
がんばってくださいね。

補足

お返事ありがとうございます。
すみません、書いていないことがあったので伝わっていないことが沢山あったみたいで。。私が聞きたかったことは、幹部に「お世話になっております」ということが、失礼だったのかなと思いまして、失礼であるとすれば、他にどのような受け答えをすればよいのかと思って投稿しました。電話にでた時に、いきなり「お世話になっております」と言ったわけではありません。電話は固定電話ではなく、会社員が全員携帯を持っている形なので、部長宛の電話が私の電話に転送されてきても、外線か内線かは分かりますが、部長宛の電話か私宛か分からない状態です。
私の仕事は秘書業務だけではなにので、私宛にも外線、内線が入ってきますので、外線の時は、社名、部署名、名前を名乗っています（私も、これは当然だと思いますし、実行しています）ただ、部長宛か私宛かは、そこまでは分からないので、部長宛であれば、会社名、部署、部長席です、とはっきり話しています。
勘違いさせてしまう質問ですみません。書いていただいていることは、すでに当然ながら入社当時から実行中です。

回答No.1

simakawa

はい！　○○部長の秘書の誰それです．只今△△部長は外出をされており，何日何時にお戻りの予定でございます．戻りましたらご連絡致しましょうか？　等々ではどうでしょう．