秘書の方お願いします（電話応対）

質問

できましたら秘書の方、お知恵をお貸しください

事務職として働く者です。
様々な点で非常に厳しい部長が、先月、私の所属する部署に異動
してきました。（私はこの職場に勤務して５カ月目です）
電話応対につき私は早速お叱りを受けました。

部長あてに外線を受けましたが、電話口の方は当初ご名字しか名
乗らなかったため、「どちらの●●様でしょうか」などと伺ったりして
（そしてそれに対し相手もまた普通には名乗らず）、スムーズに部
長に取り次げませんでした。

後々、部長から、
「うちの部署に電話をかけてくる●●と言ったら、●●●●に決まっ
ている、それぐらい知っておきなさい」とお叱りを受けました。
その電話口の方のご名字はよくあるご名字で、お声で聞き分けられ
るほど私はなれておらず（慣れている社員もいるようです）、また
、同様に対応しなければならない相手は他にも数人はいそうな雰囲
気です。

（私の能力に対応力不足の問題があるのだと思いますが）、同じよ
うな電話をまた受けた際に、スムーズに対応できる自信がありませ
ん。

よい対処法がありましたら教えてください。

回答No.1

parudx · ベストアンサー

秘書ではありませんが、営業事務職です。
最初の１ヶ月くらいはかかってくる電話すべてメモをとり、相手の会社名、氏名、取り次ぐ社員の３つを記録しておきます。
すると、Ａ社のＢさんはＣさんにかけてくる、という傾向が見えて来ます。
そうしたら、社名、氏名、社員ごとに五十音順に並べた表を作り、電話の近くに貼っておきます。
聞き取りづらい相手でも、ＡＢＣのどれか一つを手がかりに、正しい相手に取り次げるようになります。

お礼

ご回答ありがとうございます。

すみません私の質問文が至らなかったようですが、繋ぐ相手が部長なのはわかっていたのですが、所属先を名乗ってくれない相手を、名字だけで私が判別するのが難しいということです。

教えていただいた方法は、長い会社名部署名の人から掛ってたときに役立たせて頂きたいと思います。
とても参考になりました
ありがとうございました。