営業マンの所在を明らかにする方法は？

質問

私の勤める会社は食品の外回り営業＆配達が主な仕事なのですが・・・。

私「行ってきま～す！」
事務員「いってらっしゃ～い！」
しばらく後・・・携帯が鳴る。
事務員「○○さんもう会社出発してたっけ？分からなかったから追加の注文受けたよ」
私「ガ～ン、あんたさっき言ってらっしゃいって言ったがじゃんか！！」
そして、私から得意先に電話して「すいません事務員の勘違いで注文受けてしまいましたがもう出発してしまってたんです。」
と謝罪。
たまに「事務員はまだ担当者がいると言ったから注文したのに・・」とお叱りを受けることも。

事務員の確認ミスによるこのようなトラブルが後を絶ちません。今日もやられました・・・。
営業マンが社内にいるのか配達に出発したのかを事務員がきちんと確認すればよいのですが、事務員の怠慢でそのあたりが徹底されていません。
そこで事務所の出入り口付近にボードと札を設置し事務員が営業マンの居所を分かりやすくすれば良いと思うのですが、皆さんの会社でこのようなやり方を採用しているところはありますか？
先日このアイディアを提案したら上司に
「でもそれをするとまだ社内にいるのに出かけたふりをするやつが出てくる」と突っ込まれました。
それは会社側が社員に徹底すればすむ問題だと思うのですが。
どのようなやり方をすれば上記のようなトラブルが出なくなるでしょうか？
良いアイディアがあれば是非教えてください。
参考にさせて頂きたいと思います。

回答No.4

noname#14635

私が事務員として勤めていた会社では、得意先にも協力して貰い、注文締め切り時間を決めていました。
担当者は締め切り後１５分位は社内に居てどうしても急ぎの場合は追加、
出発の際に、札やホワイトボードなどで表記でした。

事務員も他の仕事をしながらうわのそらで返事をしていたり
「さっき、誰が行ってきま～すって言った？」って事もありました。

口答だけではトラブルが起こり易いと思います。

回答No.3

the7colors

すべてとは言いませんが、motokichiさんが提案された方法をたくさんの会社が採用していると思います。
また徹底させるのも必ず必要ですね。
（実はそれが一番難しい。。。面倒だし。。。忘れることも有るし。。。）
またそれがあれば、休んでいる人もわかりますし、出先も書くようにすれば色々便利がいいと思います。

回答No.2

marimo_cx

逆の理由で最近良くタクシー会社や運送会社が使ってるGPS使っている所がありますね。
（逆の理由：外出中の最寄の営業マンを急行させる為）
ただ、ご質問のケースでは大幅にオーバースペックですので、GPSが活用できる新サービスでも開発しないと元が取れませんが。

回答No.1

noname#12533

以前の勤務先では出る前に、ホワイトボードに記入でした。

予め営業・事務問わず名前を書いておき、横は空欄。
空欄に帰社時間・顧客名(営業の方面)・使用営業車両を記入でした。
休日・出張の人はいつまでかを明記。

全員の見えるところに掲げておきました。便利でしたよ。

＞でもそれをするとまだ社内にいるのに出かけたふりをするやつが出てくる

それは会社内の問題です。上司の管理能力がないだけですね。
では「誰がどこにいるかわからないと、電話の適切な応対ができず、
お客さまに迷惑をかけて、信頼を失う」と言ってはどうでしょう？
それとかとりあえず試行してみるとか。