エクセル配信 現代化

質問

現在輸入事務を担当しており、社内と倉庫に対し、製品の入荷予定をエクセルで作ったスケジュール表で配信しています。

でもこれって前近代的だなーという気がしていて、何かもっと現代的に情報共有する方法って無いでしょうか？

プログラミングの勉強をしてITリテラシーを高めたいと漠然と思っているので、そのあたりと絡めて何か良い方法があれば教えて頂きたいです。

回答No.4

kon555 · ベストアンサー

今のご時世、やろうと思えばいくらでもIT的な対応は可能です。パッケージ売りの在庫管理ソフトでも良いですし、外注して専用システムを構築するのも普通の話です。

　なのでむしろ最重要なのは「何をしたいか」「どう変えたいか」です。これが明確になっていなければ、どんな手法も予算も無駄になります。

>> 前近代的だなーという気がして
「前時代的な手法だからダメ」ではありません。今の手法によって無駄が発生しているからそれを改善する方法を模索する、というのが正道です。
　改善の結果、時代に逆行しても業務が最適化されるなら成功です。

　つまり方法論についてアレコレ考えるより先に、今の業務に潜んでいる無駄を探す必要がありますし、それが見えれば前述する「どう変えたいか」が定まります。
　ちなみに言うと、これはソフト開発においては『要件定義』という超々々々々重要工程にあたります。
https://it-trend.jp/development_tools/article/32-0060

　余談ですが、貴方の前時代的だな、何か変えられないかな、という感覚は非常に重要で、貴重です。
　大事にして下さいね。

お礼

kon555様

ご回答ありがとうございます。

読んでいて、本当に納得しました。
確かにエクセルでの配信は前近代的ではありますが、倉庫のスタッフさんにとっては最適なツールだと思います。

且つ、潜んでいる非効率については私のリサーチが全く行われていませんでした、営業さんやバックオフィスの方が何を求めているか、どこに不便さを感じているかなどは全然考えていませんでした。

現状確実に非効率と感じるのは自分の手元で表を作成する時なので、自分自身のマクロやアクセスのスキルを向上させてみます。

要件定義のご紹介も、ありがとうございます！
コレ読むだけでも頭が良くなりそうです笑

ソフト開発は遠い未来になるかもしれませんが、この考え方は何をするにも生かせると感じました。

そして、何か変えられないかな、という感覚、大切にしてみます。

素敵なコメントとアドバイス、ありがとうございました！

回答No.3

hiro_1116

共有する相手が、予定表を印刷して現場に貼っておくような使い方だとしたら、今のやり方が皆にとって一番親切かもしれません。
先方の意向も聞きながらやることをお勧めします。

お礼

hiro_1116様
ご回答ありがとうございます。

倉庫の方々は、スケジュール表を印刷して手持ちで現場に持っていって、当日の予定を確認していると思います。

確かに倉庫向けのスケジュールは、紙で印刷しやすいようエクセルをメールで送る形式の方が親切かもしれません。

現場の利便性を考えるのを忘れていた気がします、これは改善活動するにしても、とても大切なポイントですね。

ご回答ありがとうございました！

回答No.2

cicibo

利用する人数、その人たちにパソコンなどが支給されているのかなども考慮しないとならないと思うのですが、MicrosoftのTeamsで事足りませんか？

お礼

cicibo様

ご回答ありがとうございます。

倉庫さんの方はパソコンで仕事をするのは5名ぐらいで、現場作業の方は20人ぐらいが紙ベースだと思います。

社内は営業さんとバックオフィス、トータルで60人ぐらいが利用しますが、そちらは全員パソコン支給されています。

TEAMで配信もできると思います、グループを作成してファイルを共有する形式にもできると思いますが。。
スケジュールを元に、オーダーに対する在庫の割り当てを行ったり、客先に案内したりが開始されるので、グループの人間がいつでも更新・編集できてしまうのは困るんですよね。

でもメールで送付するみたいな形で、個々でしか編集できないファイルをアップできるのか、ちょっと調べてみます。

ご回答ありがとうございました！

回答No.1

okvaio

専用サーバーを設置して、関連部門が閲覧できるようにすると
配信の手間がかからず、リアルタイムで管理できると思います。
（予測、確定なども必要）
尚、編集できる人は限定し、改ざんできないように注意して下さい。
時間を決めてバックアップ機能も必要です。

お礼

okvaio様

ご回答ありがとうございます。

なるほどですね、共有フォルダへのアップは同じ部門の担当も行っているのですが、外回りの営業さんは共有フォルダにアクセスする為にVPを張ったり、ノートPCから共有フォルダへアクセスするまでに時間がかかったりするので、あまり受けが良くないようでした。

また、そうですね、仰る通りに、編集はロックして、いつ更新したのかがはっきり分かるよう、確定のタイミングをメールで配信するか、決まった曜日・時間に確定するようにしたほうが良いかもしれませんね。

ともあれ問題点がはっきりしてきた気がします、さっそくのご回答、ありがとうございました！