マニュアル作成、文章がどうしても長くなる。

質問

マニュアルを作成中です。
とある作業のやり方を１，２，３と箇条書きにしています。
最低限することをまとめているのですが、意外と最低限が多く、文章が長くなってしまいます。
当たり前のことを親に教わってきていない方が多く他国の方もいて、当たり前のことから解説していく必要があると言われています。
例えば、
床を雑巾で掃除する方法について：雑巾を用意、バケツに水をはる、雑巾のしぼり方は、・・・でと解説していく感じでマニュアルを作らなくてはなりません。そんな最低限がいっぱいあり、短くするのが難しいです。
長い文章を短くするコツを教えてください。

回答No.4

cicibo

回答No.3です。

＞絞り方まで書いて欲しいと言われたので、細かくなりすぎて長くなります。
＞で、困っています。
＞それはどうしたら良いですか？

それであれば、絞り方を一つだけ記載します。

「絞り方を記載しない」というのは、人それぞれのやり方（絞り方）があるような場合は、あえて書きません。ということを意識してみてくださいとお伝えしたかったので、「記載しない」とお伝えしました。

ちょっと、例が適切でないかもしれませんが、
（１）東京駅で荷物を受け取ります。
（２）大阪駅まで、移動します。
（３）大阪駅のＨ急百貨店の１階で、荷物を渡します。
という手順があった場合、（２）の東京駅から大阪駅への移動は
様々な移動方法があります。普通に考えれば、駅での受け取り、
受け渡しなので、東海道新幹線を使うと思いますが、飛行機、車でも
可能です。それぞれの移動手段を書くと、選択肢が広がりますが、
この作業に慣れていない方、新人さんなどは、迷ってしまいます。
ご質問者様の企業のように外国のかたも多くおられるのでしたら、
余計に配慮してあげないとなりません。
そのようなときは、”あえて”選ばせずに、あなたが最適だと思った１つだけ、つまり「東海道新幹線で移動します」と書きます。

後々、飛行機での移動は禁止されているの？とか、車で行きたいけど。。。という意見が絶対に出てきます。そのようなときは、「マニュアルはいろいろな社員のみなさんがみてわかりやすくしているので、”あえて”手段を１つに絞っています。ですので、それにこだわらずに、臨機応変に対応していただいて構いません」と説明します。

すみません。長くなりました。
いろいろなケースをたくさん書いてしまうと、長くなって、見にくく
なってしまいます。ズバッと、勇気をもって、１つのケースだけにしてみてください。きっと、使ってもらえるマニュアルになると思います。
参考になるとうれしいです。

お礼

ご丁寧に詳しくありがとうございました。

回答No.3

cicibo

やることだけを記載します。例えば・・・、このような場合は・・・といったことは一切省きます。必要であれば、欄外とか、注記で別に記載します。
・雑巾を用意する
・バケツに水をいれる。
　　↑ここで、冬、寒いのでお湯でも可、なんてことは書かない。
・雑巾をバケツにいれる
・雑巾を絞る
　　↑ここで絞り方は記載しません。
というような感じです。
参考にしてください。

補足

分かりやすい回答をありがとうございます。
絞り方まで書いて欲しいと言われたので、細かくなりすぎて長くなります。
で、困っています。
それはどうしたら良いですか？

回答No.2

m5048172715

最低限があるならそれを書く必要はある。読者が外国人ならなおさらである。こんなの書かなくても当たり前だろということも書いて良い。

厳しい検定を社内で実施しても良いね。質の良いサービスというのは、ぎりぎりではなく、もっと厳しい・質の高い基準から、出てくる物だと私は思う。

回答No.1

hiro_1116

図や写真を上手く使うと文章でグダグダ書かなくて済むこともあります。

補足

ありがとうございます。それは予定しています。使っても長くなり困っています。