卒業アルバムの契約について

質問

小学校の教員です。卒業アルバムは、４年生の時、保護者預り金において、見積り合わせをし、児童１冊当たりの単価（７千円程度）で契約する予定です。仕様は、５・６年生においての、業者による写真撮影と学校からの写真提供により、編集・デザイン・製版をしてもらい、卒業前に冊数確定し、印刷・製本、６年生卒業後の納品となる予定です。
　本題ですが、
(1)　学校保管分１冊は、公費での支払いとなりますが、写真撮影から製版までは児童分のみに含め、学校保管分については、卒業前の冊数確定時の印刷・製本に掛る単価計算（３千円程度）で、別に簡易に契約します。
(2)　卒業時担任分（３冊）は、児童と同じ単価で自己負担します。
相談１　(1)の学校保管分が児童分より安くなることに問題があるでしょうか。なければ、理由付けを「増刷分」とするのは違うと思いますので、最初の契約の時に「学校保管分は冊数確定時の印刷・製本に掛る単価計算で見積もる」のように書いておくべきでしょうか。
相談２　(2)の卒業時担任分ですが、(1)と同様の契約にした場合、児童より単価が安いことで、問題はあるでしょうか。
相談３　見積り合わせ・契約書について、参考となる例があれば教えてください。
経験のある方やどう思われるかのご意見でもけっこうです。よろしくお願いいたします。

回答No.1

hue2011 · ベストアンサー

この話はおかしいというのを気づかないと困ります。

児童分、担任分、学校分というように仕分けて処理をするのは学校の側の都合です。
印刷屋側が神経を使ったりする義務のない部分です。
印刷屋にしてみたら、渡す相手ごとに価格が違う納品書をいちいち作る必要があるなら、その事務手数料にいくらかほしいという主張をしたいところです。

こういう話のときは、その卒業アルバムに関する基金を作り、そこに、支払時にいくらいくら入っていること、という決めをして、そこから決済するのが普通です。
購入したもの一つ一つには差はありません。仕入れ価格で、さっと計算したものを印刷屋に1枚の請求書にたいして支払うべきです。

次に、児童相手にひとりいくらで提供する、学校にはいくらで提供する、担任にはいくら、という、仕入れたあとの販売価格を違えるやりかたをします。
当然、集めたお金と販売後の残高が合わない可能性があります。
不足が出ないように価格を決め、余剰が出た場合、その残金をどうする、という決めをしておくべきことです。卒業式のときの雑費のたしにするとか、面倒でないやりかたはいくらもあるはずです。

補足

ご回答に感謝します。
「卒業アルバムに関する基金」の所ですが、
私学とかではあり得ると思うのですが、市のレベルの取り決めにおいては、保護者預り金の会計についての原則として、総額での会計報告は許されず、1人当たり額の計画で集金依頼し、精算報告も同様で、余剰金や不足金が発生する前提にありません。あくまでも「1人に付き、実質金額の購入をする預り金」という事です。
　ですので、アルバム業者も心得ておられて、（最低発注冊数は決める場合もありますが）3年前には発注冊数が確定していないのですが、あくまでも児童1冊当たりの金額で見積り合わせをして契約していただく事になります。結果の過不足は、業者側でみる事になると言う事です。契約の種類としては、撮影・デザインを含めて委託契約かと思います。
　その中に、公金での1冊がありますが、3年前の撮影・デザインに係る委託契約も含められるかというと、難しいところがあるので、「版が出来上がってからの購入予告を書いておく」という事で考えている訳です。
　ご意見は、預り金と公金の制約がなければ、一般的にはそうなのかと納得できます。
児童分とその他の単価違いの件は、「学校側の問題であり、最初に決めればいい。」と言う感じに理解して良いでしょうか。