必要な業務、周辺部署との連携

質問

こんにちは。

以下の質問に対するアドバイスを求めています。
どうぞよろしくお願い致します。

先ずざっくり私が最近配属された部署の現状なのですが、業務管理や情報共有がずさんで、きちんとした情報管理や客先対応が求められる業務にも関わらず認識の甘い不確かな情報認識やそれらを育む低意識で日々業務が行われています。
管理者もよく話しは聞いてくれるのですが、当の管理者も最近配属されたばかりで、業務をよく解っておらず、様々な人間関係や性格背景の中今ひとつ業務改善が進んでいません。

意識改革はちょっとすぐには難しいと思いますし、私は1年後にはまた移動が決まっているため、あまり手間隙もかけられない状況の中、現状の業務改革が必要な段階です。

自身の業務も割と多いため、周辺部署との連携も満足には取れない中、とりあえず「この業務の遂行するために必要な日々変化する情報の共有を徹底しよう。」から着手しようと思い、情報の更新管理をするツールを作りましたが、そもそもが自身のアクティブさに対比して評価要求の多い人たちの中での仕事なので、色々と根回しも大変です。

業務で月一しか顔を合わせない様な人もしばしば居るような境遇の中、そういう人たちにも情報更新、共有動作を身につけてもらわないとならないので、とりあえず更新／管理ツールを制作し、使い方も通常のコンピュータリテラシーがあるなら考えなくても解る様にシンプルなものにしました。

ところが、このツールの利用すらままならない。
今までのずさんな管理方法でも、慣れた方法を人間は取るようで、自身がいかに大まかにしか理解していないかを自覚していない人たちにこの新しいツールを使ってもらうように促す作業に躓いています。

実際、何か問題が起こると多くの人が「良く知らない」「誤解している」現状なのですが、今までそのレベルで来ていますから、情報の更新や共有の徹底という事に対する意識は低いのです。

私は配属されたばかりなので、強い発言権も持っておらず、１年限定なのでかけられる手間隙にも限りがありますし、日々の自分の個人的な業務の中それほど注力もできません。

似た様な境遇の方は沢山いらっしゃると思うのですが、みなさまこういう場合にはどう対処をされていらっしゃるのかご意見をお伺いしたく、当質問を立てさせて頂きました。

どうか画期的なアドバイスなど頂けたら幸いです。
よろしくお願い申し上げます。

回答No.3

katchin_

質問者ご自身が動くことが一番だと思います。

動く、とは、ご自身で必要な情報をまとめること。そしてその管理が容易で更新も簡単であること。
その情報を部門共有情報として公開します。

他の方々がそれほど問題意識していない一番の理由は、困っていないからです。

批評家は嫌われます。
また、異動が決まっているのであれば、その人が "いうだけ" であれば　異動したらもとに
戻るのが見えているから従う必要も (客観的に見ても)なくなってしまいます。

仮に、現状がコンプライアンスや個人情報保護法等に違反しているのであれば、監査部門から
正規な話として指摘がさるはずでしょう。

回答No.2

trytobe

改善を求める上司も改善担当者も、そのようなエクスキューズで「その対策は実施できません」というようでは、

その指示を受ける側の人間は、「現状の業務でまわっていますから、そんな変更は実施できません」と職場改善を拒否して、

結局は、船全体が沈んで、全員が漂流する憂き目にあうだけのことです。

改善するつもりならば、否定ではなく、できることを取り入れないと、情報共有できていない同僚となんら変わらない技術マニアで終わってしまいますし、あなたが１年間期限で送り込まれた意義（あなたの１年後の処遇を見据えたプロジェクトのお手並み拝見）を、ご自分でみすみす逃すことになるでしょう。

ですので、先の回答以上に私のノウハウを提供することも、御社やご自身の好みに合わせることもここで終了します。御社とご自身のご発展をお祈りしております。

お礼

ありがとうございました。

そういう訳で「現状をお伝えした上で」できる事の案があればと思い質問を立てさせて頂きました。
ご理解頂いた上でもし案などあるようでしたら、引き続きお待ち申し上げます。

補足

他の方の目にも触れる事を考えて念のために補足をしておきます。

一人一人は何の問題もない普通の方々です。
ただ、各々の間の関係に問題があるとでも言いましょうか。

私が来る前に出来上がっている人間関係周辺のものが部の士気を低めています。

人間関係を改善し、明るく楽しく優秀な職場になるのが理想ですがそれは無理なのでとりあえず業務改善に目線を向けている現状です。

回答No.1

trytobe

あえて、ローテクで、パソコンが苦手だからという言い訳ができない「週報」を上司に出させる、というのを勧めます。

「どの顧客で」「どの案件が」「どうなった」「来週はこうする予定」

その４列を、ひたすら１行１案件ずつで、書いてもらうだけでいいのです。

その「こうする予定」というのが不安なら、上司は翌週を待たずに本人に聞けますし、翌週も同じことが書いてあったり実質的に進展がないアイテムがあったら、それも本人に確認できます。

その程度の簡単なことですらできない、というのは、「自分の頭の中を整理できてなくて自分で自分を忙しくして、せっかくの週報で頭の中身の整理ができる時間を自分で潰しているだけ」とビジネスマンとしての基本から叩き直すのです。

そのときに、下手にハイテクなものを使って、「スキルがないから俺はできない」という言い逃れをさせないために、ローテクで逃げ道をなくすところから仕切り直すべきなのです。

お礼

ご回答ありがとうございます。

「週報」は担当者→上司の想定でお間違いありませんでしょうか。
つまり「日報」的なものということでしょうか。

上記理解が合っているとして話しを進めさせて頂きます。
日報であれば既に行っております。

どこもそうだと思うのですが、「人手不足」という言葉に逃げてはならないと思うのですが、上司も実際よく動いてくれる人で、現状で既に稼働がやや過剰気味な状態で、担当者からの日報を管理する事まで乗せるのは少し無理もあります。

管理者が他の業務に当たっているので、事実上「日報管理」は担当者の中のリーダー的な人が行うしかない。
ところがリーダーもチーム制のため１２人居ますから、リーダー毎の認識の違いや対応手段の違いでチームをまたいで行う業務時には右往左往。

リーダーの中のリーダーが少し前までは居たのでまだまとまっていたのですが、今は１２人が同列なので遠慮があったり力関係があったりなどでスムースというわけにも行きません。

仰って頂いたような「自分で潰しているだけ」と叩き直すにも、戦後間もない頃の気合いを入れれば何とかなったのかもしれない頃と違い、優しく促したり、強く押し付けたり、持上げてやって頂いたりなどなど個々への個別対応が現実的かと思える状態。
つまり「叩き直す」上司が居ませんし、「叩き直す」立場に私がありません。

この部署でももちろん能力のある人は居ますが、そういう人ほど諦めモードっぽい雰囲気があります。
実際私もまだ日が浅いですが能力の問題ではなく精神レベルの問題で頭を抱えています。

能力が劣る人も確かにいますが、実質業務に支障が出るほどの能力不足の人はそれほど居らず、問題点の大半は精神レベルの問題に思えています。

そんな人たち相手にどう「叩き直せば良いのか」も解りません。
実際少し前まで居たリーダーの中のリーダーはやり方に問題がなかったわけではないとも思いますが、それでも膨大な労力を傾けてリスクを背負って部内を動かしていました。

それでやっと動いていた部にそのリーダーが欠けた訳です。
ある者はやっとこれででかい面ができる、別のある者はこれでやっと肩の力を抜ける、、、
口には出さずとも聞こえてきそうです。

この部署を動物園と称する人もいます。
さすがにそれは言い過ぎだと思いますが、してはならないところで用をたす犬猫にどうやってトイレを覚えさせるかみたいな悩みに近いのかもしれないと思っています。
※因に動物の飼育経験はありません。

私はリーダーでも上司でもない一担当者で、今後ここに居る１年間立場が変わる事はありません。
使えるとしたら立場が一担当に過ぎなくても信頼ある人物としての皆に動いてもらえるような人物になる事くらいしか思いつきませんが、１年でそれも中々なんです。

いかがでしょうか。

補足

補足です。

日報の管理整理ができていれば問題ないのですが、日報の管理体制がそもそもずさんで、日報が日報の役割を十分に果たしていない現状です。

ですから、新上司も日報の管理に関する優先度意識は低く、他の業務に当たっています。
そういう訳で担当者間で何とかできる方法を考えています。

日報は担当者レベルでも閲覧かのうなので、私が個人的に全てに目を通し、情報の確認、整理をするという方法も考えられますが、稼働を考えると現実的とは言えません。
せめて何人かでしなければなりませんが、「なんで私だけが！？みんなでやるものでしょう！」意識がそれぞれにあるため中々進みません。