官公庁への要望メールの書き方は？

質問

区役所・動物愛護センターのHPに、「ご要望・何かお気づきのことがありましたらこちらから」とメールリンクがあるので、そこからメールを送ろうと思います。

単なるクレームメールにならないように、また見逃されずに効果的に読んでもらえるには、どのような書式にしたらよいでしょうか？

回答No.1

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu） · ベストアンサー

・自分の身元を明らかにすること
　氏名、何月何日の何時ごろ利用したか

・どういった対応を受けたか（前後の流れ）

・改善しないことによるデメリットを
　はっきり述べること
　（個人的な感情、単発的な事故だと対応策が検討されません）

・「必ずメールにてご回答をお願いします」という一文
（連絡先としてメールアドレスを記入する欄があると思います。）

やりすぎるとクレーマーになるのですが、
「メールで回答がない場合は
センター長宛に電話させて頂きます。
誠意ある回答を頂けない場合
保健所に苦情を入れさせて頂きます。」

と上位組織への通報の可能性をかいて置くと
返事が来ると思います。
役所は上位組織に苦情を入れられるのを嫌がります。

http://www.city.yokohama.lg.jp/kenko/hokenjo/genre/douai/20110616160226.html
トップページ > 健康福祉局 > 横浜市保健所 > 分野別情報 > 動物愛護センター > 各区福祉保健センター生活衛生課連絡先：動物愛護センター：横浜市保健所

お礼

回答ありがとうございます。お礼が遅くなってすみません。
箇条書きがわかりやすく、参考になりました。
また、ついクレーマーになるのを避けるあまり、控えめなやり方をとってしまいそうでしたが、「メールで回答がない場合は～」というところもなるほどと思いました。
そのくらいはしないと、業務のはざまで黙殺されてしまいそうですから。

あまり大人っぽくしようと気負わず、礼儀正しくストレートにやってみます。

回答No.2

trytobe

建設的な提案というか、こうだったらよかったのにな、という「前向き」「期待」「応援」として、今の残念なところを「モノは言いよう」で「応援メール」にすれば十分です。

あとは、実名じゃない人間のはいくらでも乱造できるので、知り合いの公務員たちには「そんな名前も出せないような要望」で残業すんじゃねぇぞ、といっています。

そして、縦割り行政や省庁vs.外郭団体などの話もあるので、複数の関係先に、「これらの関係先に同内容でお伝えしている件です。」と冒頭につけて、同じ件に関して実名でそれぞれの窓口に伝えるようにし、互いに連携してもらえるような仕掛けをしています。

つまり、「政令指定都市」「区」「区から委託になってるかもしれない動物愛護センター」の３つの窓口で共有させることで、「部長」「課長」「係長」に伝えるような働きをさせるのです。

お礼

回答ありがとうございます。お礼が遅くなりました。
「応援メール」、という考えはとても参考になりました。
同じ内容でも、気持ちよく伝われば効率もいいですものね。
あまり気負わず、相手や公のためを思って・・・というスタンスを貫きたいと思います。