マンションの管理組合

質問

1) マンションの管理組合役員（理事、監事）の資格について、
　　理事会に本人が出席できない場合、代理で妻が出席し決議できるのですか？
　　（因みに、妻が共有持ち分の場合、そうでない場合）　

２）マンション管理会社をリプレイスする場合の管理組合役員としての手順をご教示下さい。

回答No.7

soyokaze2020

2つのマンションで、理事会長、副理事長の経験者です。マンションごとに管理規約が異なるので一般論で。

理事会は基本的には原案策定担当です。決議は総会で行います。で、原案作りは管理会社に丸投げすることが多いです。
なので平の理事は奥さんが代理でも大した問題はないはず。ただし理事長は決裁をするので本人でないとまずいようです。

管理会社については、財閥系大手のとこはきっちり仕事してくれてますが、独立系の某社は最低限のことしかしてくれません。ネットの噂を見る限り、それでもましな方のようです。管理料も後者が割高ですが、立地が違うので単純比較はできません。
長期修繕計画は両社ともそこそこのものを持ってきてくれました。が、後者は経年後に計画よりかなり割高な見積を持ってきていて怪しくなっています。
管理会社もいろいろなようなので、情報収集をしっかりして、変なとこをつかまされないようにしてください。

回答No.6

ゆのじ（@u-jk49）

1、理事会案内に議題が明記されている場合、そういう文書が事前配布される理事会ならば、妻の代理による決議は、一定の有効性があると思う。事前文書により、当人(夫)の意見(見解)が妻に伝えられる可能性があるからですね。しかし、事前に文書配布が無く、理事会での当日提出議題(議案)の場合、代理人に賛否を決断させるのは問題がある。代理人が多くなってしまうと、そこに付け込んだ管理会社が、その場の雰囲気で、思わぬ事柄を決定させてしまう、そういう事態に誘導するということがある。

因みに、総会での役員承認は、部屋番号オーナーではなく、個人名のはずですので、夫が役員だから、持ち分共有の妻も役員ということにはならない。持ち分の件は関係ないということ。

また、監事は理事会に出席すべきではありません。そもそも議決権のない監事が、理事会に出席して、対等に意見を言っていては、監事として、適正な判断が出来ません。理事会運営が不適切であったと言えるのが監事なのですが、「貴方も理事会に出ていて、賛成したこと」、または、黙認していたとされて、そういうことが不可能になる。臨時総会の招集権が監事にあるということの意味は、監事は、高所から理事会を見守り、問題があれば、理事長を無視して総会が開けるということ。そういう権利を行使する為にも、監事は、理事会での議論そのものからは一定の距離を置く必要があるのです。

2、リプレイス手順。

A、リプレイスを念頭に置く必要が生じたら、まず、最初の総会では、とりあえず、現行管理会社との契約(1年間)更新は認める条件として、管理会社に改善要望事項を突き付ける。上程議案説明書に、現在の管理会社の不具合を明記(箇条書き)して、そういう事柄の改善を促す。改善が無い場合、リプレイスとなることも記しておく。そういう「管理業務契約更新の件」という議案(収支報告の1号議案に次いで、通常は第2号議案となる)を作る。

ということは、「議案上程説明書」(総会案内文書)作りを管理会社に丸投げするのではなく、役員が作れるという文書作成能力が必要。これが出来ないと、そもそもリプレイスが難しくなる。新管理会社候補にそういう業務を隠れてやって貰うのも危険。そういうことをやってくれる新管理会社候補があったとしても、何もできない管理組合としては、前管理会社以上に舐められた管理になることは必然。

アンケート調査したり、臨時総会を開催するのは面倒。1年前の総会で、理事会としてのリプレイス辞さずの「決意表明」を行い、全組合員(区分所有者)に、そういう決意を周知徹底させておく。総会の3か月後が「管理業務契約期間満了日」なので、リプレイスするにしても、臨時総会ではなく、通常総会での議案提出が良い。契約期間満了の3ヶ月前(そういう設定になっている)の通常総会だからこそ、「契約打ち切り」ではなく、「契約期間満了」という表現が出来る。「打切り」では、なにかトゲがあって、そういう表現に反発する古くからの人というのが必ずいる。「契約期間満了に伴う新規(新会社)契約」という穏当な表現が良い。

B、議案説明書を送付する為には、賃貸に出している外部オーナーの現住所・氏名の把握が必要。管理会社より、そういうリストの提出を求め、管理組合として、完全に全組合員の氏名と現住所を把握する。議案説明書の送付を管理会社に丸投げしてしまうと、「委任状」とか「出欠票」の操作を疑わなくてはいけなくなる。または、「出欠票」が過半数に達していないため、総会不成立とされてしまう可能性もある。総会を開けなければ、そもそもリプレイスも出来ない。プライバシー問題などを理由に、組合員リストの提出を拒否する管理会社が多いが、「新管理会社候補が重要事項説明書を送付する為」という理由を述べれば、こういう文書の事前送付は、法的に義務付けられていることなので、そういう法的義務行為を阻止することになるリストの提出拒否はリプレイスされそうな管理会社としても出来なくなる。

C、管理会社に要望改善がみられないと理事会が判断したら、次の通常総会では、「新規管理業務契約の件」という議案を提出する。理事会にて、新管理会社候補として数社以上から見積を取り、必要ならば、理事会での新管理会社候補プレゼンテーションを行い、1社に絞る。で、この新会社候補と、管理業務の「新規契約」の承認を総会で取り付けるということ。

D、ただ、必ず、総会直前に、新管理会社候補による「重要事項説明会」を開催しなければいけない。これは、法的にやらないといけない。この説明会の説明書(契約書・仕様案)は、事前に、総会案内と一緒に送付(または、ポスト投函)する。総会前の15分間でやってしまうという手もある。

E、総会で新規契約が承認されたら、直ぐに、文書にて、契約更新をしない旨、それまでの管理会社に伝え、そして、新管理会社との契約書に理事長が署名押印する。

F、新旧管理会社の業務引継ぎが大変。文書類、鍵類、備品類などの員数確認や、管理人業務範囲の確認を要する。必ず、理事長が立ち会うのが望ましく、誰も立ち会わないと、引継ぎで訳が分からないことになってしまう。リセット、再確認という意味でも、リプレイスの価値は役員による業務引継ぎの立合い。

G、管理会社を変えても、不勉強な役員が多い場合、ほとんど何も変わらない。要は、ちゃんと議論が出来る役員が集まるかということだが、そんなことは不可能。輪番制役員のほとんどは、議論の進め方とか、理論構築を理解できない。または、素人理事会が何かを決定することなど、無謀であり、危険。運よく、誠実義務、善管義務を果たしてくれる管理会社と出会えれば良いが、残念ながら、そういう人材が、この業界には残っていない。

要は、質問者様、貴方次第。貴方の勉強次第。全員を敵に回してもやってやるという決意が無い限り、リプレイスは大変に危険です。今迄の管理会社のダメダメ部分が吹き出しますが、新会社は、それを隠そうとします。同じ同業者として、管理委託会社という隠し事の多い業界全体を守るため、業界に蔓延る不都合を素人には隠す必要があるのです。新会社が旧会社の法的責任とか、管理業務責任を追及しようなどとは決して思いません。素人は、新しい管理会社が古い管理会社のダメなところを明かし、そういうことで、マンション管理がより良いものになってくれると期待しますが、新しい会社は前の会社が駄目だとは絶対に言いません。理事会決定に従った結果なんでしょうと言い張ります。管理会社は、理事会承認により動いていますよ、ということを言い張ります。

お礼

非常に詳細なご回答ありがとうございました。小生今季役員でリプレイスを視野にいれてます。大変参考になりました
。

回答No.5

Misaki-27

うちは来る者拒まずな理事会（＾＾；
来るなら継続的に来てほしいのが本音。

前回の話の続きなんて事になったら、突発的に来る人には理解不能。

後困るのは、改装工事での話合い。住人なら住み続ける為の意見を出す。
相続人なら、売却する為の意見を出す。意識の違いでトラブルが起きてしまう。

後は外部に出せない問題はどうかな？構造欠陥とか管理費滞納者とか？

その日だけなら欠席って形が良いと思う。後から出席者に話を聞きましょ。
継続的にって話なら、親族が参加って言うのもアリだと思います。
まずは、理事長に相談すべきですね

回答No.4

nitto3

私は二つのマンションに関係していますが、
勤め人が多いマンションですから、
奥さんが代理ということは、容認されています。
でも一つのほうはクレーマがいて、
それができなくなって、いちいち委任状を出すことになってしまいました。
また最近は老齢化で緊急代理が必要なことが起こったりして、
規約を替えて近親者も同列に扱う案も浮上しています。

管理会社からうまく過去の資料を出してもらうことが
できるかがネックになるでしょう。

回答No.3

merciusako

１）役員は総会において承認されますから、特定されることになります。
　　承認されたその本人が役員です。
　　従って、共有であろうとなかろうと、代理ということはあり得ません。

２）最終的には総会で決定するわけですから、理事会では、総会で決定しやすいような議案とすればよいのです。

一番簡単なのは、理事会で数社を選び、区分所有者からも推薦を受ける、現在の管理委託内容と同一の内容で相見積を取る、全社あるいは数社のヒアリングを実施する、最終的に理事会で１社に絞る、その１社で良いかどうかを総会に諮る、という手順です。
あるいは、管理委託会社選定委員会、というような、理事と一般の区分所有者を交えた委員会を作って、その委員会が理事会に具申する、という方法もあります。
まあ、どのような方法であっても、総会に諮る１社が決められれば良いのですが。

気をつけなければならないのは、現在の管理委託契約を解除するわけですから、契約解除期間が定められているはずです。
契約途中でリプレイスしたい場合は、この契約解除期間を守らなければなりません。
一般的には、管理委託契約は１年ですから、契約期間満了にともなってリプレイス、が無難です。

また、管理の空白期間が出来ないように総会の日程、次の管理会社との契約のスケジュール調整も必要です。

あとは、現管理会社と次の管理会社の業務の引き継ぎです。
管理組合として現管理会社に渡している書類などを一旦すべて引き上げて、次の管理会社に渡さなければなりません。

まあ、現実には理事会で１社に絞った段階で、総会は承認されるでしょうから、その１社に相談すれば良いでしょう。

回答No.2

ゴルゴ 13（@golgo13--）

判例によると、かなり厳格にされています

但し、夫が交通事故に遭ったとか、病気入院中とか、海外赴任中とか
そういうやむを得ない場合のみ、代理人出席ＯＫとされています

しかし、各々のマンションに文化、伝統があるでしょうから、そのマンションのしきたりに則ってください

（２）は知りません

https://www.youtube.com/watch?v=HYb1q5vmv3w

回答No.1

tzd78886

大抵の場合、妻が代理で出席しても問題にはなりません。