パートの仕事

質問

ご意見願います。

営業担当宛に
注文書のファクスがきます。

離席がちなので、
短納期や出荷漏れを防ぐため
1日に何度か彼の席に行って注文書を確認します。
注文書はポロポロ来ます

休日前出荷は前日に何通も注文書が来るので
特に気を使いますが、
先日夕方になってから
当日出荷の注文書に気がつき
慌てて発送準備をしました。

そもそも上司からは、
注文書の納品書、
送り状作成を依頼されていましたが
慣れてきたので、
商品の梱包も自分からやり始めました。

すこしでも正社員の手間が軽減され
彼らが他の仕事に力を入れられるように
自分から始めたことです。

営業さんは、助かっていると言ってくれますが
発注手配や在庫管理までは荷が重いので
正社員さんにお任せしています。

他の正社員さんから
仕事が中途半端だと言われました。
どこまでやりたいのか わからないと。

注文書に気がつかず
発送が漏れた場合を指摘されました。

今後、ファクス 注文書が来た時点で
a 一声掛けてもらう
b ファクスを手にした方に一部コピーをお願いして
私が別保管する。
c 営業宛でなく ファクスを私が先にいただき
納期順にまとめてファイルしたものを
新規注文書として営業の机に置く。
こんなことは、本来
担当と直接話し合うべきですが、
彼に話しても、私がやりやすい様に‥と
丸投げなので相談になりません。

ご意見お願いします。

回答No.1

version51

注文書が来たら即出荷なんでしょうか。
その辺の事情は分かりませんが、何かシステムに入力とか、Excelで集計もしないのでしょうか。
出荷が遅れても社員の責任
気が利く方なのかもしれませんが、相手や他の方がやらなくていいからという雰囲気なら知らない振りでいいのかもしれません
中途半端だというからには、注文書が来て受け付けたら最後までやるというやり方なのかなと、おみうけします。
他に仕事がなくてひまなのかと思われうかもしれませんよ
案外人ってそんなもんな気がします

お礼

ご回答ありがとうございます

回答者さまの おっしゃることも
よく わかります。

梱包発送は課長が
出来るならやっていいよーっ的に
言われたことです。

補足

ご回答ありがとうございます

通常 納期は余裕があります。
週末前に当日出荷の問題が起きます

最初に
営業が注文書の在庫の有無、
欠品は外注に発注となります。

これらを確認した上で
私に注文書が渡されます。

私は出荷予定の一覧を
エクセルで作成し
ブイルックで納品書と
売り上げデータを連動させたものを
週に何度か営業に添付します。

なにか すれば責任が生まれます
営業が一人で入りから出まで
やっていた業務を振り分けると
他人をあてにして
ミスが生まれる‥
それを避けるために綿密に役割りを
はっきりさせておきたいのです。

私はパートなので
なにかあれば営業の責任になりますから。