業務経歴書の氏名について

質問

私は現在、システム開発会社で個人情報保護部門の担当をしていますが、
そこで、社員・期間契約・個人契約の方の業務経歴書の取扱いについて分からない点があります。

前述した経歴書の氏名にあたる部分（ファイル名、ファイル内の氏名欄）は
現状、イニシャルで命名・管理しているのですが、
特定の社員を検索する上で不便な事もあり、
氏名にあたる部分を「苗字」に変更しようかと検討しており、
可能であれば、管理または提供（他社への推薦時）にこの状態で
そのまま使用出来ればと思っています。
この場合、個人情報保護法またはそれに関連する法・ガイドライン上、
特に問題無いものなのでしょうか？

よろしくお願いいたします。

回答No.2

AkiraHari

イニシャルだろうが苗字だろうが氏名だろうが、そして社内だろうが社内だろうが、個人情報の取り扱い基準を決め厳格に行っているかです。
イニシャルだったらOKだとか、社内だったらOKとか、何を根拠に言ってるのかな。

イニシャルのが個人を特定しずらいのは当然です。社内のが不正利用防止の監視がしやすいのは当たり前です。しかし、社内でも関係ない変な奴に漏れるのは大問題です。イニシャルであっても別のファイルにそのイニシャルと対応した氏名があるはずですし、住所や年齢もあるでしょう。ファイルやデータベースの一部では特定しにくくするのは良いことですが、データベースの暗号化までしたとしてもその管理がいい加減であれば個人情報管理がなってないと指摘されるのは当たり前です。
稼働中の派遣社員のスキルシートの扱い、不採用にした方のスキルシートの扱いなどしっかり決めてください。
不採用の方のまでイニシャルであっても保存するなら、どのような理由でそうするのかエントリー元に伝えるべきです。

回答No.1

simotani

社内管理は問題無いですが、他社に提供する場合は個人情報管理要項に記載する必要があります。
で、他社に推薦する為とかきちんと提示して変更了承を受ける必要があります。これで「変更拒否する場合は斡旋が減少する可能性がある」とも添えておくべき。それでも拒否するのは本人の自由です。

お礼

早速のご回答ありがとうございました。

やはり、経歴書の氏名部分を変更する上で、
本人の同意や自社の規定への反映は必要そうですね。

参考になりました。