職務経歴の照会に接した場合の対応

質問

転職先の企業から、転職者の職務経歴の照会に接しています。昨今の個人情報保護法に絡みどこまで答えていいのか（口頭、内容など）アドバイス下さい。

回答No.1

k470226 · ベストアンサー

私も質問者さんと同じで個人情報を取り扱う者の１人です。
　非常に難しい質問内容で私自身も未だ遭遇していないので全て私の解釈でお応えしますので参考程度に抑えて下さい。

　まず転職先の企業より照会を行うことに関して本人より確認を行っているのか？もしこれを行っていない場合は法第二章に抵触する恐れが御座います。

　又内容に関しては質問された事に関するＹＥＳ・ＮＯです。かしこまっての会話は必要ないですが、必要以上の内容は慎むべきです。

　尚、当然の事になりますが、情報提出先(今回は転職企業)に安全管理が出来る様、監督義務が生じます。

　その為、以上の事を貴社で確認をする必要があります。
　相手先の企業名

　個人情報の利用目的

　担当者の名前

　連絡先

　そして知り得た情報も保管する事です。

　電話においての個人情報のやり取りは今後問題になる可能性もありますので、一度ＴＥＬを切り折り返しＴＥＬすると言うやり取りも当然ながら必要になってきます。

　文中にその人の退職時期が記入されていませんのでわかりませんが、法が施行前であれば本人の同意を得ているものとして貴社の通例で問題はありません。この事は

附則 の記載されており
この法律の施行前になされた本人の個人情報の取扱いに関する同意がある場合は、それが有効になります。

　今後は確認が必要になりますが・・・・

　又、今回記載させて戴いた内容に関しては私の解釈ですので、上記の内容に関して問題がないか一応、確認もしておいて下さい。
　尚国と地方公共団体は、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を作り、それを実施しております。要は、これといった事案が出ればその都度、指導となっていますので問題にならない限りは曖昧な返答です。

　尚、今現在は各団体に於いて個人情報保護の認定を行っており私自身も認定を先日戴いたばかりで勉強中の為、文中にご理解戴けない所もございますが、お許し下さい。

参考URL：

http://www5.cao.go.jp/seikatsu/kojin/index.html

回答No.3

DIGAMMA

こんにちは、

　採用時点で、退職後も在籍記録は削除できないことだけは暗黙の了解があるものとして扱ってます。
（この判断すら、正しいのか意見が分かれてます）

　ですから、在籍の事実、または在籍期間のみは伝えますが、退職理由や勤務状況、業務成績などは一切答えません。

　また、電話を受けたものが、上級管理職であっても、「人事経由にてお願いします」と言って、人事の電話番号のみ教えて、電話を切るよう決めています。

　御参考になれば幸いです。

お礼

参考にさせていただきます。ありがとうございました。

回答No.2

jyamamoto

「個人情報保護法」では、個人情報保護に対する会社の制度が明確に定められていて、きっちり対応できているかということを行政の立場からチェックする法律です。
「プライバシー」保護の問題と混同して必要以上に考え過ぎているケースがあるように思います。

転職者の職務経歴の照会の場合など、変に隠し事をすると却って不審感を抱かせてしまって、本人に迷惑を掛け兼ねないことになりかねません。
(1)相手が間違いなく「転職者の職務経歴確認」の目的で問い合わせてきていることを確認すること。
(2)相手からの確認事項に対しては、事実どおりに「ＹＥＳ」「ＮＯ」で答えること。
(3)問われていない事項を積極的に開示しないこと
この３点を守れば、テキパキと回答してあげるように心がけた方が良いと思います。

もし、気になるようなら、上司に頼んで、「回答マニュアル」を社内ルールとして作成して、明示しておいてもらうことですね・・・。
要は、「転職者を適正に支援できているか」がその答えだと思います。

お礼

様々な視点でのアドバイスありがとうございます。