管理組合の個人情報保護について

質問

管理組合の理事長をしている者です。

個人情報保護法が十数年前に改正されたらしく、以前管理組合の運営をしていた時に比べて、個人情報の取り扱いには慎重にならなければならないようです。

マンションNPOの個人情報保護ガイドラインを読もうとしてみましたが、よくわかりませんでした。

マンション管理費の滞納者氏名を張り出すことも避けたほうが良いようですが、どのように支払いを促せば良いのでしょうか。

また、個人情報の収集、保管に関してもどのように進めれば良いのか、困っている状態です。

相談できる人が身近にいなかったので、管理組合の運営経験がある方のアドバイスをいただきたいです。

回答No.5

t_ohta

滞納情報など金銭が絡む機微な情報を無断で第三者に公開すると個人情報保護法以前にプライバシーの侵害として訴えられる可能性があるので、個別に電話・手紙・内容証明郵便等で督促するしかありません。
以前管理組合の理事をしていた時は、支払いが行われなければ小額訴訟を起こすと通知すると大概の人は支払いに応じ、それでも応じない人には管理会社が契約している弁護士を通じて交渉をしていて、実際に訴訟になる前に解決していました。

回答No.3

kappa1zoku

大変ですね。僕も副理事長をした経験があります。
僕の理事会時代には、前期の引継ぎで管理規約の改正問題がありました。管理会社が作成した管理規約のままで誰も手をつけないでいました。
最初にしたことは、それまでの理事会役員経験者２０数名に声を掛けて、集まってもらって意見を聞きました。次にマンション管理組合連合会というところに以前から加入していたらしく、そこからマンション管理士を派遣してもらって所有者に向けて、管理規約の改正に関しての注意点などを話してもらいました。
その後、規約改正委員会を起ち上げて、マンション管理士に規約の作成を有料でお願いして作りました。
問題は、いくつかあるような気がします。

まず、公的な相談窓口はないでしょうか。全国的にも、公益法人としてのマンション管理組合連合会が地域にあるような気がしますが、加入していませんか。
或いは、有料になる場合もありますが、マンション管理士という資格を持った者が近くにはいませんか。

僕が経験上感じた問題点は、理事会での会議をやって満足している管理組合が多いのではということです。
理事会（管理組合）が今何をやっているのかを常に所有者・住人に情報を発信する努力が足りないように思います。理事会が何をしたかではなく、問題を所有者・住人と共有するという意識が必要なのです。

管理費の滞納は、それこそ所有者・住人が一番関心を寄せる問題です。
うちのマンションでは、管理会社による催促をしてもらい、それでも反応がない場合は督促状を内容証明で送る形になります。最後は、訴訟でしか解決しません。
でも、それを理事会と滞納者のやり取りで終始するのではなく、情報でお知らせすることが必要です。
名前を出す必要はありません。なんとなく噂が飛びます。（もちろん、噂に関与してはアウトです）

結局、何をするのも、所有者・住人のためにこういうことをしていますという報告が最後は自分達理事会の力になると思います。

回答No.2

spock4

理事の経験がありますが、個人情報にはほとんど触れないですね。未納督促の場合は、住戸のポストに未納のお知らせ・住戸訪問による聞き取り・内容証明（ここまで理事会）・少額訴訟（管理会社経由で弁護士に依頼）の順ですね。
個人情報については、管理組合の運営に用いる旨、規約に盛り込んだ覚えが・・。（管理費滞納に伴う督促は、当然、管理組合の運営かかることですから）

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330）

個人情報の利用目的、管理組合の行為を管理組合の規定に明確にし組合員の同意を得ればよい。
滞納者氏名を公表する事は個人情報うんうん以前にその行為が管理組合の規定に明記されてないといけない。
滞納者への手続きの中で公開すると決めれば公開は問題ない。
https://kanpou.npb.go.jp/20190520/20190520g00013/20190520g000130033f.html
これは官報ですが破産した人の住所氏名が公表されてます。
個人情報を公開してはいけないのではなく、目的外に使うのがだめなのです。