Accessでの名簿作成

質問

初めて質問させていただきます。

Microsoft Access 2010で、音楽教室の過去何年分かの名簿を作ろうとしています。

例えば、2000年に入室し2003年に退室、また2005年に再入室し2008年に退室したという生徒がいたとします。

「在籍」という項目を作り、『2000～2003，2005～2008』というような表記にして、例えば”2000年から2005年までに在籍していた生徒”の抽出の時に出てくるようにしたいのですが、どのようにすれば出来ますでしょうか。

習い事の教室なので、同じ1人の生徒が入ったり出たりを繰り返したりして、まとめ方に悩んでいます。

Access初心者です。

よろしくお願い致します。

回答No.1

nag0720 · ベストアンサー

このような入退室を繰り返す場合の一般的な方法は、「在籍」という項目を作るのではなく、
次のような２つのテーブルを作ります。

１つは、生徒の入退室以外の情報を記録した生徒テーブル
生徒テーブル
　　生徒ID
　　氏名
　　住所　など

もう１つは、生徒の入退室年を記録した入退室テーブル
入退室テーブル
　　生徒ID
　　入室年
　　退室年（在籍中は9999とする）

１人の生徒に対し、生徒テーブルには１件、入退室テーブルには複数件登録されることになります。

2000年から2005年までに在籍していた生徒は、次のようなSQLを実行すれば抽出できます。

SELECT DISTINCT 氏名 FROM 生徒テーブル,入退室テーブル
WHERE 生徒テーブル.生徒ID=入退室テーブル.生徒ID And 入室日<=2005 And 退室日>=2000

お礼

ご回答ありがとうございました。

今朝、No.1の方の方法で挑戦し、出来ました！
これから、No.2の方の方法もやってみます！

まだAccessを始めたばかりで、２つのテーブルにするという発想がまず浮かびませんでした。
周りに詳しい人間もおらず、作業の出だしでつまずいておりましたので大変助かりました。

ベストアンサーはお１人しか選べないということですが、お２人とも、ありがとうございました。

回答No.2

ereserve67

テーブルを「名簿」（主キーID，氏名），「在籍」（主キー入室年度，ID）として，IDで2つのテーブルにリレーションを設定する．

「在籍」テーブルには入室するたびに年度登録として行が追加されていき，Aさんが2000年に入室し，2003年に退室した場合，2000，2001，2002，2003の4行の年度登録が追加されます．こうすればクエリ（名簿.ID,名簿.氏名,在籍.入室年度）を作り，ID,氏名だけを表示し，入室年度のWhere条件に>=2000 AND <=2005を設定し，IDでグループ化すれば，この期間の在籍生徒名簿が出来上がります．

お礼

ご回答ありがとうございました。

今朝、No.1の方の方法で挑戦し、出来ました！
これから、No.2の方の方法もやってみます！

まだAccessを始めたばかりで、２つのテーブルにするという発想がまず浮かびませんでした。
周りに詳しい人間もおらず、作業の出だしでつまずいておりましたので大変助かりました。

ベストアンサーはお１人しか選べないということですが、お２人とも、ありがとうございました。