前入居者の破損を、管理会社に通知する書面の書き方

質問

ご教示下さい。

現在住んでいる賃貸住居についてです。
私が入った時に、部屋のクリーンナップを行わなかったようで、前入居者が壊した床（一部剥離）や煙草のヤニ汚れのクロスなどはそのままでした。
管理会社に苦情を申し上げたのですが、結局契約書にも記載してはくれませんでした。

ただ、その代わり私が退去する際に敷金が全額帰ってくるという話（弁償なし）を口頭で行っておりました。

これまでは良かったのですが、この度管理会社が変わり、弁償を請求される旨となりました。

一応こちら側の事情を説明したところ、その内容を書面で管理会社に送って下、との事です。

そこで、お尋ねなのですが、（法的な意味でも問題ない）書面の書き方を、出来ましたら具体的に教えて頂けないでしょうか？

（ちなみに「配達証明で送ったほうが良いのでしょうか？」とお尋ねしたのですが、そこまでしなくてもいい、との事でした。が、私の話が前の管理会社からも引き継がれていない辺りも不安が残ります。出来る限りきちんとしたものを用意して、ひょっとしたらまた管理会社が変わって同じ事をするように
なっても大丈夫なようにしておきたいです）

回答No.1

poolisher

汚れや破損の事実、あなたから苦情を申し入れた事実（５ｗ１ｈ）、
前管理会社の対応や回答事実（５ｗ１ｈ）を時間経過に従って
記述すればいいです。

当然、控えは取っておいてください。

その先の事は断定はできませんが、大家や前管理会社と事実確認が
できればあなたの主張通りになる可能性が高いと思います。

お礼

回答ありがとうございます。
お書きになった内容はこちらでも重々承知しております。
「具体的に」どういう書き方をすれば良いかが判らないのです。
残念ながら求めていたものとは違うようです。失礼致しました。