注文書の電子印鑑について

質問

このカテゴリーで良いかも不安なのですが、法律に関係することだと思うので判る方がおられれば教えて下さい。
注文書を現在はカーボンでの複写注文書を使用しているのですが、エクセルでの注文書に変えようと考えています。現在はカーボン注文書（注文書には会社名は入っています）を手書きした発行担当者のハンコと、上長が承認のハンコを押しており、この注文書が取引先との契約書としても法律上有効だと思います。エクセルとした場合、フリーの職印ソフトでも使おうと考えていましたが、悪い言い方をすると誰でも押せてしまう職印でも、注文書として法律上有効なのでしょうか？誰でも押せないようパスワードが掛けられないと有効でないとかありますか？電子職印法という法律があるとも聞きました。どの様な内容でしょうか？電子決裁に関係するものですか？それとも私の質問には全く関係無い法律でしょうか？
全く手詰まり状態ですので、教えて下さい。また私の今回の質問が判るネット資料等ありますでしょうか？
教えてください。

回答No.1

law_amateur

文書が有効か無効かは，その文書が，作成者の真意に基づいて作成されたかどうかによって決められるものであり，法律により印鑑が義務づけられているもの（例えば自筆証書遺言）を除いて，印鑑の有無によって決められるものではありません。注文書についても同じことで，印鑑の有無で有効・無効が決められるものではありません。

　印鑑は，その印鑑を押すことができる者が限られているという前提で，印鑑が押してあることが，その作成者の真意に基づいて作成されたことを証明する一つの手段として，日本において，慣例的に用いられてきたものなのです。

　ですから，例えば，走り書きのメモであっても，それが作成者の真意に基づいて作成されたものであるときは，注文書として，あるいは，契約書として有効ということになります。

　ということで，一般的には，パソコンで作成した注文書でも，手で押した印鑑があることで，これは真意に基づいた文書だという安心感が，相互にあるので，はんこを押すという慣習が，今でも続いていることになります。

　そういうわけで，注文を巡ってトラブルが生じたときに，争いとなるのは，その注文書が，真実，作成者が作成した書面かどうかという問題であり，そのトラブルを防止するためには，何らかの方法で，相手から注文書を示されたときに，それが真正な書面かどうかが確認できる方法を講じることが適当だということになります。その方法の一つとして，上長の印鑑を手押ししてもらうというのもありますし，その他の方法で確認ができるのであれば，上長の印鑑を含めて，カラープリンタで印刷してしまうというのもありだということになります。

　また，注文を巡るトラブルとしては，注文書が真正なものかどうかということの他に，注文書は正しく作成されているが，その内容が，上司の決裁をとっていない，担当者の独断でしたものだという場合もあります。こちらの防止策も考えておく必要があるわけです。

　この辺は，事務の合理化と，トラブルが生じたときの対応の便宜とのバランスの問題となります。どうやって，そのバランスをとっていくかは，それぞれの会社での考え方次第だということになります。

　なお，電子職印法という法律はありません。「電子署名及び認証業務に関する法律」というのはありますが，これは電子的文書（紙に印刷されたものではなく，電子データ自体）の真正を証明するため，認証局による認証（いわゆる電子署名の認証。紙の文書でいえば，印鑑証明書に相当する。）の方法を定めたもので，紙の文書には関係がありません。