パソコンで請求書を書くために、パソコンの知識など

質問

実家が自営業で現在、請求書を毎月わたしが手書きで書いています。
親とは別居中で、請求書関係で何回も呼び出されたりと嫌がらせをされるので
今年からPCを使って自宅で書いてしまおうと思っているのですが、

わたしにはPCの知識が全くないです
なので色々教えて頂きたいのですが、

まずPC環境を整えること、
請求書を作成するために、Excelを使うか、用紙だけ購入して印字する
あと電子印鑑が必要みたいです

そこで電子印鑑を利用しようと調べたのですが、法律違反などで厳しいみたいです。
利用するのは難しいのですか？
普通の印鑑を使うしか方法はないのでしょうか？

それと請求書を作成するため、ここまで流れを書いてきましたが、抜けているところというか
足りないことがあれば教えて下さい！本当にお願いします！

回答No.2

seble · ベストアンサー

印鑑は別に手で押すんです。百万枚とか無ければどうって事ないでしょ？
もっとも、認め印レベルなら印影を画像として一緒に印刷するだけです。ちょっと工夫すれば簡単。
ただ、知識が全く無いとなると難しいです。立ち上げるだけだって一苦労するでしょう。
ただ、今どきはどこでもpcぐらい使います。これを機会に勉強するのもいいですね。
で、使えるようになると、税金の申告などにも重宝されてもっと呼び出されると、、ww

回答No.1

phj

会社経営者です。零細ですが。。

ああ、請求書！大変ですね。

手書きから進化するのはお勧めですが、いきなりエクセルに飛びつく前にちょっと考えたほうがいいことがあります。

・請求書だけ発行できればいいのか？
請求書だけ発行できればよい、といっても合計請求書が必要だったり、見積を添付したり、納品書もいる、など商売のしかたによっていろいろあります。

「シンプルに請求書だけ発行できれば本当にいいですか？」

・請求書の情報を使わなくていいですか？
商売において請求書は情報の塊です。日々の売上高、月々の売上高、顧客ごとの兼官売上高や商品売上高、など今後取引先へのアピールにも仕入先への値下げ要求にも利用でき、会社の営業力を強化することができます。

「単にエクセルで書くだけでは、手書きと同じで情報を活用できませんがいいですか？」

・税務処理などは大丈夫ですか？
税務処理の時には、上記の情報が大活躍します。また税法上資料は7年間の保存義務がありますが、手書きなら紙しか残らないところを、ＰＣ入力にすればデータとしても残り2重に残すことができます。

また月の売上なども自動計算しれくれれば、とても便利です。

「そういうところまで考えてみませんか？」

さて、ということで、最初に書いたように「単に手書きではなくエクセルで清書したい」という要望だけなら、エクセルフォーマットの例文がたくさん有ります。
パソコンで「エクセル　請求書　テンプレート」と入れてみてください。

ダウンロードすればすぐに使えるテンプレートがたくさん有ります。これを使えば今日からエクセルで請求書が作れます。
しかし、これは「手書きじゃなくてエクセルで書いているだけ」で清書された状態で印刷できるだけで、他は手書きとまったく代わりがありません。

分かりやすく使えてデータも活用できるというなら請求書ソフトを購入するほうが早くて簡単でしょう。使い方は電話などでも教えてくれます。
定番の品でいえば
・かんたん商人 請求書印刷2　http://www.de-net.com/products/seikyusyo_insatsu2/
・見積・納品・請求書5　　　http://irtnet.jp/bussiness/mitsumori5/
・かるがるできる販売5 見積・納品・請求書+領収証　
　　　　　　　　　　　　　　http://www.bsl-jp.com/products/kgh05/
このあたりは大体5千円以下で購入できますが、できることも限られています。
多分トップシェアの製品は
・弥生販売　　　https://www.yayoi-kk.co.jp/products/dealing/
ですが、値段が3万円以上でかなり高度なことができます。

そして最近はクラウドシステムでインターネットで請求書を発行できるサービスがいくつか出来ています。
・ラクール　http://raqool.com/prices
・フリー　　http://www.freee.co.jp/seikyuusho
・misoca　　http://www.misoca.jp/
などです。無料のものから月々費用のかかるものまであります。

私の経験をすこし書いておきます。
弊社は月商200万から500万ぐらいで、毎月の請求書は30枚程度です。15年ほど前に見積と連動して請求書が作れる弥生販売を利用し始めました。当時は5千円ぐらいだったと思います。
これが良かったのは見積を受注して請求する際にボタンひとつで請求書ができたことや、値段が安かったことです。

しかしその後、弥生販売はバージョンアップを繰り返し値段が今では3万円以上もするようになってしまいました。
また、15年前はパソコンのＯＳはウインドウズ95でしたが、その後98、Me、XP、vista、７、そして現在は８まで変わっています。もちろん15年前のパソコンはもう有りませんので、何度もパソコンを変えています。ソフトについてはXPに入れたものを10年近く使い続けたのですが、もう限界にきており、しかし毎回ソフトの切替をしていないので、10年前のソフトと一番新しいソフトでは継続して使うことが出来なくなってしまっています。

つまり、ソフトを購入しても使い続けるなら毎年か数年ごとに1万円程度の出費は覚悟しなければならず、その都度データを移動させる手間もかかる、ということになります。

この点を網羅したのがクラウドサービスとしての請求書作成サービスです。有料でも、ソフトの買い替えとデータ移行の手間、また途中で税制が変わった際の変更など、すべてサービス側がやってくれるのが魅力といえます。その代わり、多少のお金が毎月発生します。

私は、ソフトを使うことにうんざりしたので、今年からこのクラウドサービスを使っています。無料のバージョンですが、別に悪くは有りません。ただし、データ活用は別の方法でやるようにしました（具体的には会計ソフト側でやっていることになります。またこのソフトは税理士さんの管理のものです）

単にエクセルで作るだけなら、パソコンとプリンターを買ってエクセルを入れてテンプレートを探して入れればいいだけです。でもエクセルもバージョンアップがあり、やはりいずれバージョンアップをせざるを得なくなります。その際も費用と手間がかかります。

また、費用はけっこうかかりますが、カシオに「楽一」という請求書発行専用機があります。
これも一度見ておくと参考になると思います。
http://www.casio-info-sys.jp/product/rakuichi/

後、電子印章についてですが、これは二つのものがあります。
ひとつは電子印鑑で、コンピューターシステムの中で稟議や決済をすると、自動的に印影を押して書類を作ってくれるもの。または、書類に自社の印影を取り込んで利用できるものです。
自社の印影を取り込むのはさほど難しく有りませんし、法律もあまり関係有りません。

もう一つはコンピューターのデータの中に「電子印章」となるデータを埋め込み技術で、これは質問者様や私のようなレベルだとあまり関係有りません。
せいぜい、どこかのホームページから落とした写真に電子印章が入っており、不正利用がばれる、というようなものになります。
これは法律違反を摘発するのに役にたちますが、なじみはないですね。