定期券購入費の給与と一緒の振込みについて

質問

社員および役員に６ヶ月定期券を購入してもらい、
その費用を給与に合わせて一緒に振込みを行いたいと思っております。
また、今後は社員が立て替えた経費なども同じように
給与と一緒に振込むという運用を行っていきたいと思っております。
※振込み手数料の節約の為。また、定期券代などが高額になる場合もあり
　現金精算はなるべくなら避けたい。

（質問１）
そもそも定期券代など経費を給与と一緒に支払うことは問題無いでしょうか？
特に役員に関して、税務上問題などありませんでしょうか？

（質問２）
定期券代または立替経費を給与と一緒に振り込む場合、
給与明細にその金額を含める必要はあるでしょうか？
含める必要がある場合、どのような明細名で計上するのが適切でしょうか？

（質問３）
６ヶ月分の定期代を購入した場合、社会保険のルール上、
６で割った金額を通勤費として計上する必要があるかと思います。
しかし、定期券代は６ヶ月分の代金をまとめて精算しますので、
給与明細書上、通勤費と同じ金額を控除しなくてはいけないと思います。
この場合、どのような明細名とするのが適切でしょうか？

（質問４）
帳簿の記帳についてですが、社員が立て替えた経費は
領収証の日付の日に未払金として計上して、
給与支払日に未払金を相殺すべきでしょうか？
それとも、社員から請求のあった日にまとめて未払金として計上し、
給与支払日に未払金を相殺すべきでしょうか？
ほかのやり方とかもありますか？

明細名など特に決まりなどはないのかもしれませんが、
世間一般的に通りやすい、分かりやすい名称がありましたら
ご提案頂きたく思います。

回答No.2

gutoku2 · ベストアンサー

標準報酬月額の算定のみをお尋ねになられていますので、他の事項は割愛します。

>４月の月初に６ヶ月分の定期券代を社員（役員）に自費で購入して頂き、
> まずは４月の給与で、この６ヶ月分の定期券代を立替経費として一緒に支給。

この場合、立替経費で支給するのでなく給料（通勤交通費）として支給します。
　　例　10日の支給時の処理
　　　　　　給料（通勤交通費）／預金　
　　　　　　（実際に支給した6ヶ月分の定期代を処理）
　　　　　　給与明細に当該定期代（支給した全額）を記載

実際に、通勤交通費相当額を支給（概算でない）のであれば、通勤交通費を支給
した後に定期券を購入しても、定期券を購入した後に通勤交通費を支給しても
処理は同じです。
（本件の場合、月内に購入と支給が完了していますから特段の考慮をする必要
　はありません）

>社会保険のルール上、標準報酬月額に通勤費を含めなければならない為、

標準報酬月額の算定と会計処理（給与明細表記）は別の処理となります。
（標準報酬月額算出のために、特段の計上をする必要はありません）

例えば20万円の給料、6ヶ月の定期代が12万円の方で、これ以外の手当等が何
も無い方の場合、標準報酬月額は20万＋（12／6）＝22万円です。
（1／6とは上記を算出するために使用します）
そのうえで、下記を勘案の上、標準報酬月額を算定して下さい。
http://www.sia.go.jp/seido/iryo/iryo09.htm

>毎月（４～９月）の給与明細には通勤費として６ヶ月分定期券代の１／６を計上する

これは、6ヶ月定期であれば1／6をその他の給料と合算して標準報酬月額を算定
する。という事であり計上（会計処理）で1／6を計上するものではありません。
標準報酬月額を正しく算定すれば良い事であり、会計処理や給与明細への記載
を変更するものではありません。

　※ご質問者さんのご理解が誤っていると思われます。1／6を計上する
　　必要はありません。

>このままだと通勤費を二重に支払うことになってしまう。

支給した時に計上します。
4月に6ヶ月定期代全額を支給しているのであれば、5月以降に1／6を計上する
必要も、1／6を支給する必要もありません。
実際に支払っていない時に計上はしませんから、二重に支払う事はありません。

お礼

どうやら自分は難しく考えていたようですね。
なんかとてもスッキリしました。
6ヶ月分の定期券代をそのまま通勤費に計上した場合、
非課税の扱いになるかどうか心配なところですが、
おそらくちゃんと6ヶ月分である旨を記録しておけば問題ないのですよね。

非常に明快な回答ありがとうございました。

回答No.1

gutoku2

>そもそも定期券代など経費を給与と一緒に支払うことは問題無いでしょうか？
>特に役員に関して、税務上問題などありませんでしょうか？

定期券代は通勤交通費です。通勤交通費は、人件費が正しい処理となります。
（旅費交通費等の勘定でも、間違いではありませんが一般的ではありません）

通勤交通費は所得税法における、非課税（*1)である場合は、旅費交通費等の
勘定でも問題有りませんが、課税である場合は人件費（給与：通勤交通費）と
して所得税の源泉を行わなければなりません。
　*1　非課税　10万円／月が限度
　　http://www.nta.go.jp/taxanswer/gensen/2582.htm

よって、一般的には給与明細に給与（基本給・その他手当等）と、通勤交通費
を記載し、一緒に支給します。
（通勤交通費が課税・非課税も区分に応じて表示します）
役員に関しましても、従業員と同様です。（法人税上の問題はありません）

尚、通勤交通費（定期券代）は消費税法においては課税取引となります。
http://www.shohi.com/kahi/kahi20_15_01.html
仕訳処理の際には注意しましょう。

>定期券代または立替経費を給与と一緒に振り込む場合、
>給与明細にその金額を含める必要はあるでしょうか？

定期券代は通勤交通費ですから、給与として支給してください。
（給与明細には、通勤交通費を別記してください）
立替経費を給与と一緒に振込のであれば、給与明細に立替経費の欄を新設し
立替経費の金額を明確にしてください。

>どのような明細名で計上するのが適切でしょうか？

立替経費等、”給与で無い”事が明確に分かる明細名としてください。

>給与明細書上、通勤費と同じ金額を控除しなくてはいけないと思います。
>この場合、どのような明細名とするのが適切でしょうか？

質問の意図が今ひとつ分かりませんが、給与明細は実際に支給した通勤交通費
の金額を記載しなければなりません。
質問者さんの質問の意図が、標準報酬月額を算定するためであれば、給与明細
で控除をしてはいけません。
通勤交通費6ヶ月定期代が60,000円である場合
給与明細には、通勤交通費　60,000円と記載してください。

>社会保険のルール上、
>６で割った金額を通勤費として計上する必要があるかと思います。

これは標準報酬月額を求めるためのものです。
よって、会計処理にて月次計上（６で割る）を求めている分けではありません。
http://www.office-onoduka.com/nenkinblog/2008/01/post_124.html
http://www.tabisland.ne.jp/explain/shaho2/sha2_1_3.htm

>領収証の日付の日に未払金として計上して、
>給与支払日に未払金を相殺すべきでしょうか？
>それとも、社員から請求のあった日にまとめて未払金として計上し、
>給与支払日に未払金を相殺すべきでしょうか？

正しくは、領収書の日付で未払計上し、給与支給日に未払と相殺する。
しかし、これだとかなり手間がかかります。
社員から請求のあった日、まとめて未払計上し、給与支給日に未払と相殺する
のが、実務上は現実的かと思われます。

もし、分からない点がありましたら社会保険労務士にお尋ねになる事をお奨め
します。

補足

詳しい説明ありがとうございました。

意図していることを具体的に説明しますと、たとえば
４月の月初に６ヶ月分の定期券代を社員（役員）に自費で購入して頂き、
まずは４月の給与で、この６ヶ月分の定期券代を立替経費として一緒に支給。
ただし、社会保険のルール上、標準報酬月額に通勤費を含めなければならない為、
毎月（４～９月）の給与明細には通勤費として６ヶ月分定期券代の１／６を計上する。
しかし、実際の通勤費（６ヶ月分の定期券代）は、
４月の給与で立替経費として会社側から本人へ支払っていることになりますから、
このままだと通勤費を二重に支払うことになってしまう。
その為、精算済みの通勤費として何らかの控除が必要なのではないかと思ったしだいです。