業務内容のまとめ方

質問

私は４月から新入社員として働き始めます。

その際に、教えて頂いたことを毎回メモに書き留めておこうと思っています。

実習中は報告書があり、そこにまとめていましたが、これからはどうしたら良いのか迷っています。

みなさん、業務内容などのメモはどのようにまとめていますか？
アドバイスを下さい。

例えば、まとめるノートの大きさや種類(Ａ４、ルーズリーフなど)は何がおすすめか…などお願い致します。

回答No.1

acmac · ベストアンサー

入社前からメモのとり方を研究するとは、素晴らしい心がけですね。
色々方法はあるでしょうが、「二段階方式」をお勧めします。

第１段階：その場その場の簡易メモ
「教えて頂いたことを毎回メモに書き留めておこう」と書かれているとおり、上司や先輩から呼ばれて色々と教えてもらっているときにメモを取りますよね。このときは、話を聞きながらとるわけですから丁寧に文章を書いている時間はないわけで、断片的なメモ「○○⇒△△へ入力」「××に注意」「△△！！」になります。字も汚いでしょう。上司の傍でＰＣ画面を見ながら立ってメモすることもあるでしょう。

ですから、この場面では、「片手で持ってメモできる程度の大きさ」（Ｂ６以下かな？）が必要条件かなと思います。ルーズリーフが適さないのはわかりますよね。ピリピリ切れるメモ帳だと、書いた部分を紛失する恐れもあるので、ノートがよいでしょう。

第２段階：業務内容まとめメモ（ノート）
第１段階のメモに沿って、指示された業務をこなしますよね。ただ、そこでメモしたものがすべて、「まとめる必要がある」とは限りません。
毎日することで簡単なことであれば３日も経てば覚えてしまうかもしれないし、そもそも貴方の担当業務ではなくて上司の突発的なお願いだったかもしれないし。であれば、その作業が終わってしまえばメモは捨ててしまえばいいわけです。

なので、例えば１週間とかの単位で、「今週教わったこと」を振り返って、「これは自分の担当業務で、きちんとまとめたほうがいいな」と思うものを、第１段階の簡易メモと、実際にやった作業で気づいたこと等を踏まえて、きちんとまとめる。これが第２段階のメモです。要するに、自分用のマニュアルですよね。（会社からもらうマニュアルがあればコメントを書き込んだりしてもよいし）

貴方の担当業務がＡ・Ｂ・Ｃの３種類あったとしても、１日目はＡの最初から最後まで、２日目はＢの・・なんて、順序どおりには教わらないでしょう。パーツパーツ教わりながら、３ヶ月くらい経った時に、自分の業務の全体像が見える、という感じでしょう。ですから、第２段階のメモは、ルーズリーフのように、後から順序を入替えたりできるものがよいかもしれません。私なら、ワードかエクセルで作るかな。エクセルだとシートで業務分けしたりしやすいですから。

私が新入社員だったらこうするな、と思って書きました。
ご参考まで。

お礼

回答ありがとうございます。

一段階までは実習でも実行していたのですが、確認に戸惑ったことがありました。今後は二段階方式を実践しようと思います。

二段階はルーズリーフだと順序よくまとめられて見返す際に分かりやすくて良いですね。エクセルでもある程度内容が増えたらまとめてみようと思います。

細かくアドバイスして頂き本当にありがとうございました。

回答No.2

mat983

＞みなさん、業務内容などのメモはどのようにまとめていますか？

自分はＰＣにすべて打ち込み管理します。
保存すればすぐに取り出せるので、１年前の内容がすぐに分かります。
また、書くならメモはなくなってしまうので、ノートが良いです。
Ａ４ノートに日付けを含め細かく書くのです。
これを実践すれば必ず役立ちます。
書くことはと残すことはとても大事です。

お礼

回答ありがとうございます。
確かにパソコンとノートの両方に記録しておくと便利そうですね。
仕事中もノートならパソコンよりも早く開けると思いました。

参考にさせて頂きます。
ありがとうございました。