飲み会の予約

質問

昨日、急に忘年会の幹事を任されてしまいました。
しかも幹事はしたことがなく、まだ誰が来るかわからない状態です。
とりあえず、メーリスを回して、人数を確認したいのですが、
すぐに返事がくるとは思えないので、前回の飲み会参加数から
推測してお店を探したいと思います。
そこでいくつか質問です。

・お店に電話して予約するのが一般的だと思うのですが、お店の雰囲気や
広さなども知る必要があると思うので、直接お店に足を運んで調査したい
と思います。できれば、お店の営業準備時間に行きたいのですが、何時ぐらいがよいでしょうか？

・上記のとおり、昨日告知したばかりなので、来る人の数が把握できていません。一応、前回参加した人の数を想定していますが、これより減ったり増えたりする場合、（特に減る場合）どうすればよいでしょうか？
やはりお店次第だと思いますが・・・

回答No.3

MURAI YASUSHI（@yasudeyasu） · ベストアンサー

忘年会シーズン真っ盛りですので、今からだとどこのお店も予約でいっぱいです。
早急にホットペッパーやぐるなびでお店を探して、
日時、人数、予算決めて電話でお店と相談しなくてはいけませんね。

＞・お店に電話して予約するのが一般的だと思うのですが、お店の雰囲気や
＞広さなども知る必要があると思うので、直接お店に足を運んで調査したい
＞と思います。できれば、お店の営業準備時間に行きたいのですが、何時ぐらいがよいでしょうか？

経験上１７時オープンのお店だと、仕込があるので１５時くらいには店員さんが来てますね。
行く前に電話して、下見しても大丈夫か確認しましょう。

＞・上記のとおり、昨日告知したばかりなので、来る人の数が把握できていません。
＞一応、前回参加した人の数を想定していますが、これより減ったり増えたりする場合、（特に減る場合）どうすればよいでしょうか？

減る場合は３日前には連絡が欲しい、と言われるケースが多いです。
お店ではその人数で材料を仕入れてしまっているわけですから。
３日前以降は人数の変更は出来ない（当日欠席でも料金の支払が発生する）ことが考えられます。
最悪幹事さんが自腹を切らなければいけない可能性も・・・
店長さんにお願いすれば何とかなることもありますが、あくまでそれはお店の厚意と考えてください。

逆に人数が増えるのはお店としては歓迎ですが、他のお客さんの予約がいっぱいだと、席に全員が入りきらない可能性があります。
どうしても人数が確定できないなら、人数に制限を設けて早い者順で人数に達したら締め切るしかないですね。

今からするべきこと
・メールではなく直接対面や電話で出欠を確認する。
・ホットペッパーやぐるなびで、お店の場所、コース予算（飲み放題含む）で検索して
良さそうなところに電話し、人数、日時を伝え、席が空いているか確認する
・下見した上で集合場所（現地集合の場合お店の場所）、地図、電話番号などを全員に連絡

です。
早急に取り掛かる必要があります。大変ですが、頑張ってください。

回答No.4

supacoco

私も良く幹事になって困るときがありますがそんな時はぐるなびのツールをフル活用してます！
http://www.gnavi.co.jp/kanji/tool/

私が良く利用しているのはこれ。
ionwideさんが希望する内容を入力しとくだけでお店からメールが届きます。
その際、人数の変更がある旨などを書いておくと安心です。
ただし、メールが飛んで来てから時間が経ってしまうと予約いっぱいになっている可能性もあるので「コレ！」と思うお店はすぐに電話を入れて下見させてもらったらいかがでしょうか。
http://s-raku.gnavi.co.jp/?gDistrict=110

また、自分から探したい場合はこんなシステムもあります。
http://plan.gnavi.co.jp/?region=AREA110

そして、人数の把握にはこんな便利なものもあります。
http://my.gnavi.co.jp/Gnavi/info/

回答No.2

sayapama

良く幹事をしています。

各店舗共に開店時間の３０分～１時間前に行けば、仕込中や清掃中ですので、店の中を全て見せてもらえますよ。

参加人数の増減ですが、店によって人数の変更に応じる時間制限が違うので、お店と応相談となります。
お店のメニューに乗っているコース料理を基本にして、こちらの予算を言えば裏メニューで対応してもらえます。

会費には急に参加者が減った場合のキャンセル費まで計算に入れておきましょう。
当日に欠席が無ければ、会費を下げれば良いだけです。

それよりも、忘年会の会場って、この時期に簡単に予約取れませんよ。
一日も早くお店を押さえる事です。
通常は忘年会の予約は、１ヶ月以上も前からお店を押さえるものです。

よって、今の時期なら何処のお店が良いとかの話ではなくて、空いているお店を探す作業になると思いますよ。
お急ぎあれ！！

回答No.1

zorro

店の都合に合わせます。お店に電話で確認するのが一番です。いつまで増減を受け付けるのかお店に確認しておきます。