事務の業務内容全般を1ヶ月で覚えなくてはならないのですが

質問

8月初旬に営業事務で採用されました。前任の営業事務の方は今月中旬に退職されるので、引き継ぎが１週間しかありません。その上、もう1人の経理事務の方も今月末で退職されます。新しい経理事務の方が決まるまで、私が1ヶ月足らずでソフトの操作その他事務業務全般覚えなくてはならなくなりました。新しい事務の方にも、私が教えなくてはなりません。営業さんは、ソフト操作方法自体ほんの一部しか知らないそうです。

今入社して4日目です。前任の方は優しく繰り返し教えて下さいますが、ソフト操作も他の業務もほとんど覚える事が出来ていない状態です。途方にくれています。「前任の事務員さんが2人共いなくなったら、解らない事は他の支社の人に聞いて」と言われましたが、何が解らないのかさえ分かりません。

前任の方が退職される理由はさまざまですが、何にせよ、私がやらなければならないのは確かです。今私まで辞めてしまっては社員の皆さんがとても困るので、頑張って覚えたいのですが、短期間だけに、胃に穴があきそうな思いです。

同じようなご経験のある方や、秘訣を御存知の方、何かアドバイス頂きたいです。宜しくお願い致します。

回答No.3

a81310017 · ベストアンサー

１週間での引き継ぎ・・・・かなり無理のあるスケジュールだと感じています。
　もちろん他の従業員の方もjun-happyさんに無理のあるスケジュールでの業務把握ということは理解していらっしゃると思いますし、そこまで期待をしていないというのが本当のところではないでしょうか？
　私の場合は前任者が欝のため引継ぎ無しで業務をすることになりましたが、引き継いだ業務は他の事務員は詳しくは知らない状況であり職場内の他従業員はあてにせず、他支店の業務把握者（精通者）に毎日電話しながらＰＣの操作方法・業務知識等を教えてもらいながら日々の業務をこなしました。
　私としてのアドバイスとして
　(1)　引継ぎ者に日々のタイムスケジュールを記載してもらい、その業務ごとの簡単な仕事内容と、仕事内容について他支店の誰に聞けばわかるのか一覧を作成してもらったほうが良いと思います。
　(2)　ＰＣの操作方法等はプリントスクリーン機能等を使用したマニュアル作成をしてもらう。

　上記２点は最低限おさえなければならないツボと思いますし、1週間あれば多少残業時間が増えると思いますが可能な範囲と思います。

　※　他支店の顔も分からない方に業務を聞き必死に食らいついていけば、業務精通後のなにかのフシにその他支店の方に会えた時の感動は忘れませんし、相手の方も自分の部下（教え子）みたいな感じで接してくれたのを今でも覚えています。

お礼

ご回答有り難うございます。>そこまで期待していない… この言葉が今の私にとっては逆に安らぎます(笑)周りの社員さんも理解して下されば良いのですが(^_^;)前任の方と支社の方にご迷惑をかける事は承知の上で、それでも覚えなければならないですよね。私も相手の方とお会い出来る日を楽しみに頑張ります。a81310017さんも大変でしたね。大変なのは私だけじゃない、そう思えました。頑張ります。有り難うございました！

回答No.2

pipmama

一週間で引継ぎするのは双方にとっても、かなり大変ですよね。
私も出産のために退職する際、上司に何度も督促したにもかかわらず
なかなか後任の方を見つけてくれず、ヤキモキしながら
短い引継ぎ期間で少しでも後任の方の参考になればと思い
月次、決算時などにわけて仕事内容をある程度まとめていました。
ご自身の仕事を覚えるだけでもかなり大変なのですから
月末に辞められる経理の方にはある程度、引継ぎ資料をのまとめを
お願いされてはどうでしょうか。

あと、お勤め先は支店ですね。
であれば、状況に応じて聞きやすい他支店の担当者名や
本社担当部署の担当者名などを聞いておくと、いざというとき慌てなくて済みますよ。
大変でしょうが、体調を崩さないよう頑張って下さいね。

お礼

ご回答有り難うございます。前任の方も焦ってらっしゃるので、教え方が早くてなかなか飲み込めません。私の覚えが悪いのもありますし。ですが、嫌な顔1つしないで教えて下さるので、応えなければと思います。支社の特定の方のお名前も聞いておきました。顔が見えない分聞きづらいのもありますが、頼りにさせて頂きます。アドバイスと身体へのお気遣い本当に有り難うございます(^_^)

回答No.1

hirarno36

こんばんは。私は引継ぎ無しでいろいろやってきました。営業をやり、総務事務を兼務し、今は経理一本です。
まず営業事務。まだ引継ぎ期間が残っているのですよね。何を一番に引き継がなければならないのかは、質問者様より、先輩事務員の方が良くご存知のはずです。優先順位を聞いてそれを重点的に教えてもらいましょう。この際、後についてくるもろもろの作業は捨ててでも優先する仕事に絞って教えてもらいましょう。
教えるほうもそのほうがやりよいはずです。もちろんメモを取るのは当然のことです。

経理事務の１ヶ月代理はあまりに無茶な要求ですね。そちらのほうが数倍難しいです。上司はその辺りどう思っているのかが分かりません。
経理事務は覚えても所詮１ヶ月あとに別の人がその「わからないことがあったら聞く支社」とやらに問い合わせるでしょう。こちらも必要最小限で良いと思います。
むしろこれからもずっと続けていくであろう営業事務の方を大事にしていきたいですね。
秘訣でもなく、解決策にも遠い回答で申し訳ないです。

お礼

こんばんは。ご回答有り難うございます。
経理専門の業務は、前任の方と支社に聞いてもらうしか無いのですが、営業事務と経理事務の共通した業務(発注、仕入、顧客管理等)のソフト操作があります。おまけに営業事務の引き継ぎは後2日、経理事務の方は25日に退職されます。いまだに経理事務の方は決まってません(-_-;)。引き継ぎ無しで頑張ってらっしゃる方のご意見はとても励みになります。とにかく教えてもらえる内にメモを取って頑張ります！有り難うございました。