マンションの理事長の退任要求で使用する書式を教えてください。

質問

今すんでいるマンションの理事長のことでご相談いたします。長文になり申し訳ございません。

理事長はマンションの管理規約や区分所有法の理事長の権限のところを自分の都合のいいように解釈し、マンションの長になったかのごとく自分に都合の良い理不尽な決まりごと勝手に作っては反発する人を個人的に「訴えるぞ」などと色々な方法で圧力をかけて自分に従わせようとします。区分所有者がどんなに意見をいってもまったく聞く耳をもたず話になりません。

すぐに法律論をかざし、区分所有者である住人は法律には詳しくないものばかりで、「法律だ、民法でそうなっているのだ」とまくしたてられると反論する力量がありません。

また規約に従わない住人は最終的には退去させるとまで言っています。
まともな規約には皆従っていますが、理事長が勝手に追加した理不尽な規約に反発する人も多くその住人に対する「脅し文句」のようなものでした。

　ここでも理事長は区分所有法で理事長にその権限があると言っています。（区分所有法の（義務違反者に対する措置）に対する（理事長の勧告及び指示等）という部分を「自分の意見に従わないもの（＝義務違反者）を理事長の権限で警告等行った後退去させることができる論理のようです）

横暴さが目にあまり他の住人とで退任を要求する為に行動をおこすことになりました。退任を要求するための臨時総会開催を1/5の署名を集めて要求する等の情報はこの相談箱の他の質問から参考にさせていただいたのですが、臨時総会開催を要求するための理事長に提出する書式、及び賛同者の署名の書式などがわかりません。これが正式なものでなければ法律論を振りかざす理事長のこと無効と決め付ける可能性が大です。
そこで次の点についてご教授いただけますようよろしくお願い致します。

　１．退陣決議を行う為の臨時総会開催を要求するための正式な書式
　２．賛同者の署名の正式な書式
　３．臨時総会開催案内の文書を先にこちらが考えてこの内容で開催案内を出すように「理事長」に依頼できるのでしょうか？
　４．署名について、理事長の横暴さゆえ署名しても理事長に名前をしられたくないと怖がっている人もいます。署名された用紙を理事長に提出する必要、または閲覧させる義務はありますか？また理事長に閲覧する権利はありますか？
　５．通常理事長を退任要求する時の総会の資料では何が必要ですか？
　　　理事長側でなく我々が準備することはできますか？

また他に注意すべきことなどあればアドバイスいただけると幸いです。よろしくお願い致します。

回答No.1

toshi-tsugu · ベストアンサー

大変なマンションだなと、驚いています。想像するに、正式な書式は理事会は準備していないように思います。司法書士なり弁護士に相談して書式、手はずを考えられたら如何でしょうか。

法律論をかざすと言っても、理事長が何でも出来るわけではありません。理事長の横暴・独断を抑制するために規約で何か取り決めていると思います。例えば、監事は理事長の言動に厳しく目を光らせていなければなりません。一般的には、理事会のお目付役として監事の役割は大きいはずです。理事会メンバーや監事を味方につけて臨時総会を開催することがベターではないでしょうか。

今回のことで運良く理事長が交代したら、規約の中に理事長が独断で何でも決められないような制約文を追加しないとだめですね。

答えになっておりませんが、法的な喧嘩になると困るので、質問者の方も専門家のアドバイスを受けて対応されることをお勧めいたします。

お礼

回答ありがとうございます。
おっしゃるように専門家のアドバイスがないと太刀打ちできないと感じています。

理事会メンバーは理事長に疑問を思いつつも理事長に恐れをなし何も反論できない状況で理事長の意見＝理事会の意見という形になってしまっており理事会も頼りにすることはできません。
また通常1年で交代の理事会もこの理事長の思惑により継続できるように変更されそうな状況です。（それもあり解任を・・という動きになっています）

ただこのような理事長の為に弁護士費用などを決して潤ってはいないマンションの積み立て費用などから出さなければならないのかという葛藤も皆にあり、できる範囲でまずは自分たちで調べようとしている次第です。（限界を感じたら専門家に相談予定ですが・・・）

色々参考になりましたありがとうございます。

回答No.5

teinen

うちの管理組合の規約に沿って回答します。

１　総会招集請求の正式な書式というものはありません。会議の目的を明示して請求しなければならないことになっています。

２　総会招集請求書にずらずらっと請求組合員の署名を書き並べても良いし，代表請求者のみ署名し，他の組合員の署名は別紙にしても構いません。

３　依頼することはできますが，理事長はそれに拘束されません。

４　総会招集請求があった場合，その要件を満たしているかを理事長は要件が整っているか確認した上で，請求のあった日から２週間以内に招集通知を発しなければなりません。このために，理事長は請求組合員を知る義務があり，請求組合員は理事長に署名された用紙を提出しなければなりません。

５　　理事長自らの解任を求める総会の開催を了承するとは考え難いので，請求組合員側で全ての総会招集準備をしなてはならないでしょう。
　理事長は理事の中から互選で選出されることになっているので，総会で理事長解任はできません。そのため，理事を解任することになります。理事を解任することによって，理事長の資格を失わせしめるのです。また，理事を解任すれば理事に欠員が生じますので，新たな理事を選出する議案も必要となります。
　総会招集請求から２週間以内に理事長が総会開催通知を発しない場合は，請求組合員が総会を招集できることになっています。総会開催場所の確保，総会開催通知及び総会議案書・総会資料の送付，出欠票の回収などなど。
　総会の議長は理事長が務めると規定されていますが，組合員による総会招集請求により開かれる総会の議長は，出席組合員の中から選出することになっていますので，予め，議長をやってくれる組合員を決めておく必要もあるでしょう。
　マンションに集会室があり，常にそこで総会が行われているとしても，集会室の使用許諾権を理事長が持っている場合があります。そうなると，集会室の使用を理事長が拒むことも考えられます。
　また，総会開催通知等の発送ですが，入居者と組合員が一致している部屋は問題ないのですが，住戸を賃貸しているとか，セカンドハウス的な使用をしており，組合員がマンションに居住していない場合もあります。このような住戸については住所地に総会開催通知等を送付する必要があります。ですので，組合員名簿の開示を理事長に求める必要が生じるのですが，これもなにかと文句を付けて（個人情報保護云々）理事長が開示を拒むことも考えられます。そうなると，全住戸の登記を確認する必要が生じます。

　お住まいのマンションは管理会社に管理委託されているのでしょうか。委託されているのであれば，臨時総会をスムーズに開くためには，管理会社を抱き込むのもひとつの方法です。

　そもそも，理事の任期は何年ですか。任期満了まで待てないということでしょうか。
　「訴えるぞ」と言われても，管理組合が訴訟を起こすには，総会の特別決議が必要です。個人的に訴えられても，個人VS個人の訴訟に過ぎないので，管理組合の規約に反しているという主張は通らないのですがね。

お礼

丁寧な回答ありがとうございました。
おっしゃるように、事を荒立てるより理事長の任期満了まで待ちたいという思いも多分にあります。それまでは大変ですがそのつどこちらも気持ちを強くもって対応していけばいいのかな・・とも。
ただその為の気苦労にほとほとつかれいるのは事実です。何かある事に郵便受けに「おしかり」のような文書（まれに（法的手段にでる）とかかれていたりします）が入っているので平穏な気持ちですごせません。

また任期は通常1年の輪番制なのですが、この規約も複数年にするように変更しようとしている動きがあるため、今回解任要求まで話が進んでいる次第です。

とはいっても、皆揉め事を望んでいるわけではありませんので、極力平和な解決を望みながら行動し最後の手段として解任要求の為の準備もしておきたいと思います。本当にありがとうございました。

回答No.4

hanka2

これまでの回答者の方々とかぶりますが・・・

通常の管理組合ですと総会で理事を選任し理事の互選で理事長を決めるようになっています。また理事とは別に監事を選任すると思います。貴ＭＳも理事の互選で理事長を選任するように管理規約でうたっているならば、理事会で理事長を解任すれば良いでしょう。

しかし、理事の方々が頼りにならないでのあれば、監事の方を味方につけると良いでしょう。貴ＭＳの管理規約が標準規約に則っていれば、規約第４１条２項の規定により監事の権限で臨時総会を召集可能です。また仮に標準規約にその規定がなくても民法第５９条３項の規定より総会の招集が可能です。ただし監事が総会を招集することが出来るのはあくまで管理組合の業務執行に問題があった場合に限られます。

これらの方法を用いてもなお臨時総会の招集が難しいのであれば、区分所有法第３４条３項により理事長に総会召集請求し、召集がなかった場合に同４項の規定により請求者が総会を召集できると思います。

これも難しいのであれば、区分所有法第２５条２項に基づき区分所有者自ら理事長解任を裁判所に請求できます。

それよりも、まず、区分所有者の５分の１以上且つ議決権５分の１以上で、現理事長に氏名を知られても良いとする賛同者を集められる見込みはありますか？また名前を知られたくないとする方も含め過半数以上の賛同が得られる見込みはありますか？５分の１の署名は集められたものの、いざ総会で否決されれば元も子もありませんよ。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
マンション標準管理規約
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
第４１条　監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
　　　２　監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
　　　３　監事は、理事会に出席して意見を述べることができる。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
　民　法
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
第５８条　法人には、定款、寄付行為又は総会の決議で、一人又は数人の監事を置くことができる。
第５９条　監事の職務は、次のとおりとする。
　　　１　法人の財産の状況を監査すること。
　　　２　理事の業務の執行の状況を監査すること。
　　　３　財産の状況又は業務の執行について、法令、定款若しくは寄付行為に違反し、又は著しく不当な事項があると認めるときは、総会又は主務官庁に報告をすること。
　　　４　前号の報告を報告するため必要があるときは、総会を招集すること。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
建物の区分所有等に関する法律
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
（選任及び解任）
第２５条　区分所有者は、規約に別段の定めがない限り集会の決議によつて、管理者を選任し、又は解任することができる。
　　　２　管理者に不正な行為その他その職務を行うに適しない事情があるときは、各区分所有者は、その解任を裁判所に請求することができる。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
（集会の招集）
第３４条　集会は、管理者が招集する。
　　　２　管理者は、少なくとも毎年１回集会を招集しなければならない。
　　　３　区分所有者の５分の１以上で議決権の５分の１以上を有するものは、管理者に対し、会議の目的たる事項を示して、集会の招集を請求することができる。ただし、この定数は、規約で減ずることができる。
　　　４　前項の規定による請求がされた場合において、２週間以内にその請求の日から４週間以内の日を会日とする集会の招集の通知が発せられなかつたときは、その請求をした区分所有者は、集会を招集することができる。
　　　５　管理者がないときは、区分所有者の５分の１以上で、議決権の５分の１以上を有するものは、集会を招集することができる。ただし、この定数は、規約で滅ずることができる。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

お礼

詳しく丁寧な回答本当にありがとうございました。
ご指摘された点に留意しつつ、住人と協力して頑張って行きたいと思います。

幸い他の住人同士はとても仲良くやっており、皆さんの意見を伺うのも困難ではない状況です。
解任等は最後の手段として、それまでにできうる手は打って望むべくは平和な解決ができればと思っています。
ありがとうございました。

回答No.3

tk-kubota

現在の理事長を選任したのは、理事会ではないですか ?
それとも、総会で、理事長が選任されたのですか ?
普通は、前者です。従って、総会の決議でするのではなく、理事会の決議で理事長を解任すればいいです。
「理事」は総会の決議ですから、総会では理事長の解任はできませんが、理事の解任は可能です。
それによって、実質的には、理事長を解任したことになります。
これからが実務で進めるわけですが、その前に、bon2008727さんのマンションは、「管理者」はだれですか ?
普通は「管理者は理事長とする。」と云うように項目がありますが、管理規約を再度確認して下さい。
今回は、上記としてお答えします。
それで5分の1が決まったといいますが、議決権も5分の1あるのですか ?
頭数と議決権の両方が5分の1が必要です。
あとは、「臨時総会招集請求書」を理事長宛に提出します。
「請求人」の欄は「別紙請求人のとおり」として、誰でもいいですから代表者の住所氏名を書き印を押します。
それで「賛同者一覧表」を添付すればいいです。コピーは控えとしてください。
「請求の趣旨」として「本状到達後2週間以内に臨時総会を開催することを請求す。なお、会議の目的は役員改正です。」と云うような内容でいいです。
それで、2週間以内に、4週間以内の日に臨時総会の開催通知がなければ、その5分の1の人たちで、他の区分所有者に通知して開催します。
具体的な部分でわからなければ、また、説明します。

お礼

回答ありがとうございました。
回答の中でおしゃっていた確認事項はその通りです。
理事長の選任は理事会で行い、承認を総会で行った形となっています。
その場合、臨時総会で理事長の解任は要求できないのでしょうか？
理事会が理事長を解任でいる状況では無い場合、臨時総会では理事長ではなく理事会の解任を要求することになるのですか？

賛同者については大多数の意見を取りまとめており、もし行動を起こせば問題なく議決権の必要数は得られる予定です。
なるべく平和的な解決を望み行動しつつ、最後の手段（解任要求）も視野に入れて行動していきたいと思います。
どうもありがとうございました

回答No.2

arashi1190

１．２：区分所有方や標準管理規約には書式の指定はありませんので、趣旨が伝わればどのような物でもかまわないと思います。

３：理事長が自分の解任のための文章を作るのは抵抗があると思いますし、理事長が作成して趣旨を変えらてしまう可能性もありますので、あらかじめ作成して渡した方が良いと思います。

４：これは難しいと思います。理事長から「本当に１／５以上の人の要求があったのか」と聞かれた場合見せる必要があるでしょう。

５：理事長を解任するにあたり合理的な理由を示すことが出来る資料。
抽象的ですが、理事長が勝手に作った理不尽な規約や「脅し」の事実などでしょうか・・・・。

ちなみに、区分所有者を退去させる権限は理事長にはありません。
集会で議決後裁判に訴える必要があります。

マンション管理関係の専門家として「マンション管理士」がいます。
まだ歴史が浅いので全国的な組織はありませんが、各都道府県にマンション管理士会が組織されているはずですので、ネットで検索してみてください。

お礼

やはり専門家に相談する必要がありそうですね。
なるべく揉め事はおこしたくないので、それまでにできうる手は打って見たいと思います。
理事長解任要求は最後の手段だとは思っていますが、再度住人の意見を聞いてみて行動に移せるのかどうかも含めて考えて行きたいと思っています。
貴重なご意見本当にありがとうございました。とても参考になりました。