稟議書の保管場所

質問

当社は関東に本社がある従業員30名ほどの企業です。

４つの事業部があり、それぞれから稟議書が起案されてきます。

決裁後の稟議書について、保管場所は事業部と総務部のどちらで
保管することが望ましいのでしょうか？

事業部は同一ビルの他フロアと、遠方（九州と東北）に所在しており、
遠方の事業部の稟議書は本社総務部で、他フロアの事業部は事業部内で
保管しています。

総務部で一元管理したいのですが、稟議書は契約書捺印や支払処理に
も利用しているので、事業部が都度取りに来るのは手間がかかるそうです。

決裁後に写しを配布すればよいのでしょうが、ペーパーレスに逆行する
ことと、コピーの手間がかかるため、躊躇しています。

経営陣からは子会社との合併や、いずれはIPOを目指したいので、
管理規定の整備を強く要請されております。

売上規模や予算的に、統合システムを入れる余裕はありません。

皆様の会社ではどのように取り扱っていらっしゃるのでしょうか。
また、具体的な管理方法をご助言ください。
よろしくお願い致します。

回答No.1

zorro

原本は総務部保管、コピーを起案者に渡します。書類が多くなる一方ですので、電子決裁システムの導入を検討しています。

お礼

>>zorro様

ご回答恐れ入ります。ご参考までに伺いたいのですが、
電子決済システムは、稟議書だけでなく経費精算や売上管理等も
含めたものでしょうか？それとも、決裁処理だけのものなのでしょうか。

お差支えなければ、お教え下さい。