上司の電話

質問

勤めて15年位。職場は当初、営業所長と事務員の私だけ。
前職の方からの引継ぎもなく、仕事のノーハウを教えてくれる先輩もいません。
所長は相当ワンマンです。ゆえに、何度も辞めたいと思いましたが毎日（心で）泣きながら頑張ってます。

質問の趣旨と外れそうなので、本題に入ります。所長が出張中、事件が起きました。
電話を受けていたところ、もう一回線の電話が鳴ってしまったのです。
それは所長専用回線なので誰からか判ってはいたものの、
お客様と話してる電話を切るわけにもいかず、そのまま応対を続けました。
2～3年前から営業所には他部門が入っておりますが、全員外出中。
唯一、留守番の事務の子も席を空けており、所長の電話を取ることが出来ません。
1度切れた後、20コール以上は鳴っており、お客様との電話が終わったので
すぐに専用回線に出ましたが所長から「誰と話してたんだ！！！」と聞かれたので
私「（通常のお客様ではなく）個人の方からですが…」と返しました。
所長「そんなのはすぐに切れ」と言います。
何回も鳴らしてるんだから（絶対に出ろという意味が）判るだろ！と。

そこで質問です。どう電話を終わらせれば良いでしょうか。
「詳しいことを説明出来る人間がおりません」と申し上げたのですが
お客様「じゃ（資料を）ここに送って」と言うので、連絡先を聞きながら
所長コールが鳴り響く中、青くなりながらメモを取ってた次第です。
相手には所長コールが聞こえてたと確信してます。
そんな中、気を悪くされると思い、もう一方の回線を優先することが出来ませんでした。
所長はとかく電話にうるさく、自分の電話は1コールで出ろと言う人です。
どなたか、ご教授いただけないでしょうか。よろしくお願いします。

回答No.2

salmiyanousagi · ベストアンサー

タイミングが悪いことって起きてしまうものですね。

このような場合ですと、お客様の方に、「大変申し訳ございませんが、少々お待ち頂けますか？」と言って、一旦、保留にし、上司の方の電話に出て、「今、お客様からの電話に出ておりますので、終わり次第、すぐに掛け直します。」（すぐに、を強調して）という応対が良かったかもしれませんね。
再び、お客様の電話に戻ったときには、「大変、失礼致しました」と一言詫びてから（大変、を強調）すぐに本題に戻りましょう。

こういう気持ちが急いている人（上司の方）には、こちらも、あなたのために、急ぎますからね～、というテンポと気持ちで、話すと、ちょっと納得？してもらえる場合が多いです。

いずれにしても、他の電話に応対中だと、１コールで出るのは無理ですし、それに、もし、上司の方が、その場で用件を話し始めてしまったりしたら、今度は、お客様をずっとお待たせし、もっと困った状態になってしまうので・・・
また、同じような状況になってしまった場合のことを考え、上司の方に、あらかじめ断っておかれると良いでしょう。
「今回のように、やむを得ず、すぐに電話に出られない場合もありますが、できるだけ早く応対できるようにこちらも努力しますので、ご理解下さい。よろしくお願いします！」
と、少し下手？に、でも、キッパリと。
いかがでしょうか？

あまり文句を言わせないためには、普段は、できるだけ頑張って、１コールで出る必要はありますが・・・。

頑張って下さい！

お礼

具体例をあげて頂き、大変助かりました。
これでお客様がお気を悪くされても、仕方ないと諦めます。
実践に映すためにも、今日から練習します。
上司の電話は、日ごろから1コールで出るよう努めてます。
最初は3コール以内と言ってたのに、いつの間にか1コール。。。
所長コールが鳴るのをドキドキしながら毎日を送ってますが、
苦手意識を少しでも克服するため頑張ります。ありがとうございました。

回答No.1

gyaran123

話中を保留または、かけなおすか、鳴った電話にでて　優先を確認する

お礼

早速ご回答いただき、ありがとうございます。
非常時に頭が混乱し、パニックに陥ってました。
お恥ずかしながら、まだまだ未熟者です。
次回から実践に映したいと思います。ありがとうございました。