会社内での電話

質問

カルチャースクールで受付をしているものです。
一階が受付で、他の階に事務所があります。
受付スタッフが少ない上に、来客の対応や、電話での問い合わせ、その他の運営業務が常にバタバタとあるため、受付で会社内からの電話（同じ建物内からの内線・同グループの他教室からの電話など
）に出られないことがよくあるのですが、
ほとんどの社員が何十回もコールしてきます。
電話に出られない状況なんだということに気付いてくれていないようです。
上司からがほとんどなので、未だ言えずにいます。
私が会社内に電話をするときは、３～5回のコールにしているのですが、私がおかしいのでしょうか？

何度も内線が鳴っていると、お客様に
「出なくて大丈夫ですか？」と聞かれることもあり、お客様に対してすごく申し訳ない気持ちになります。

通常は何回のコールで出なければ電話を切るべきなのでしょうか？

回答No.3

hue2011

なんとしても出てほしいと思う場合はかけたほうもすぐあきらめません。

プルル、プルル、プルル・・・が１０回ぐらい数えられたても切る気にならない。

もし３回コールで切るルールがあったりしたら、何度もかけなおします。

こちらは忙しいんだから配慮しろというのは無茶です。
それぞれが今自分の前に抱えていることが一番大事だと思っているからです。

一体、受ける側は何人いるのですか。
かかってくる内線の数は何本あるのですか。

話はシンプルです。仮に線が10本あるのなら、電話を取る人間が10人以上いなければとれません。

これは、職員の数を増やしてもらう以外の解決はできません。
そう申し入れるべきではないでしょうか。

かけてくる迷惑な電話が上司がほとんどだというなら、申し入れは聞く耳持ってくれると思いますよ。

そうでなかったら、線の数を減らすんですね。お客様からの電話は大代表からくるでしょうから、子供の番号を減らしても表面的には問題になりません。
ツーツーツーの話中になる確率が高くなりますが、コール音がして出ないよりはましです。

内線は工事をしないでも簡単で、この電話とこの電話を使わない、として線を抜いてしまえばいい。

まあ職員の増員が一番自然です。アルバイトでもパートでも対応可能ですし。

お礼

ありがとうございます！

職員の増員は一年ほど前から訴えているのですが、全く聞く耳を持ってくれない上司です。

また、上司からの内線のほとんどは緊急ではない用事です。
それなので困っています。
本当に暇でマイペースな上司です。
（私はよくわからないのですが、別の上司が言っていました。）

電話を受けるのは1～4人、電話は3台です。
小さなカルチャースクールなので、電話は大代表などはありません。

回答No.2

mitomito

世の中の常識ではなくて、私が、以前、勤めていた会社のルールです。

結論は、３コール以内。

1回目のコールで、作業の手を止める。
２回目のコールで、電話の内容をメモできるように、筆記具をそろえる。
３回目のコールの最中に電話を取る。

以上です。

あくまで、私の個人的感覚ですが、ビジネスの電話は、５回以内ででるのが普通だと思います。

回答No.1

ryo_ Deathscythe（@Deathscythe）

きるべき　と言う明確な回答ではありませんが、
私が担当している内線電話はデフォルトで7callしたら不在とみなし留守番電話機へ切り替わります。

その電話機に着信音変更機能はありませんか?
受付の電話がお客様の気になるくらい大きいこと自体どうかと・・・

お礼

ありがとうございます！

着信音は決して大きくはありません。
もちろん外線よりは小さい音ですし。
ただ受付が狭いので、どうしてもお客様にも聞こえてしまうんです。

着信音変更機能はついていないようです。

補足

着信音を調べましたら、やはり最小になっていました。
それでもお客様が気になるくらい、社員が何十回もコールしてくるんです
(T T)