個人情報について

質問

小さな演奏会のスタッフをしています。
そこで受付にて演奏会の次回案内をはがきにて郵送するため、「名前・住所・電話番号」なんかを記帳してもらってます。

　個人保護法により、使用方針みたいなものを書かなきゃやっぱりいけないんですか？たしか５０００人以上が対象だときいたんですが。
　客や出演者を集めても100人いってません。

回答No.2

kame1417

まず法律論だけを言えば、収集する個人情報が5000人に満たないようですので個人情報保護法の適用は受けません。つまり質問者さんの言うとおり個人情報を収集するに際して「個人情報の利用目的」等を公表しておく必要はないことになります。

さて次に、法律論ではなく感情論のお話をすると、私も利用目的を書いておいた方が賢明だと思います。理由は下記のとおりです。
・お客さまが自分の個人情報を提供することに敏感になってきている
・主催者側が扱う個人情報の量が5000人を超えるかどうかはお客さまの立場からすると分からない
・本当に次回の案内はがきを出すだけであれば、主催者側にとって「利用目的」を記載することは特に負担でもない

具体的には「利用目的」として記帳してもらう箇所に「個人情報は次回以降、演奏会の案内を送付するために収集します」とでも書けばよいでしょう。そして「問い合わせ先」も書いておけばベストです。細かいことを言えば、「収集した個人情報は責任をもって保管します」とか「上記の利用目的以外には利用しません」など書くほうが望ましいですが、最低限上に書いた2項目だけでも記載しておくとよいと思います。

仮に個人情報保護法の適用がないからと言って利用目的等を公表しなかった場合、法律的には問題はありませんが、もしお客さま側からクレームが出た場合に「法には抵触しないからいいんです」という対応ができますか？という問題です。

最後に#1さんも書いておられますが、個人情報として集める情報は最低限にしておくべきです。質問者さんは「名前・住所・電話番号なんか」を集めるそうですが、案内状を送るためには電話番号は不要です。また「・・・なんか」と書かれているように、もしかしたら「年齢」とか「性別」とかも集める予定なのであれば、これも案内状を送付するには不要です。どうしてもそれらが必要ならば、その理由を「利用目的」に書いておく必要があります。

つまり結論を申し上げると、法律論的には個人情報保護法を気にする必要はありませんが、やはり個人情報を取り扱う以上、利用目的等をきちんと説明してあげるのが親切だし、お客さまからの信頼も得ることができることになるということです。

以上、参考になれば幸いです。

回答No.1

showta

個人情報保護法の成立とともに
一般人でも、個人情報については
敏感な（やかましい・煩いとは書きにくいので）
方も多くなりました。
利用目的を書いておかれたほうが、親切で賢明と思います。無難ということです。
書き出していなくても、書きたくない人は書かないし
記帳したい人もいますけど。
それと、電話番号までは必要ないのではありませんか？
名前と住所があれば、案内状は送れるわけですし