マンションの管理会社の担当者

質問

自分の住んでいるマンションの管理組合の理事長をしております。先日、管理会社の担当者名で「支払い口座の残高が不足しているから理事長名口座から支払い口座へ資金移動をしたいので銀行払い出し書に印鑑を押して返送してほしい」との封書が届きました。その他にも支払い口座の先月分のものと思われるコピーが１枚入っており、今月支払わなければならないと思われる部分意蛍光ペンで印がしてありました。（しかしなぜか管理費の支出のところが６４万あまり多くして手書きで訂正してある！？）計算上は不足分が４８万円あまりですが、払い出し金額は６０万円でした。うちの管理組合はペイオフ対策でいくつかの銀行口座に分けてあることは知っていたのですが昨年４月に私が理事長になってこんなことは初めてです。
　私は公務員をしており、あまりお金を扱う仕事はしていないので素人考えなのですが、どうも理事長印を押して送り返していいものかどうか判断できません。
　一番引っかかるのは担当者名で文書が送られてきていることです。考えようによっては担当者の悪意があれば不正のし放題になりはしないのかと不安です。こんなことってあるのでしょうか？

回答No.1

lemonbarm · ベストアンサー

一応注意されたほうが良いのではないでしょうか。
残念ながら、管理費の使用状況においては、不明瞭な部分が多く（ほとんどの場合全ての使用状況に精通している管理組合が少ないため、管理会社任せになっていると思います）チェックが行き届かないことが多いです。

送付者名については、基本的には管理会社名入りの封筒でやりとりされていると思いますので、担当者名だけの記載はありえるとおもいます。それとも会社の封筒も利用されていないとのことなのでしょうか？

毎月の管理費使用明細は受け取られていますか？その辺りのチェックをまずされてはいかがでしょうか。
たぶん毎月の収入（管理費の入金状況）・未入金情報（管理費滞納状況）・管理費支出明細（何に使ったのかの一覧）等が記載されていると思うので、抜き打ちにでもチェックされてはいかがですか。
もし何かあったときは、その時の理事会責任となりかねませんので、他の役員の方とも相談されるのが良いでしょう。
もし、そのうえでまだ分からないことがあれば、各県でマンション管理士が登録されていますので、そちらと相談されても良いでしょう。

お礼

アドバイスをありがとうございます。管理費支出明細で送られてきた通帳のコピーと照らし合わせて調べたところ、支出のところを６４万あまり多くして手書きで訂正してある部分の理由がどうしてもわかりませんでした。明日文書を送ってきた担当者に直接聞いてから銀行払い出し書を郵送しようかと思います。

回答No.2

berumonndo

こんにちは。

不安や心配でお悩みのようで、お察しいたします。

最初に肝心なことを申し上げます。

疑問がある限り、支払いを認めてはいけません。

すべてを確認しましょう。

まず、会計担当理事や監事にも声をかけて、みんなで確認することです。

書類をひとつずつ、調べて内容を確認します。

通帳、帳簿や領収書なども確認した方がよいと思います。すでに何かあったかもしれません。

ひとつずつ調べるのは面倒だと思われるかもしれません。しかし、マンションのお金はみんなの資産ですし、それを狙う人間もたくさんいます。

かなり痛い目にあった管理組合も実際に知っています。

ですから、面倒でも必ず納得できるまでやりましょう。

それに、やってみればそれほど難しくありません。

ひとつずつの数字をあわせるだけです。

もし、数字を合わせてわからなければ、管理会社の支店長など、責任者に問い合わせましょう。そして、理解、納得できるまで説明をしてもらいましょう。

ポイントは複数の人間で確認することです。そうすれば自然に透明性を保てると思います。

理事長職は責任もある大変な仕事ですが、ひとりですべてやる必要はありません。担当理事など、周囲の力を充分に活かして職務を遂行しましょう。

安心で快適なマンションライフになりますよう、お祈り申し上げます。では。

お礼

ご丁寧なアドバイスをありがとうございます。lemonbarm さんやberumonndo さんのアドバイスを生かして理事会で相談し確認しながら対応したいと思います。専門家からのアドバイスがあり、本当に心強く感じ助かりました。お礼のポイントはどちらのアドバイスも甲乙つけがたいので先着順でポイントをつけさせていただきます。申し訳ありません。