業務の進捗管理

質問

・電子部品をアセンブリする製造業の中小企業で、社内の材料変更,工程変更の進捗管理を行っています
・社内で連絡を取り合うために「サイボウズ」を使っています
・変更案件1つ1つに対して、管理番号（HKxxxxx　変更管理という意味でHKを頭に付けてxxxxの部分は4桁の連番を付けています）を付与して、サイボウズの「個人フォルダ」-「メッセージを送る」を使って、題目をHKで始まる管理番号にして、案件ごとに関係者に宛てて、メッセージのやりとりを見て進捗管理しています
・毎日の進捗として、毎朝、メッセージの検索を「管理番号　HKを含む」を検索すると、日付順に最近更新のあったメッセージが表示されますので、これを見て進捗管理をしています（サイボウズ Office Version 10.8.0）
・変更の流れとして、「変更案件が立つ」「変更の検証」「社内許可」「客先への申請」「客先からの許可」これがスムーズな流れですが「変更の検証」と「社内許可」で行ったり来たり、「客先への申請」と「客先の許可」の間で不足している情報や資料の提供のやりとりとスムーズには進みません

・こういった、複数ある案件で、且つ「案件が立つ」～「客先許可」に至るまでに、これらのフェイズが行った来たりするような進捗管理　みなさまどんな管理をしてらっしゃいますか？　教えてください
当方、マイクロソフトアクセス,エクセル,サイボウズが主な手段です

※OKWAVEより補足：「技術の森( 品質管理)」についての質問です。

回答No.4

kon555

>>担当者に都度都度連絡して、やることを進めてもらっています
　まずは進捗を一覧化したいですね。都度連絡するのではなく、メンバーが一つのデータを閲覧し、遅れなどがすぐに分かるのが理想です。
　イメージとしてはでっかいホワイトボードが一つあり、皆がそれぞれのタスク状況を更新し、異常があった場合のみ管理者が介入する形がスムーズだと思います。

>>宿題を指示するのを忘れているとか、ボールが自分にあったのを忘れているとかが
　このあたりは自動リマインド機能があればかなり防げます。
　例えばですが、それぞれの案件についてステータス更新が一定期間行われない場合に自動通知、という形です。
　サイボウズには詳しくありませんが、AccessやExcelなら間違いなく実現可能な機能です。

>>同じ内容を2度書いているのがどうしても大変です
　このあたりは業務フロー自体の問題ですから、貴方にその部分から見直す権限があるかどうかが大きな問題です。
　権限があるなら、何とかどちらかのシステムに統合できるようにした方がいいでしょう。
　権限がない場合、ひとまずは連絡頻度の低減を図りましょう。具体的にはリマインド等の自動化です。

お礼

改めて見直してみると、accessで行っている、進捗管理の項目の決め方が悪い（行ったり来たりに対応しておらず、何もなくスムーズに進む場合にしか項目が想定されていない）
サイボウズとaccessの両方に進捗、宿題を書いて連絡しているので1本化する方が合理的
他の業務では似たようなことをやっているのに、なぜかこの業務だけ時々忘れがあるのは、この2つではないかと　まずはaccessでまとめた一覧の項目の見直しからやってみたいと思います

回答No.3

kon555

内容からすると定型商品がある中での、オーダーメイドやカスタム案件かなと思いますが、そうした独自色が強い業務管理には中々パッケージソフトでは対応できませんので、やはりExcelなどのオフィスソフトで管理している会社が多いでしょうね。

　重要なのは各案件について「今はどのフェーズか」「停滞している場合、ボールは誰が持っているか」「納期的な余裕はどの程度あるか」「失念されて放置されていないか」あたりがカバーされている事ですね。
　言ってしまえばシンプルですから、仕組みとして作ってしまえば、ExcelやAccessで十分管理可能です。
　現在が上手くいっていないなら、具体的な困り事を整理し、どういったステータスが見える化したいか？を考えれば自然と手法は固まると思います。

お礼

現在は担当者に都度都度連絡して、やることを進めてもらっています
その中で、宿題を指示するのを忘れているとか、ボールが自分にあったのを忘れているとかが時々あるものですから
連絡はサイボウズで行い、進捗はaccessで行い、同じ内容を2度書いているのがどうしても大変です

回答No.2

hiro_1116

ご質問を読んだだけで状況が十分に理解できていないかも知れませんが、質問者様はそのシステムを使って進捗を眺めているだけで、「管理」できていないのが最大の問題ではないでしょうか。
誰が何時までに何を、という事柄がメンバーで共有できているのか、あるいは材料変更、工程変更の手続を皆が理解しているのか、というあたりがポイントのように感じました。

お礼

現在は担当者に都度都度連絡して、やることを進めてもらっています
その中で、宿題を指示するのを忘れているとか、ボールが自分にあったのを忘れているとかが時々あるものですから　おっしゃる通りフォローできていない宿題がいくつかあります

回答No.1

okvaio

問題点をメモし、一カ月ごとにまとめて関係者を集めて検討する
のも良いかもしれません。
もちろん、担当者はたたき台を作っておきます。
その積み重ねで徐々に効率化できると思いますが・・・

お礼

現在は担当者に都度都度連絡して、やることを進めてもらっています
その中で、宿題を指示するのを忘れているとか、ボールが自分にあったのを忘れているとかが時々あるものですから