謝罪文の書き方教えてください。

質問

私は一般のお客様相手のセールスをしているのですが、お客様宅へ訪問した際にお客様にお渡しする資料のお名前を間違ってしまい、謝罪文を書くことになりました。

文書としてお客様にお渡しするので、書き方を教えて頂けるとありがたいです。
よろしくお願いいたします。

回答No.4

ithi

hlove4423445 さん、こんにちは。

申し訳ありません。書き落としがありました。

拝啓、入梅の候、誠に蒸し暑い毎日が続いております。お客様には平素からご愛顧をいただき、誠にありがとうございます。
さて、こちらの手違いから、お客様にお渡しする資料を間違える不手際をしてしまい、ここにお詫び申し上げます。今後はこのようなことがないよう細心の注意を払いますので、宜しくお願い致します。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　先に送った資料→送るべき資料

でいかがでしょうか？

回答No.3

ithi

hlove4423445 さん、こんにちは。

拝啓、入梅の候、誠に蒸し暑い毎日が続いております。お客様には平素からご愛顧をいただき、誠にありがとうございます。
さて、こちらの手違いから、お客様にお渡しする資料を間違える不手際をしてしまい、ここにお詫び申し上げます。今後はこのようなことがないよう細心の注意を払いますので、宜しくお願い致します。

でいかがでしょうか？

回答No.2

hue2011

謝罪文を書くときには気を付けてほしいことが一つあります。

それは冒頭に書く必要がありますが、2番目以降を最初にお話しします。
これは実は「始末書」と同じ神経が必要なことですから、2番目以降のことを守ったら社内の始末書にもなります。

まず事態の確認です。何月何日に自分がこのようなことをし、それが先方にどういう迷惑になったか、を書く必要があります。
そしてかけてしまった迷惑に謝罪する文を書きます。

ここで気を付けてほしいのは、2度とこういうことを起こさないように社員一同努力します、みたいなことを書きたがる人が多いのですが、それはやめてください。社会問題をおこした会社の社長がはげ頭をさげてやることと同レベルの程度の低いことですから。

相手は、なぜこうなったのか、以後どういう努力をするというのかが具体的に知りたいことです。

だから、その問題が起きた動機をまず書いてください。これはたった一つの筈です。書類のタイトルを間違えたのですから、自分の不注意なら不注意でいい。担当者の不注意で起きたと言うのです。それ以外は何も言わない。
次に、原因を述べます。その動機が発生する原因があったはずです。これは通常複数であり、全部を書きます。たとえば担当者つまりあなたが体調不良、というのもあります。また、先方の社名がうっかり別の有名な社と間違えやすい名前だったかもしれません。直前に請求書を書いており、ついその書類まで請求書と書いたのかもしれません。それを並べます。

そして、ひとつひとつの原因を積む対策を書きます。体調不良だったら、体調に神経を使い、毎日体温と血圧のバイタルデータを記録してから業務に入りますでもいい。社名の間違えに関しては、監査係をひとつ通しそのチェックの上出すルールにしましたでもいい。書類名の間違えは、同じグループおよび違うグループの2者に点検してもらい気付けるようにします、でも構いません。

文章はどうなりましたか。
何々がおきましたごめんなさい、こういうことでしでかしたものでこれこれの要因がからんだもんでした。それぞれにつき、これ、これ、これ、の対策をたてますので2度繰り返すことを防ぐ努力をいたします。

そういう論理です。事実の確認、問題分析対策立案がすべて入っています。これなら相手も「よし」と言わざるを得ません。

これが始末書でもおなじ様式です。

さて他社への謝罪文のときに必要な記述、第一行です。

「今回はご指摘ありがとうございました」と必ず書いてください。
一番最初は感謝の言葉です。ご指摘いただかなければ弊社の恥なわけで教えてもらったおかげで謝罪をすることができたことにお礼をするのです。
これが一番大事なことなんです。
これを忘れがちで、「謝りゃいいんだろ」という態度でかかる人がわりあいいますが、この1行があるかないかで、読んでみようという気分は全然変わります。

蛇足ですが、これはクレーム対応にも言えることです。
クレームを「文句つきにきやがったこのやろ」とおもったらそこからきな臭くなります。
わざわざお時間を使ってご指摘くださってはありがとうございました、とひとことを言う習慣をつけていると、怒鳴ろうと思っているクレーマーの態度は紳士的に変わりますよ。

回答No.1

tknkk7

まづ、文書作成日・謝罪名称・ご迷惑掛けた内容の原因と今後の対処内容とお客様への安心材料他、個条書きに丁寧に書けば良くて、サンプル文書等が有れば流用すれば良いだけでしょう店長か責任有る管理職かチーフに聞けば良いだろう