仕事の愚痴です 。

質問

今まで使用していたソフトが新しくなりました
基本は同じですが、行間の設定などをしなければ詰まったままなど
以前と同じように印刷するためにいくつかする作業があります。
その変更点をまとめるよう指示しました。
他の人はそれをみて、設定を変更すれば早いので。
みんな同じ状態で印刷する必要があります。

指示を受けた子は、何日もかかって作り上げたようです
私もまだしっかりみていなかったので、そんな大変なんだと思っていましたが
出来上がった書類をみてびっくり
まさかの 印刷設定のページの、すべての項目をどうするか書いてあるのです

・1枚目→印刷 ・2枚目→行間あける ・3枚目→フォント１１ など。
その中にはデフォルトもあります。
変更点のみ記載しないと、他の人はすべての項目を確認しなければいけないという手間がかかりますが、そこまで頭が回らなかったのでしょうか・・・。
取説をみているようでした。

頭悪すぎるにもほどがある。

だから最初に「それをみて他の人も同じ設定にできるように わかりやすく変更点だけかいて」と指示したのに。 基本的に、指示した仕事を途中で確認するという暇はありません。
各自が好きな時間に好きなようにやって、仕上ったら上司に渡すというだけです。
細かい作業がたくさんあるので、いちいち、確認や報告などしていられません。
説明が難しいのでこの点での指摘はご遠慮ください。

一体、何が悪かったのでしょうか。
他にアドバイスあれば教えてほしいです。

回答No.3

Misaki-27 · ベストアンサー

んー現状見てないから何とも(汗)

先週、私も膨大な資料作成。原文から変更点のみ書き出しって指示を受けた。
しかし、変更点項目が多すぎてまとめる事が難しい。
[○○から××へ変更]って書いていくと元の原稿より枚数増える。
元の原稿に赤ペン入れたら真っ赤になって読みづらい。
試行錯誤の結果、全文変更のが早いって結論。

何となく感じたのは、[何が重要か]って事が把握出来てないと
ズラズラ長い文書が出来上がるって事。膨大な資料の整理って難しいですよね。
「そんなの雰囲気揃ってれば良いから」って指示とかは、新人には悩み所。
皆に見せる作業工程表ならば、［一語一句間違えちゃ駄目］って考えてしまう。
出した指示が悪いと言うよりは、[使用目的]の問題でプレッシャー掛かった。
力量が追い付いて無かったと感じます。

自分が作業する事より、作業指示をする方が難しい物です。
「何でこんな簡単な事が出来ないの？」ってイライラする事も多々。
腑に落ちないとは思うのですが、これが［経験値の差］なんだと考えます。
新人教育では「仕事をする上であったら便利って物を作って」と言います。
だから、見づらい書類を出されたら、「この書類渡されて、貴方は仕事出来る？」
「これを見るのにどのくらい時間掛かる？」「丁寧なのは大事だけど、
時間短縮も仕事のうちだから、スピードアップ出来る形を考えて。」

今回のLinkedInさんの問題で考えるなら、あとワンステップかな？
「作業手順はこれでいい。じゃあ、そこから変更点だけ抽出して」
「変更箇所に色つけて」って感じで良いのかと思う。
マニュアルあったら、来年度の新人教育に使える可能性有りますしね。

きっと、仕事上の会話、トラブルはこれだけではないのでしょうけど、
huuuwa87さんが落ち着いて対処出来たら変わってくると思います。
今、きっと凄く忙しいのでしょうね。だからこそ周りには
「指示通りちゃんとやって」と言う思いが強いのだと思います。
こっちの思いと相手の思いが噛み合わない可能性、駄目だった時の対応策、
もし余裕が出来たら、ちょっと考えてみて欲しいです。

色々と言ってすみません。お仕事大変でしょうけど上手く行く事を祈ってます。
決して無理はしないでくださいね。

お礼

ありがとうございます。

作業の指示は細かくだしています。
たとえば、フォントがデフォルトで１０になっているから１１に変更とか
そういうところだけ書き出してと

書き方はどうでもいいのです
何をどう変更するかさえ、メモの状態でもできていればいいと思って指示をだしました。そのあと私がチェックするから、変更点のみ書き出してといったのに・・・・。

ちなみにこの人もベテランです。
今更ながらでこんな意味不明なことをするとは思いませんでした。
想像するだけでも、変更点のみかけばいいというのはわかりきっていると思っていました。
これだけレベルが低いのは想定外です・・・

かかれているように、常に書類を作ると遅いです
余計な色をつけてみたり、メモをつけてみたり。
ミスしないためといいますが、かえって時間を長くしているだけ。
「丁寧なのは～」
という一文、すごく使えそうです。
今度、言ってみます。

上司からも、書類がまだできないのかと私が聞かれたり迷惑なので＾＾；

回答No.6

Misaki-27

何度もすみません。私も迷走してるからアドバイスなど出来る立場では無いのだけれど、
このイライラ状態が続くとやはし支障出る。

年上の方のプライド、頭の堅さ、治るわけ無いから諦める。それもひとつの選択肢。
ただ、モヤモヤが残るから、想像上でプチ切れてみた。あくまで想像上だけど。
「てめぇのプライドが何の役に立つ！？それで誰か喜ぶと思ってんのか？ただの自己満足だろ？そんなプライドなんて捨てちまえ！頑張ったとかどおでも良いんだよ！むしろ頑張るな！！お前の作った書類、どんだけ頑張っても『あぁご苦労様』で終わる。内容が良かったとか悪かったとか見ねぇよ。ただの資料に過ぎないんだ。読めれば良い。それだけなんだよ！！」

さて、ぶちキレた所で、実際に言えるかって言ったら、私は言えない。言いたいが(汗)
結局の所、言いたい事は[邪魔するな]の一言だけだ。自分で仕事見付けて、自由に作業なんてさせたら、好き放題やりまくって邪魔なだけ。なので適度に雑用押し付けてこっちに関わらせないってのが理想。多分、プライドの高いおじさまは、若い子からの頼まれ事に弱い。『あなただから出来る』『あなたにしか任せられない』なんて言って、クレーム対応や新人教育、または社員同士のトラブル相談とか押し付けちゃう。まあ、それも相手によりけりで問題発生するかもだけど、とにかく自分のテリトリーに入らない仕事を押し付けてしまいたいなぁ……って考えます。

便乗愚痴でごめんね。

お礼

ありがとうございます

本当に扱いが大変ですよね。
もう、手におえないけど、やるしかないのでやっています・・・。
おたがい、がんばりましょう。

回答No.5

Misaki-27

No.3です。再度書き込み失礼します。

回答と言うより、便乗愚痴ですが……。
おじいちゃんとか面倒くさい(/o＼)実際にはもっと若いでしょうが、
そう呼びたくなる様な相手。妙なこだわり持ってたりする。
なので指示通りとか絶対にやらない。

なるべく穏便にと思って、時間掛けて話してみた。
何故、指示通り出来ないのか、完成してる物をいじるのか？
「他の人がやったのだと気に食わない。俺のプライドが許さん。」
ですって。フォーマットあるからそれでってのが出来ない。
真似だとかパクリだとか、世間的に問題あると……。
で、オリジナルの書類を作ってしまう。
パソコンがそこそこいじれるならまだしも、出来ないから厄介。
イメージ聞いて、清書するのに３日。完成品見て、また悩んで変更。
納期ギリギリになって、ようやくフォーマット使う事に同意。
そして納品済ませた後もまた悩む。こんなの繰り返す様だと、
うっかり仕事を任せられないなぁと実感。

huuuwa87さんの同僚(先輩？)がどんなか分からないけど、
もしや、出来るかどうかではなく、変なプライド持ちなのでは？
「こだわり持つのは良いけど、そこにばかり集中されると他の仕事が
止まっちゃう。先へ進んで、とにかく大まかな形を作り上げよう。」
こんな話をしつつ、スケジュール表を書いてみた。
「取り敢えず１時間はこの案件で悩んで良いよ。つか、１時間も
掛からないよね？○時にになったら、他の案件に進もう。」
小学生相手にする感じだけど、[何時から何時はA社の案件]、[次の１時間はB社]、
会議で言うならば議題１、議題２みたいな感じで仕事に減り張り付けてく。
めんどくさいけど、そんな感じでスケジュールを組み立てた。

ここでのポイントは、お爺ちゃんのプライドをくすぐるって所。
「出来ない訳無いよね？」「○○さんには無理でしょ。任せらんないよねぇ？」
ケースバイケースだけども、こう言う言い方すると大概はやってくれる。
時間を細かく区切る事で緊張感も生まれるので、多少変わるかと思う。

相手がバカだと思うなら、真面目に付き合うのも馬鹿らしい。
完成まで黙って放置だと、最後にドドドって問題初制するから、
１時間毎に何をどこまでやったかを報告書を書いてもらう。
報告してきた事を全部チェックする必要はない。
報告するってプレッシャーを与えるのが目的だからね。
枠を作りましただの、文字入力だけなら何ページやったとか？
何日か分の報告書集めて見ると、何に時間掛かってるかが分かり、
得意、不得意が見えてくる。こう言うの把握してると
こちらも悩む時間を節約出来るかと思います。

長々と失礼しました。読みづらがったらすみません。_(^^;)ゞ

お礼

ありがとうございます

そのように細かく区切って指示できるものはしてみようと思います
大概が、自分で仕事を判断してするものなので
基本的に、他の人は口出ししないんですよね・・・

たとえば、上司Aに頼まれた仕事は勝手に自分で時間をみつけてやる
でも、他の人からみていれば、一気にやればいいのに
なぜか、他の仕事を合間にはさんだり
お昼休憩をとったあとに仕上げの作業を１０分でやったり
普通はお昼前に確認作業の時間を短縮して、仕上げる。
コレができないみたいで困っています。

本人の時間配分だろうけど、他にも仕事あるからみんなイライラ・・・。

でも、書類作成時は本人なりの変なこだわりがあるんだと思う
フォーマットを使えといわれても勝手に改良（改悪？）
結果的にそれはいらないといわれて元に戻す、とか。
もう、意味ないことばかり。

回答No.4

kuku82

はじめまして

＞一体、何が悪かったのでしょうか。
まず、悪かった事は、一つもありません。
一方で、足らなかったのは、指示となります。
もう少し正確に言うと、ここで言う指示というのは
相手が指示の内容を理解して成立するものということになります。
従って、指示が”適切”では無かったという事になります。

では、そんなおバカちゃんに、どうすればいいのか？ということになりますが、
指示の方法は2つのパターンです。
一つは、指示を刻んで出す。つまり、修正頻度をあげる。です。
だから～、そんな時間無いって言ってるやん・・・では、次。
二つ目は、そうなるであろう子には、その業務はやらせない。です。
言い換えると、考えるというフィルターの入る隙間のある仕事はさせない。です。

愚痴ということで、全てを理解されているとは思いますが・・・
結局は、そのような人であっても、使わなくて回るならいいですが、
使わなくてはならないのです。
愚痴ったとしても、使わなきゃならんのです。ただ、これだけが事実です。

まだ、部下だからいいですやん。
それが、上司だったら　どうします？
現実にある話です。

お礼

ありがとうございます

同僚にもききましたが
それ以上簡単でわかりやすい指示は無理という返事がきました。

上司でも、私は言います。
明らかにおかしい場合。
ケンカをすることもあります。
また、上司は、役員しかいないため仕事内容に関しては、時間が無駄という概念がないため何をしていようが自由なので、気になりません。
役員は出勤しなくてもいいですからね・・・・。

はぁ。本当に、おばかすぎてびっくりしましたよ・・・
怒る気力もなくなりかけました
が、注意はします。

回答No.2

ginga2

>一体、何が悪かったのでしょうか。
指示ですね

変更点のみの記載と言われてますが、
以前のマニュアルは存在するのですか?

以前のやり方が分かっている人には、
変更点のみで良いでしょうが、
初心者には全て記載されている、モノが無いと難しいでしょう

お礼

ありがとうございます

初心者ではありません。
ベテランです。
全員が、ソフトの使い方をわかっているため
今回、さしあたって必要な変更点のみ（設定の変更箇所）と指示をしております

回答No.1

myukusu

こんにちは。

その気持ち、すごく分かります。

なんで、こんな簡単なことが分からないんだろう？て思うこと
ありますよね（頭悪～～って）。

どう説明すれば分かるのだろう？
説明の仕方が悪いのか？等々

私も前までは、そう思っていました。

でも最近気づいたのですが、
説明の仕方云々と言うより
結局自分の頭の中で描いているものと
相手が頭の中で描いているものは違うんです。

例えば、丸を書いてと言ったとき
大きい丸、小さい丸、真ん中に書く、上に書く等
人それぞれ違いますよね。

だから、最近は人に作業をお願いするときは、
メモなどに簡単な自分のイメージを書いて、
こんな感じでお願いします。と説明しています。
その方が、自分が思っていたものに近いものができてきます。

それでも指示を受けた子のようなものを作ってきた場合は、
う～～ん・・・あきらめましょう。
そういう人は、どんな説明をしても、うまく伝わりません。

阿吽の呼吸で理解してくれる人がいると楽なんですけどねぇ～～

お礼

ありがとうございます

詳細を説明しても、余計なことをやりたがる子でこまっています・・・

これだけでいい、今回の場合は
変更点のみといったのに、
変更がない部分まで、印刷画面に設定場所があるからというだけで
記載している始末

こうなると丁寧とかわかりやすい以前に、邪魔すぎるんですよね・・・

何でも無駄な作業をしたがる子で最近は障害をもっているのでは
と、社内で噂になっています